Несколько вопросов о командировке

Что делать, если работник потерял документ, подтверждающий расходы? Или если он опоздал на рейс и пришлось купить новый билет? Можно ли начислить ему сверхнормативные суточные? Как их рассчитать? Какие будут налоговые последствия? Что делать, если командировка выпала на выходные дни? Или если принимающая сторона взяла на себя часть расходов? Как быть, если работник представил инвойс гостиницы без чека об оплате или вообще не может вернуться в страну из-за карантина?

На «горячие» вопросы о служебных командировках отвечают эксперт компании «Norma» Дилором САИДОВА и эксперт buxgalter.uz Татьяна ЛЫМАРЕВА.

Что делать, если работник потерял билет?

– В течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет, приложив к нему командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии и документы, подтверждающие фактические расходы в командировке (п. 15 Инструкции, рег. МЮ N 1268 от 29.08.2003 г.).

Если проездные документы утеряны, то решение о возмещении расходов на проезд принимает руководитель предприятия. Но возместить расходы в этом случае можно только по командировкам на территории Узбекистана. И в этом случае меняется необлагаемый предел возмещения: при командировке по Узбекистану не облагается сумма возмещения не менее 0,08 % БРВ за каждый километр, то есть 178,4 сум. (223 000 х
0,08 %) за км (п. 10 Инструкции).

При командировке за пределы Узбекистана при отсутствии подтверждающих документов транспортные расходы не возмещаются (п. 24 Положения, рег. МЮ N 2730 от 19.11.2015 г.).

Сумма возмещения расходов на проезд не облагается НДФЛ:

• при наличии подтверждающих документов – в сумме фактических расходов;

• при отсутствии документов – в размере стоимости проезда железнодорожным транспортом (междугородным автобусом, если железнодорожное сообщение отсутствует), но не более 30 % стоимости авиабилета (п. 8 ч. 2 ст. 369 НК).

Расходы на проезд являются вычитаемыми при определении налоговой базы по налогу на прибыль при документальном подтверждении и экономическом обосновании (ст. 305 НК).

Работник не успел на рейс, и пришлось купить новый авиабилет. Нужно ли облагать НДФЛ стоимость нового билета или доплаты?

– Если работник не успел на рейс по обстоятельствам, от него не зависящим (к примеру, затянулись переговоры, попал в пробку, заболел и т. д.), то в командировочные расходы включите стоимость нового авиабилета. Эта стоимость не является доходом командированного работника (п. 8 ч. 2 ст. 369 НК).

Стоимость невостребованного билета также не является доходом работника. Это расход предприятия.

Если излишний расход понесен по
вине работника, то предприятие может потребовать возмещения его стоимости.

ПРИМЕР. Возмещение при замене билета не по вине работника

Работник был командирован за границу. При решении важных вопросов он не успел на авиарейс и поменял билет на более позднее время – с доплатой.

Налоговое законодательство не предусматривает исключений в случаях замены авиабилета с дополнительной оплатой. Компенсация фактически произведенных выплат на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату бронирования, на основании подтверждающих документов не рассматривается в качестве дохода физлица.

Может ли предприятие установить норму суточных выше установленных законодательством?

– Да, предприятие может установить свои нормы суточных в коллективном договоре, трудовом договоре или приказом. Но они не должны быть ниже норм, установленных законодательством.

При командировке в пределах Узбекистана:

в г. Ташкенте и областных центрах – 0,1 БРВ;

в других городах и населенных пунктах – 0,08 БРВ (п. 11 Инструкции).

При командировке за пределы Узбекистана – по нормам, приведенным в приложении N 1 к Положению.

Например, компания может принять внутреннее положение о командировках, в котором предусмотрит нормы суточных расходов не ниже 1 БРВ за сутки.

Командировочные дни совпали с выходным, как платить зарплату за эти дни?

– Работа в сверхурочное время, в выходные и праздничные дни оплачивается не ниже чем в двойном размере.

По желанию работника работа в праздничный или выходной день может быть компенсирована предоставлением другого дня отдыха (отгула) (ст. 157 ТК).

ПРИМЕР. Работник находится в загранкомандировке,

в срок которой вошли 4 выходных дня – 2 субботы и 2 воскресенья

Если во время загранкомандировки сотрудник в силу производственной необходимости работал в выходные дни, то компенсация за работу в эти дни производится не ниже чем в двойном размере.

По желанию работника при наличии его письменного заявления работа в выходные дни может быть оплачена в одинарном размере с предоставлением 1 дня отгула за каждый выходной (ст. 157 ТК).

Если же работник, находящийся в загранкомандировке, в выходные дни не работал, то за них выплачиваются только командировочные расходы (ст. 171 ТК; п. 1 Положения).

Приглашающая сторона берет на себя часть расходов. Как выплатить суточные?

– Если принимающая сторона обеспечивает бесплатным питанием (завтрак, обед, ужин), то суточные выплачиваются в объеме 30 % от нормы.

Если, помимо бесплатного питания, работник обеспечивается средствами на личные нужды, то суточные расходы ему не выплачиваются (п. 7 Положения).

Работник представил инвойс гостиницы без чека об оплате. Является ли инвойс подтверждающим документом?

– Расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются работнику по фактическим затратам при наличии подтверждающих документов (п. 12 Инструкции).

Окончательный расчет расходов на проживание (по найму жилого помещения) осуществляется по фактически произведенным затратам командированного лица, но не выше установленных норм (п. 11 Положения).

Подтверждающими документами об оплате являются чеки терминала, кассового аппарата либо отметка со штампом гостиницы на инвойсе о приеме оплаты. То есть должна быть подтверждена фактическая оплата гостиничных услуг.

Что делать, если работника направили в командировку, но он не смог вернуться из-за пандемии?

– В этой ситуации период карантина считается командировкой, выплачиваемые работнику средства подпадают под понятие «командировочные расходы», так как работник остался в другой стране не по собственному желанию, а в силу сложившихся обстоятельств.

Работнику возмещаются дополнительные расходы, связанные с изменением срока пребывания в иностранном государстве (п. 29 Положения).

Если работник по каким-то причинам находится в заграничной командировке более 60 дней, то начиная с 61 дня следует применять другие нормы суточных расходов (прил. N 1 к Положению).

Предприятию в такой ситуации необходимо:

• издать дополнительный приказ и продлить срок командировки;

• определить необходимые дальнейшие командировочные расходы до периода возможного возвращения работника обратно в Узбекистан.

Если работник, находясь за границей, может продолжать работать оттуда на «удаленке», то внесите изменения в его трудовой контракт, пересмотрев в нем условия труда и критерии оплаты работы в удаленном режиме.

В этом случае дополнительные расходы предприятия, например, на вынужденный наем жилья, будут не командировочными, а расходами по организации условий труда работника (пп. 5, 7 ч. 2 ст. 369 НК).

Являются ли доходом физлица расходы на суточные и на проживание сверх установленных законодательством норм?

– Если работник представил документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилья, то такие расходы не являются его доходом (п. 8 ч. 2 ст. 369 НК).

При отсутствии подтверждающих документов стоимость найма жилья, превышающая установленные законодательством нормы, является доходом работника в виде матвыгоды и облагается НДФЛ, независимо от того, утверждены нормы в локальных актах предприятия или нет.

Суточные сверх норм являются доходом физлица в виде компенсационной выплаты и облагаются НДФЛ и соцналогом (п. 9 ст. 373 НК).

ПРИМЕР. Расчет суммы облагаемого дохода работника

Работник направлен в командировку в Бухарскую область на 3 дня – с 9 по 11 ноября 2020 года включительно.

Бухгалтерия приобрела ж/д билет работнику. Работник представил бухгалтерии использованный ж/д билет, чеки об оплате гостиницы, сотовой связи и т. д.

Рассчитаем сумму облагаемого дохода физлица:

В данной ситуации 66 480 сум. нужно включить в совокупный доход физлица и обложить НДФЛ и соцналогом.

Командируя работника в пределах Узбекистана, обращайте внимание на правильность применения коэффициента в зависимости от пункта назначения.

Применение ошибочного коэффициента может привести к неверному определению суммы НДФЛ.