Тот, кто в свое время от души побегал с бумажными отчетами и прочими бумажками, подтвердит: электронный документооборот для бухгалтера – это большое благо. Однако, несмотря на очевидный прогресс, сложности в этом вопросе у бухгалтеров еще остались. О проблемах и недоработках электронного документооборота по просьбе buxgalter.uz рассказала бухгалтер-практик Алия
МУХАМЕДОВА.
1. Доверенности
По действующим правилам отпуск товаров производится на основании доверенности на получение ТМЦ (гл. 12 НСБУ N 4, рег. МЮ N 3259 от 30.06.2020 г.).
Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (поверенному) для представительства перед третьими лицами (ст. 134 ГК).
Согласно НСБУ N 4 на электронной доверенности должна быть проставлена электронная подпись ответственных лиц, и не требуется образец электронной подписи доверенного лица.
Ответственное лицо – это тот, кто отвечает в доверенности за правильность указанных данных и имеет право уполномочить доверенное лицо на получение товаров. По сути, цель и смысл доверенности – проинформировать поставщика, кто от имени покупателя может получить товар. Подтвердить данный факт можно, представив документ, удостоверяющий личность. В бумажной версии доверенности подпись проставлялась с целью сообщить отпускающему товар, какая подпись на товарно-отгрузочных документах удостоверяется как подлинная.
На практике
Роуминг-оператор не принимает электронную доверенность без подписи доверенного лица. В результате крупные компании, у которых множество складов и материально ответственных лиц, среди которых к тому же часто происходит ротация, ограничены в возможности оперативно контролировать электронное «утверждение» доверенностей доверенными лицами и вынуждены составлять их в бумажном виде.
Помимо этого, существует проблема контроля за подписанием ЭСФ, так как при выдаче доверенности ЭСФ отправляется на имя доверенного лица. Бухгалтерия не видит счет-фактуру, пока доверенное лицо не примет его. И это – вторая большая проблема для налогоплательщиков.
Смысла в подписании электронной доверенности доверенным лицом – нет, образец электронной подписи проставить нельзя, а утвердить документ доверенное лицо не правомочно с точки зрения Гражданского кодекса (ст. 138 ГК).
Международная практика
В практике зарубежных стран порядок оформления доверенности для частных предприятий – это предмет договорных отношений. Предприятия самостоятельно определяют порядок контроля и оформления поставок при заключении сделок. В Узбекистане необходимость выставлять доверенность является своего рода «наследством плановой экономики», когда не было частной собственности и остро стоял вопрос противодействия хищению государственного имущества.
Полагаю, в случае если поставщик привозит товар по строго оговоренному адресу склада покупателя, то нет смысла оформлять доверенность как средство контроля за сохранностью ТМЦ. Например, в РФ доверенность не нужна, если товар отгружается на склад покупателя.
2. Подписание
счетов-фактур посредством ЭЦП
Помимо подписания электронных доверенностей, существуют сложности при определении правомочности подписывать счета-фактуры материально ответственными лицами. Согласно Положению о формах счетов-фактур и порядке их заполнения, представления и приема (прил. N 2 к ПКМ N 489 от 14.08.2020 г.) в счете-фактуре обязательно должны быть указаны реквизиты доверенности. Также предусмотрено подписание счетов-фактур материально ответственными лицами.
Напомню, счет-фактура – это не товарно-отгрузочный документ, накладная. Это бланк налоговой отчетности, который проверяется и принимается финансовой (бухгалтерской) службой предприятия ввиду того, что материально ответственные лица часто не обладают достаточной квалификацией и несут ответственность только за количественно-качественный прием товаров. Они не настолько компетентны, чтобы проверять правильность отражения товаров и их стоимости в зависимости от вида, скидок и т. п. По сути, ЭСФ выполняют финансовую функцию (признание долга перед поставщиком, возможность зачета НДС и т. д.). Подписание подобных документов от имени предприятия его завскладами недопустимо с точки зрения ответственности и контроля.
При большом количестве операций по приему товаров вопрос контроля за подписанием счетов-фактур стоит очень остро. И если на ЭСФ будет требоваться подпись материально ответственного лица, на которого выписана доверенность, это существенно ограничит возможности финансовой службы в части контроля за корректным подписанием ЭСФ как документов налоговой отчетности.
Следует также отметить, что и в практике стран СНГ (РФ, Казахстан) бланк счета-фактуры, как правило, не предусматривает подписей доверенных лиц и реквизитов доверенности, так как счет-фактура не является товарно-отгрузочным документом. Тогда как при организации электронного документооборота в Узбекистане финансовые и товарно-отгрузочные документы приравниваются друг к другу.
3. Сроки подписания ЭСФ
С 1 ноября текущего года в порядок электронного документооборота внесены изменения, в соответствии с которыми ограничены сроки выставления и принятия ЭСФ – в течение 10 дней (пп. 4–7, 59 Положения).
Данный порядок, помимо плюсов, имеет и ряд недостатков, ограничивающих права налогоплательщиков, предоставленные как НК, так и законодательством, регулирующим договорные отношения.
Так, налогоплательщик, обнаруживший в ранее представленной им налоговой отчетности неполные сведения и (или) ошибки, приведшие к занижению (изменению) исчисленной суммы налога, обязан внести в эту налоговую отчетность необходимые исправления. После чего – представить уточненную налоговую отчетность (ст. 83 НК).
В соответствии с нововведениями, если налогоплательщик обнаружит невыставленные счета-фактуры, то он технически не сможет их выставить нужной датой, включить в отчет НДС за соответствующий период. Следовательно, он не может реализовать свое право (и исполнить обязательство) на сдачу уточненной налоговой отчетности.
При этом перенос выручки на следующий период признается сокрытием выручки (ст. 223 НК). То есть налогоплательщику автоматически будет вменено налоговое нарушение.
Как бланк налоговой отчетности счет-фактуру обычно выставляет бухгалтерия. А товарно-отгрузочные документы – накладные, ТТН, акты приема-передачи оформляют материально ответственные лица. Допустим, товар отпущен с удаленного склада, документы (ТТН) поступают в централизованную бухгалтерию с определенной периодичностью… В этом случае может возникнуть ситуация, когда невозможно обеспечить соответствие даты выставления ЭСФ дате отгрузки.
Многие предприятия отгружают товары и в выходные дни, когда финансовая служба не работает. В этом случае опять же невозможно обеспечить соответствие даты выставления ЭСФ дате фактической отгрузки, тогда как товарно-отгрузочные документы – ТТН, накладные, акты приема передачи оформляются при фактическом отпуске товаров материально ответственными лицами.
Помимо вышеуказанного, специфика отдельных видов работ (услуг) может предусматривать длительный период принятия исполненного по договорам. Например, при строительстве заказчик в соответствии с условиями договора может считать достаточным доказательством качественного и полного выполнения работ по договору СМР результаты контрольного обмера, который может длиться более 10 дней в зависимости от объема работы. В этом случае стороны заранее оговаривают порядок принятия работ в договоре на выполнение СМР. Вместе с тем подрядчик обязан выставить ЭСФ датой признания дохода. Ограничение в сроках принятия документа налоговыми органами может существенно ограничивать права участников хозяйственного договора, что недопустимо.
4. Оформление ЭСФ при продаже товаров по КПК
В повседневной жизни юрлица приобретают товары для собственных нужд с использованием корпоративных пластиковых карт (КПК). Получают чек, где указаны перечень товаров и сумма НДС. При этом для кассира нет различий в приеме платежей по корпоративной или личной карте. КПК не содержит какого-то особого идентификатора.
Продавец не имеет информации о реализации товаров юрлицам через терминалы, так как банковские выписки не содержат указанных сведений. Отдельно учет контрагентов, с которыми не заключаются хоздоговоры, не ведется. То есть, чтобы идентифицировать покупку по КПК, покупатель должен обратиться к продавцу, имея при себе оригиналы чеков.
Согласно НК юрлица имеют право не выписывать счет-фактуру при выставлении кассового чека (ч. 3 ст. 47 НК). Однако при оплате корпоративной пластиковой картой покупатели до недавнего времени не имели возможности принять в зачет НДС по чеку без ЭСФ от продавца.
Обязательность выставления счета-фактуры обосновывалась нормой, предусмотренной пунктом 1 Указа Президента «О мерах по дальнейшей либерализации торговли и развитию конкуренции на товарных рынках»
(N УП-5564 от 30.10.2018 г.), которая до настоящего времени не отменена. Указ N УП-5564 предусматривает, что расчеты с использованием КПК должны производиться и с выдачей счета-фактуры. Однако юридически это неверно, так как согласно Закону «О нормативно-правовых актах» Налоговый кодекс по статусу выше Указа Президента. Соответственно, в ранее вышедший Указ N УП-5564 необходимо было внести изменения в связи с принятием НК.
Налогоплательщики же имеют право руководствоваться Налоговым кодексом, несмотря на требования Указа. Имеют право, но не рискуют это делать…
Опять же, в противоречие НК обязательность выставления ЭСФ при оплате КПК закреплена Положением N 489, – подзаконный акт противоречит Кодексу.
В течение последнего месяца был внедрен специальный сервис в персональном кабинете налогоплательщика для регистрации чеков. Покупатель теперь может самостоятельно зарегистрировать чек онлайн-ККМ или виртуальной кассы, полученный при оплате товаров или услуг корпоративной картой.
В регистрируемом чеке онлайн-ККМ должна быть отражена информация только о товарах, приобретенных по корпоративной карте. Чеки, в которых отражена покупка за наличные, с помощью карты физлица или со смешанным типом оплаты (наличные + корпоративная карта или карта физлица), не регистрируются автоматически.
Если продавец по ошибке в чеке онлайн-ККМ или виртуальной кассы указал, что покупка была оплачена наличными, то чек также зарегистрирован не будет. В этом случае для его переоформления нужно будет обратиться к продавцу.
То есть, несмотря на то что объективно банковские карты делятся на личные и корпоративные и эта информация должна содержаться в финансово-банковской системе, регистрация чека целиком и полностью зависит от того, пробьет ли кассир корректный тип оплаты на кассе или нет. При этом отправленные кассиром неверные данные изменить уже нельзя.
В этой ситуации предпочтительнее было бы позволить покупателям-юрлицам регистрировать чеки без привязки к типу оплаты и оставить этот вопрос для проверки при проведении налогового контроля.