Не знаю, как кому, а работникам кадровых служб предновогодний декабрь всегда кажется маленьким. Хочется, чтобы, как в сказке «Двенадцать месяцев», было 32 декабря, 33 декабря… пока все дела не закроешь и не подготовишься к Новому году.
На что я посоветовала бы обратить внимание в декабре уходящего 2015 года.
* Проверить паспорта работников, выявить, кто не обменял старые на биометрические. Предупредить их о необходимости оформить биометрические паспорта, а их копии с пропиской представить в кадровые службы своих организаций.
* В соответствии со статьей 144 ТК до начала нового календарного года работодатель по согласованию с профсоюзным комитетом или иным представительным органом работников обязан утвердить график отпусков. Кадровику необходимо выявить, кто не использовал трудовые отпуска или их части, проанализировать причины и совместно с работниками, их непосредственными руководителями решить вопрос об использовании отпуска до конца года, переносе его на другое время или присоединении к очередным отпускам следующего года. Затем надо опросить сотрудников об их планах на отпуск в следующем году с учетом их пожеланий, составить проект графика, согласовать его с работниками, руководителями подразделений, профсоюзным комитетом или иным представительным органом работников и представить на утверждение руководителю. С утвержденным графиком необходимо ознакомить под роспись всех сотрудников в части, их касающейся.
* Как правило, в каждой организации в начале года утверждают штатные расписания. Чтобы подготовить качественный проект этого документа, отделу кадров необходимо проанализировать количество штатных единиц и вакансий, численность сотрудников. Подготовиться к тому, что руководство может потребовать представить данные о работниках: пенсионерах; инвалидах; выпускниках колледжей, лицеев и вузов за 3 последних года; сотрудницах, находящихся в отпусках по беременности и родам и отпусках по уходу за детьми до 2- и 3-летнего возраста и сроках их окончания; об имеющих временную регистрацию (прописку) в г.Ташкенте и ее окончании.
* В каждой организации в течение года издавалось много документов (приказов) о создании рабочих комиссий, системе оплаты труда, доплатах работникам и пр. Их нужно обязательно пересмотреть, определить акты, необходимые на следующий год. За 12 месяцев может быть издано несколько приказов о доплатах отдельным сотрудникам, установлении дополнительной ответственности (например, за пожарную безопасность, охрану труда и т.д.), о совмещении должностей. Такие и другие однотипные документы, действие которых распространяется и на следующий год, рекомендуется объединить в один локальный нормативный акт. В компьютерной базе надо обновить формы приказов и других внутренних актов (хотя бы поменять в них год издания) и согласовать необходимость внесения в них изменений и дополнений. Составить перечень приказов, утративших силу.
* Произвести инвентаризацию текущего кадрового делопроизводства, сверить все личные карточки формы Т-2 на предмет полного и точного их заполнения. Особое внимание надо обратить на заполнение разделов о переводе на новые должности, предоставлении отпусков, на изменение паспортных данных и сведений о семейном положении, о предоставлении социальных льгот работникам. Проконтролировать порядок хранения и учета трудовых книжек в организации. Обязательно следует проверить все трудовые книжки, выявить возможные в них дефекты и подлинность этих бланков. Устранить все выявленные недостатки в кадровом делопроизводстве.
Вот такую работу, параллельно с текущей, ежедневной деятельностью, нужно выполнить кадровику до конца уходящего года. И с чистой совестью, хорошим настроением, уверенными в себе участвуйте в новогоднем корпоративе. Вы его заслужили.
С НАСТУПАЮЩИМ НОВЫМ ГОДОМ, ДРУЗЬЯ!
ПОРЯДОЧНЫХ НАМ КАДРОВ И ПОРЯДКА В КАДРОВЫХ ДЕЛАХ!
Валерия ЛЯНДРЕС, работник кадровой службы.
