Бирламчи ҳужжатлар билан қандай ишланади

Бухгалтерия кўплаб ҳужжатлар билан ишлайди. Уларсиз на ҳисобга олиб, на солиқ солиб бўлади. Бироқ бошқа бўлинмалардаги ходимларнинг аксарияти учун бирламчи ҳужжат – қоғоз холос. Бирламчи ҳужжатлар ўз вақтида, ходимлар ва контрагентлардан узоқ вақт талаб қилиб олинмасдан бухгалтерияга келиб тушиши учун ҳужжатлар айланишини қандай уюштириш лозим? ЎзР Молия вазирлигининг бухгалтерия ҳисоби ва аудит услубияти бошқармаси бошлиғи Шарофиддин ҲАЙДАРОВ мавзуни давом эттириб, тавсиялар беради.

Ҳужжатлар айланиши жадвалини ишлаб чиқинг

Бош бухгалтер ҳужжатлар айланишининг барча босқичларини назорат қилиши шарт. Бу – ҳужжатларни тузиш ва чет ташкилотлардан олиш, уларни ҳисобга қабул қилиш, ишлов бериш, архивга топшириш. Ҳужжатлар тўхтовсиз «ҳаракат қилиши» ва йўқолмаслиги учун бирламчи ҳужжатларни кўчириш қоидалари – ҳужжатлар айланиши жадвалини ишлаб чиқинг.

Жадвални тузиш ишини корхона раҳбари ёки у белгилайдиган шахслар ташкил этадилар. Одатда, улар бош бухгалтер, шунингдек бошқа тузилма раҳбарлари бўлади.

Жадвални тузишда:

► бухгалтерия ишлайдиган ва жадвалга киритилиши шарт бўлган барча ҳужжатларни инобатга олинг;

► ҳужжатлар ўтадиган босқичлар ва улар билан ишлайдиган бўлинмаларни белгиланг;

► ҳужжатларни тузиш, келишиш, топшириш ва ишлов бериш учун ­масъул шахсларни белгиланг. Бу ижрочилар ўртасидаги келишмовчиликларнинг олдини олишда ва «йўқолган» ҳужжатни топишда ёрдам беради;

► ҳужжатларни тузиш, уларни бухгалтерияга, омборга ва бошқа таркибий бўлинмаларга топшириш муддатлари ва уларга ишлов бериш вақтини ҳисобланг;

► ҳужжатларга ишлов беришни бухгалтерия ходимлари орасида тақсимланг, токи кўп ишлар орасида белгиланган муддатда уларга ишлов берилишига риоя этсинлар.

Шундан кейин схема ёки ишлар рўйхати кўринишидаги ҳужжатлар айланиши жадвалини тайёрланг.

МИСОЛ. Омбори офис билан битта ҳудудда жойлашган улгуржи савдо корхонасининг ҳужжатлар айланиши жадвали.

Агар ташкилотда кўп ҳужжатлар айланса, бухгалтерия ҳисобининг ҳар бир участкаси бўйича жадвал тузинг.

Ишлаб чиқилган жадвални компания раҳбарининг буйруғи билан тасдиқланг. Шунда у барча ходимлар учун мажбурий бўлиб, унга риоя этмаганликлари учун жавобгарликка тортиш мумкин бўлади.

Бироқ ҳужжатлар айланишида қатнашувчи ходим жавобгарликни зиммасига олиши учун нимани, қандай ва қачон амалга ошириши шартлигини билиши лозим. Бунинг учун унга тилхат олган ҳолда жадвалдан кўчирмани топширинг. Унда қандай ҳужжатларни, кимга ва қайси муддатда топшириш кераклигини кўрсатинг.

Агар ҳужжатлар келишишни талаб қилса, уларнинг ҳаракат схемасини тузинг. У компания бўлинмалари ўртасидаги муносабатларни тушунишда, бирламчи ҳужжатни ўз вақтида тузиш ва топширишда ижрочига қўл келади. Агар ҳужжат қаердадир «тўхтаб қолса», схема у қаердалиги ва унинг учун ким жавоб беришини аниқлаш имконини беради.

МИСОЛ

Ҳужжатлар айланиши схемасида кўрсатилган шахсларни:

► унга риоя этилиши;

► ҳужжатлар ўз вақтида ва сифатли тузилиши;

► бухгалтерия ҳисоби ва ҳисоботда акс эттириш учун бирламчи ҳужжат ўз вақтида тақдим этилиши;

► ҳужжатлардаги маълумотлар ишончлилиги учун жавобгар эканликлари ҳақида огоҳлантиринг.

Ижрочиларнинг ҳужжатлар айланиши жадвалига риоя этишларини корхона раҳбари ёки у белгилайдиган шахслар назорат қилади.

Ушбу тавсиялар Бухгалтерия ҳисобида ҳужжатлар ва ҳужжатлар айланиши тўғрисидаги низомнинг (АВ томонидан 14.01.2004 йилда 1297-сон билан рўйхатдан ўтказилган) 51–57-бандларига асосланган.

!

Ҳужжатлар айланиши жадвали – ички назорат тизимининг бир қисми бўлиб, барча бухгалтерия ҳисоби субъектлари уни амалга оширишлари шарт. «Бухгалтерия ҳисоби тўғрисида»ги Қонуннинг 21-моддаси шуни талаб қилади.

Эслатма тузинг

Ходимларга ҳужжатлар билан ишлашида ёрдам беринг – эслатмалар ишлаб чиқинг. Булар турли молиявий-хўжалик операцияларида ва вазиятларда ҳужжатлар айланишининг қисқача регламентларидир. Уларда қуйидагиларни кўрсатинг:

► қандай ҳужжатларни расмийлаштириш кераклигини;

► бунда нималарга алоҳида эътибор бериш лозимлигини;

► ҳужжатларни кимга ва қандай муддатда тақдим этиш зарурлигини;

► ҳужжатлар нотўғри тўлдирилиши, тақдим этилмаслиги ёки йўқотилиши оқибатларини.

Эслатмага зарур бирламчи ҳужжатнинг тўғри тўлдирилган намуналарини илова қилинг.

Ҳисобдор шахслар, хизмат сафарига юборилганлар, таътилдагилар, касал бўлганлар ва ҳ.к. учун эслатмалар тузинг. Агар уларга локал норматив ҳужжатлар мақомини бермоқчи бўлсангиз – раҳбардан тасдиқлатиб олинг. Ходимларга тилхат олган ҳолда топшириб, эслатмаларда кўрсатилган қоидаларни ижро этишларини талаб қилиш имконини қўлга киритинг.

Эслатмаларни оддий тилда ёзинг. Фақат бухгалтерга тушунарли узун ва мураккаб йўриқномалардаги формулировкалар ёки атамалардан фойдаланманг. (Эслатмага мисол 6-бетда келтирилган).

Ходимларни рағбатлантиринг

Ҳужжатлар айланиши жадвалига риоя этишлари учун унда кўрсатилган шахсларни рағбатлантиринг. Мукофот миқдорини ўзгартириш воситасида уларни бирламчи ҳужжатларни ўз вақтида расмийлаштириш ва бухгалтерияга топширишга ўргатинг. Жадвал бузилишини мукофот камайтирилишининг сабабларидан бири деб белгиланг. Бу анча қатъий, бироқ самарали чора.

Молиявий таъсир ўтказиш чоралари билан бир вақтда интизомий чораларни қўлланг.

Бунинг учун:

► меҳнат шартномаларида ходимларнинг ҳужжатлар айланиши жадвалига риоя қилиш мажбуриятини қайд этинг. Уларни тилхат олган ҳолда зиммаларига юклатиладиган меҳнат вазифалари доираси билан таништиришни унутманг (МКнинг 178-моддаси);

► ҳужжатлар билан ишлаш тартибини лавозим йўриқномаларида белгиланг;

► лавозим йўриқномалари бўлмаганда жадвалга риоя этиш мажбуриятини буйруқ билан белгиланг.

___-сон БУЙРУҚ

Бухгалтерия ҳисоби ва солиқ солишга доир қонун ҳужжатлари талабларига риоя этилиши мақсадида

БУЮРАМАН:

1. ________ барча ходимлари ҳужжатлар тузишда ёки четдан олишда, уларни ҳисобга қабул қилишда, ишлов беришда, бухгалтерияга топширишда ва сақланишини ташкил этишда тасдиқланган ҳужжатлар айланиши жадвалига риоя этсинлар.

2. Ҳужжатлар айланиши жадвалини бузувчиларга нисбатан қонун ҳужжатларида меҳнат интизомини бузганлик учун назарда тутилган интизомий чоралар қўллансин.

3. Буйруқ ижро этилишини назорат қилиш бош бухгалтер зиммасига юклансин.

Директор                                                                                  имзо, муҳр

Ходимнинг меҳнат шартномаси, лавозим йўриқномаси, ҳужжатлар айланиши жадвали ва бошқа локал ҳужжатларда қайд этилган бирламчи ҳужжатлар билан ишлаш талабларига риоя этмаслиги меҳнат интизомини бузиш ҳисобланади. Бунинг учун унга нисбатан қуйидаги интизомий жазо чораларини қўллаш мумкин (МКнинг 181-моддаси):

► ҳайфсан;

► ўртача ойлик иш ҳақининг 30%идан ортиқ бўлмаган миқдорда жарима. Ички меҳнат тартиби қоидаларида назарда тутилган бўлса, жаримани 50%гача ошириш мумкин. Иш ҳақини ҳар гал тўлаш вақтида ушланмаларнинг миқдори ходимга тегишли бўлган меҳнат ҳақининг 50%идан ортиб кетмаслиги лозим (МКнинг 164-моддаси 3-қисми);

► меҳнат шартномасини бекор қилиш. Агар ходим ўз меҳнат вазифаларини мунтазам равишда бузса, уни ишдан бўшатиш мумкин (МКнинг ­100-моддаси 2-қисми 3-банди).

Бундай чоралар ходимларни ҳужжатлар билан ишлашга масъулият билан ёндашишга ундайди.

Контрагентлардан бирламчи ҳужжатлар олинишини ташкил этинг

Нафақат ўз ходимларидан, балки контрагентлардан ҳам бирламчи ҳужжатлар келиб тушади. Харидор ёки етказиб берувчи ташкилотлар ходимлари ҳам сусткаш ва интизомсиз бўлишлари мумкин. Шу сабабли контрагентлардан бирламчи ҳужжатлар келиб тушишини ўз ҳолига ташлаб қўйманг. Акс ҳолда солиқ билан боғлиқ муаммолар юзага келади – тўғри расмийлаштирилган ва ўз вақтида олинган ҳужжатларсиз даромадлар ва харажатларни тан олиб бўлмайди.

Контрагентлар билан ишни қуйидагича ташкил этинг:

1) ҳисобварақ-фактуралар, бажарилган ишлар далолатномалари ва ҳ.к. олишни сотиш ва таъминот бўлимлари ходимларининг зиммасига юкланг. Улар контрагент билан бевосита алоқа қиладилар ва ҳужжатлар ушланиб қолганда алоқага чиқишлари мумкин.

Назорат қилиш мақсадида пул маблағлари келиб тушган (тўланган) сана ва тасдиқланган бирламчи ҳужжат мавжудлиги (йўқлиги) кўрсатилган жадвалдан фойдаланинг;

2) шартномада ҳужжатлар айланиши тартибини қайд этинг, унда қуйидагиларни кўрсатинг:

барча зарур бирламчи ҳужжатлар рўйхати. Лоақал биттаси тақдим этилмаганда шартнома бажарилмаган деб ҳисобланишини қайд этиб ўтинг;

ҳужжатларни айирбошлаш таомили ва муддатлари;

ҳужжатларни тақдим этиш (қайтариш) муддатини бузганлик учун пеня;

Хизматлар кўрсатиш шартномаси учун формулировкаларга мисоллар:

«Ижрочи хизматлар кўрсатилган пайтдан бошлаб 1 (бир) иш куни давомида лозим даражада расмийлаштирилган ҳисобварақ-фактураларни (бажарилган ишлар далолатномаларини, бошқа ҳужжатларни) Буюртмачига тақдим этиш мажбуриятини олади.

Буюртмачи ҳужжатлар олинган пайтдан бошлаб 3 (уч) иш куни давомида имзоланган ҳисобварақ-фактураларни (бажарилган ишлар далолатномаларини, бошқа ҳужжатларни) почта ва (ёки) курьерлик хизмати воситасида қайтариш мажбуриятини олади.

Етказиб бериш харажатларини ҳужжатларни жўнатувчи томон зиммасига олади.

Ҳисобварақ-фактураларни (бажарилган ишлар далолатномаларини, бошқа ҳужжатларни) тақдим этиш муддатларига амал қилинмаганда Ижрочи муддати ўтказилган ҳар бир кун учун хизматлар қийматининг 0,05%и миқдорида пеня тўлаш мажбуриятини олади.

Ҳужжатларни қайтариш муддатига амал қилинмаганда Буюртмачи муддати ўтказилган ҳар бир кун учун хизматлар қийматининг 0,05%и миқдорида пеня тўлаш мажбуриятини олади.

Неустойка тўлаш томонларни мазкур Шартнома бўйича ўз мажбуриятларини бажаришдан ва томонларнинг мазкур Шартнома бўйича мажбуриятларини бажармаслиги ёки лозим даражада бажармаслиги оқибатида етказилган зарарларни қоплашдан озод этмайди.»

3) ҳужжатлар ушланиб қолганда контрагент бухгалтерияси билан алоқага чиқинг. Муаммо ҳал этилмаса – директордан унинг раҳбарига қўнғироқ қилишини сўранг. Бошқа вариант – ҳужжатларнинг асл нусхаларини тақдим этишни сўраб директор имзоси қўйилган хатни контрагентга юборинг;

4) агар ҳужжатлар зудлик билан керак бўлса, ҳужжатни факс орқали ёки сканерланган нусхасини электрон почтага юборишни сўранг. Бу билан қаноатланманг – харидорлардан имзолар қўйилган ҳужжатларнинг асл нусхаларини албатта олинг. Уларсиз корхонани жавобгарликка тортишлари мумкин.

ХИЗМАТ САФАРИГА ЮБОРИЛГАН ХОДИМГА ЭСЛАТМА

(республика ичидаги хизмат сафарларида)

Сиз ташкилот раҳбарининг буйруғига биноан хизмат сафарига юбориляпсиз. Уни бўлинма раҳбари билан келишилган хизмат хати асосида кадрлар бўлими тузади.

Хизмат сафари бошланган ва тугалланган саналар хизмат сафарига буйруқда кўрсатилган саналар ҳисобланади. Ушбу саналар йўлкира ва яшаш харажатларини тасдиқловчи ҳужжатларда кўрсатилган саналарга мос келиши керак.

Хизмат сафари жойидан чиқиш кечиккан ҳолда (ёхуд анча олдин қайтганда) хизмат хатини тузинг, унинг асосида хизмат сафарига юбориш тўғрисидаги буйруққа ўзгартиришлар киритилади.

Хизмат сафари бошлангунга қадар

Хизмат сафари гувоҳномаси, буйруқ нусхаси ва хизмат сафарига режа-топшириқни олинг.

Хизмат сафари гувоҳномасининг барча зарур устунлари тўлдирилганлигини текширинг.

Бухгалтерияда хизмат сафари харажатларига аванс, шунингдек йўл ҳужжатларини, агар уларни корхона харид қилган бўлса, олинг.

Кетиш олдидан хизмат сафари гувоҳномасида чиқиб кетганлик ҳақида белги қўйишни унутманг. Белги хизмат сафари кунларига мос келишини кузатинг.

Хизмат сафари пайтида

Хизмат сафарига доир барча харажатлар ҳужжатларнинг (счётлар, ҳисобварақ-фактуралар, чеклар, квитанциялар ва ҳ.к.) асл нусхалари билан тасдиқланган бўлиши керак. Тасдиқланмаган харажатлар, одатда, фақат белгиланган нормалар доирасида қопланади. Шунингдек тасдиқловчи ҳужжатлар бўлмаса ҳам, директорнинг алоҳида буйруғига кўра улар тўлиқ қопланиши мумкин. Бу ҳолда улар сизнинг даромадингиз ҳисобланади ва уларга солиқ солинади.

Агар харажатлар банк картаси (шахсий ёки корпоратив) билан тўланган бўлса, терминал чекини албатта олинг. Бировнинг банк картасидан тўланган харажатлар қопланмайди.

Харажатларни тасдиқловчи ҳужжатлар керак бўлмайди деб ҳисобласангиз ҳам, уларни ташлаб юборманг.

Хизмат сафари жойидан кетиш олдидан хизмат сафари гувоҳномасида келиш ва кетиш ҳақида белгилар қўйишни унутманг. Белгилар мансабдор шахсларнинг имзолари билан тасдиқланиши ва қабул қилувчи томоннинг муҳри билан тасдиқланиши керак.

Йўлкира харажатлари

Авиаучиш харажатларини авиачипта, қўниш талони ва багаж квитанцияси тасдиқлайди.

Электрон чипталардан фойдаланганда уларни қоғозга чиқарган маъқул.

Агар поездда етиб борган бўлсангиз, сафар тугаганда вагон кузатувчисидан чипта олишни унутманг. Сафар пайтида ўрин-кўрпа жилдларидан фойдаланганда ушбу хизмат ҳақи тўланганлигини тасдиқловчи ҳужжатни талаб қилинг.

Хизмат сафарига юборилган жойда умумий фойдаланиладиган шаҳар (қўрғон) транспортида юришга ҳаракат қилинг. Унга харажатларни компенсациялаш суткалик харажатлар суммасига киритилган.

Ҳужжат мавжуд бўлганда таксига харажатлар, одатда, фақат истисноли ҳолатларда (поездда келганда ва жамоатчилик транспорти бўлмаганда) қопланади. Бошқа вазиятда такси харажатларини қоплаш суммалари сизнинг даромадингиз ҳисобланади ва уларга солиқ солинади.

Агар йўл ҳужжатлари олдиндан сотилганда ва брон қилинганда қўшимча тўловлар ундирилган бўлса, улар ҳужжатлар билан тасдиқланган бўлиши керак.

Барча йўл ҳужжатларини (авиа-, темир йўл ва автобус чипталарини) сақлаб қўйинг.

Яшаш харажатлари

Меҳмонхонадан чиқаётганда яшаш қийматини тасдиқловчи ҳужжатларни (счёт ёки ҳисобварақ-фактура, чек, квитанция) олишни унутманг. Баъзан меҳмонхона ҳужжатларида (ҳисобварақ-фактура, счёт) меҳмонхона хизматлари комплексида сизга нонушта берилгани кўрсатилган бўлади. Бу ҳолда нонушта қийматини яшаш қийматидан алоҳида кўрсатишларини ёки ҳужжатлардаги формулировкаларни ўзгартиришларини талаб қилинг.

Бошқа хизмат сафарига юборилганлар билан битта хонада яшаганда яшашга доир счётларни ёздиринг ва фақат ўзингизникини тўланг.

Тасдиқловчи ҳужжатларни тақдим этмасдан хусусий секторда яшаганда турар жойни ижарага олиш харажатлари, одатда, белгиланган нормалар доирасида қопланади. Агар директор тасдиқловчи ҳужжатлар бўлмаганда ҳам рапортингиз асосида яшаш харажатларингизни қоплашга қарор қилса, ушбу сумма сизнинг даромадингиз ҳисобланади ва унга солиқ солинади.

Овқатланиш харажатлари

Овқатланиш харажатлари алоҳида компенсацияланмайди.

Хизмат сафари мақсадини тасдиқловчи ҳужжатлар

Хизмат топшириғига алоқадор бўлган барча ҳужжатларни (масалан, шартнома лойиҳаси, семинар режаси ва ҳ.к.) сақлаб қўйинг.

Хизмат сафари тугаганда

Кетиш олдидан хизмат сафари гувоҳномасида чиқиб кетганлик ҳақида белги қўйишни унутманг. Белги хизмат сафари кунларига мос келишини кузатинг.

Хизмат сафаридан қайтгач, 3 иш куни давомида бухгалтерияга қуйидагиларни тақдим этинг:

1) белгиланган шаклдаги хизмат сафари тўғрисидаги ҳисоботни (бўлинма раҳбари, директор имзоси билан тасдиқланган);

2) аванс ҳисоботини (бош бухгалтер, директор имзоси қўйилган);

3) зарур бўлганда тасдиқланмаган ёки нормадан ортиқча харажатларни қоплаш тўғрисидаги директор номига ёзилган рапорт (мурожаат);

4) хизмат сафари гувоҳномаси;

5) қуйидаги харажатларни тасдиқловчи бирламчи ҳужжатлар:

► авиаучишни:

чипта (йўналиш/квитанция) ва қўниш талонлари;

► темир йўл транспортида борганда:

темир йўл чипталари (ёхуд назорат ва ўтириш купонлари);

► яшашни:

меҳмонхона ҳисобварақ-фактураси (счёти) ва касса чеки (терминал чеки).

Агар аванс ҳисоботининг у ёки бу устунини қандай тўлдиришни билмасангиз, бухгалтерияда маслаҳат олинг.

Давоми бор.

Боши «СБХ»нинг 9.05.2017 йилдаги 19-сонида.