Поступление товаров, приобретенных за плату через посредников внутри страны

Продолжаем публиковать рекомендации бухгалтеру о том, как правильно приобретать и оприходовать товары. Итак:

Вы можете купить товар не напрямую у поставщика, а через посредника. Для этого заключите один из договоров:

●  комиссии (гл. 48 ГК), по которому посредник (комиссионер) по вашему (комитента) поручению за вознаграждение:

а) найдет поставщика;

б) заключит с ним договор купли-продажи от своего имени;

в) приобретет у поставщика товар на свое имя;

г) оформит товар и передаст его вам;

●  поручения (гл. 46 ГК), по которому посредник (поверенный) от вашего (доверителя) имени и за ваш счет за вознаграждение:

а) найдет поставщика;

б) заключит с ним договор купли-продажи от вашего имени;

в) приобретет у поставщика товар от вашего имени;

г) оформит товар и передаст его вам.

На что обратить внимание при заключении договора комиссии

При подписании договора обратите внимание на следующие важные моменты:

1) условие о цене товара, приобретаемого комиссионером. Например, могут быть установлены:

●  твердая предельная цена, выше которой комиссионер не вправе приобретать имущество;

●  шкала цен – исходная цена приобретения и показатель ее возможного увеличения, выраженный твердой суммой (например, не более чем на 10 тыс. сум. за единицу приобретаемого товара и т. д.) или в процентах (например, не более чем на 20 % от установленной исходной цены);

2) условия обеспечения средствами, необходимыми для выполнения поручения (частичное или полное, сроки);

3) порядок расчетов за товар:

●  с участием комиссионера в расчетах (денежные средства на покупку товара с учетом комиссионного вознаграждения вы перечислите комиссионеру, а он в свою очередь заплатит за товар поставщику, оставив вознаграждение у себя);

●  без участия комиссионера в расчетах (денежные средства за товар вы перечислите напрямую поставщику, а комиссионное вознаграждение – комиссионеру. Основанием для таких расчетов будет письменное уведомление комиссионера о заключении договора с поставщиком и сумме оплаты);

4) размер и порядок расчетов по вознаграждению, указание на уплату комиссионером НДС. Например, вознаграждение может быть определено в виде:

●  конкретной суммы (или процента от суммы договора), отдельно перечисляемой комиссионеру;

●  дополнительной выгоды, которую комиссионер получит от приобретения товара по цене ниже установленной комитентом.

Выплатить вознаграждение можно:

●  единовременно всю сумму;

●  частями в зависимости от количества приобретаемого товара;

5) порядок и условия распределения дополнительной выгоды, полученной комиссионером (ст. 834 ГК). Например, она может:

●  делиться между сторонами в процентном соотношении (50 на 50, 60 на 40 и т. д.). При этом должно быть указано, какая доля причитается комитенту, а какая – комиссионеру;

●  остаться в собственности комиссионера;

●  передаваться комитенту в полном объеме;

6) условия доставки товара. Возможны варианты доставки комиссионером, поставщиком, вашим транспортом (собственным или привлеченным);

7) срок передачи товара. Например, он может быть выражен:

●  периодом времени (в течение 5, 10 и т. д. дней после приобретения);

●  указанием на определенную календарную дату (до
5 числа месяца, следующего за отчетным, и т. д.);

●  временем представления отчета и т. д.;

8) порядок возмещения расходов комиссионера по исполнению комиссионного поручения (ст. 842 ГК) – какие именно затраты комиссионера вы как комитент должны будете ему возместить (приобретение комиссионером товаров, работ и услуг, уплата налогов и обязательных платежей, связанных с исполнением поручения);

9) порядок представления отчета комиссионером. Необходимо предусмотреть:

●  его периодичность (1 раз в неделю, в месяц, после совершения очередной сделки и т. д., но не реже 1 раза в месяц);

●  сроки представления (в течение 2, 3 дней по окончании отчетного месяца, до определенной календарной даты и
т. д., но не позднее 5 банковских дней после окончания месяца, в котором был приобретен товар);

●  основные требования к содержанию отчета (п. 28 Положения, прил. N 2 к ПКМ N 489 от 14.08.2020 г.);

10) условия ответственности сторон, гарантии;

11) наличие реквизитов, подписей и печати комиссионера. Отсутствие печати не всегда означает, что договор недействителен. Субъектам малого предпринимательства, например, ее иметь необязательно (п. 18 Программы, утв. УП-4725 от 15.05.2015 г.).

На что обратить внимание при заключении договора поручения

При подписании договора поручения учтите те же условия, что и в случае подписания договора комиссии. Кроме того, обратите внимание на:

1) срок передачи товара. Товар, полученный по сделкам, совершенным во исполнение поручения, поверенный должен передать доверителю без промедления (ст. 820 ГК);

2) порядок возмещения расходов поверенного по исполнению поручения (ст. 821 ГК). Например, возможны такие варианты:

●  расходы по выполнению поручения несет поверенный, а доверитель впоследствии возмещает их на основании представленного отчета и подтверждающих расходы документов;

●  расходы поверенного, связанные с выполнением поручения, включены в сумму выплачиваемого ему вознаграждения и отдельно не возмещаются;

●  все расходы по выполнению поручения поверенный несет самостоятельно без последующего их возмещения доверителем.

Учет предоплаты по договору комиссии (поручения)

Если договором комиссии (поручения) предусмотрена предоплата, то в платежном поручении в деталях платежа укажите ее размер в процентах. В установленные договором сроки уплатите оставшуюся сумму.

С 1 января 2019 года требование обязательной 15-процентной предоплаты распространяется только на предприятия с госдолей в уставном капитале 50 % и более. А при просроченной дебиторской задолженности руководители и главные бухгалтеры этих предприятий могут быть привлечены к административной ответственности (подп. «а» п. 1 УП-5564 от 30.10.2018 г.; п. 2 УП-1154 от 12.05.1995 г.).

В бухучете перечисление предоплаты комиссионеру (поверенному) отразите следующим образом:

Оформление доверенности на получение товара
по договору комиссии (поручения)

Оформление доверенности по договору комиссии (поручения) зависит от его условий. Она может быть оформлена на:

●  вашего материально ответственного работника. Предварительно подпишите с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности, а также приказом включите его в перечень материально ответственных лиц предприятия. (О том, как заполнить доверенность, оформить Книжку доверенностей или Журнал учета выданных доверенностей, читайте далее в материале «Оформление доверенности на получение товаров от поставщика».);

●  поверенного. Если договор поручения предусматривает получение товара поверенным, то оформите доверенность на него. Доверенности по формам, утвержденным законодательством (прил. NN 1, 2 к НСБУ N 4, рег. МЮ N 3259 от 30.06.2020 г.), предприятия выдают только своим работникам. Поэтому оформите такую доверенность произвольно (ст. ст. 134, 135 ГК). Главное, чтобы в ней были указаны все необходимые реквизиты:

1) номер и дата выдачи;

2) срок действия;

3) наименование и адрес доверителя (предприятия, выдавшего доверенность);

4) Ф. И. О. и паспортные данные (серия, номер паспорта, кем и когда выдан) поверенного (лица, которому выдана доверенность);

5) наименование поставщика;

6) номер и дата договора, по которому приобретаются ТМЗ;

7) наименования ТМЗ, подлежащих получению по доверенности, с указанием количества и единиц измерения;

8) удостоверение подписи поверенного.

Рассмотрим варианты оформления доверенности по договору комиссии (поручения).

Вариант 1. Договор комиссии предусматривает, что получать товар у поставщика будет работник вашего предприятия-комитента.

Порядок оформления доверенностей и счетов-фактур будет такой:

1) вы (комитент) оформите доверенность на своего материально ответственного работника по установленной форме в адрес предприятия-комиссионера;

2) комиссионер оформит доверенность на вашего работника от своего имени в адрес поставщика;

3) поставщик выставит счет-фактуру в адрес комиссионера, указав в нем реквизиты доверенности, оформленной комиссионером;

4) комиссионер перевыставит счет-фактуру поставщика от своего имени в ваш адрес, указав в нем реквизиты вашей доверенности.

Вариант 2. Договор комиссии предусматривает, что получать товар у поставщика будет представитель комиссионера.

Порядок оформления доверенностей и счетов-фактур будет такой:

1) комиссионер оформит доверенность на своего представителя от своего имени в адрес поставщика;

2) поставщик выставит счет-фактуру в адрес комиссионера, указав в нем реквизиты доверенности, оформленной комиссионером;

3) вы (комитент) оформите доверенность на своего материально ответственного работника по утвержденной законодательством форме в адрес комиссионера;

4) комиссионер перевыставит счет-фактуру поставщика от своего имени в ваш адрес, указав в нем реквизиты вашей доверенности.

Вариант 3. Согласно договору поручения получать товар у поставщика будет работник вашего предприятия-доверителя.

Порядок оформления доверенностей и счетов-фактур будет такой:

1) вы (доверитель) оформите доверенность по установленной форме на своего материально ответственного работника в адрес поставщика;

2) поставщик выставит счет-фактуру в ваш адрес, указав в нем реквизиты вашей доверенности.

Вариант 4. По договору поручения получать товар у поставщика будет представитель поверенного.

Порядок оформления доверенностей и счетов-фактур будет такой:

1) вы (доверитель) оформите доверенность в произвольной форме с соблюдением требований законодательства на имя представителя поверенного в адрес поставщика;

2) поставщик выставит счет-фактуру в ваш адрес, указав в нем реквизиты вашей доверенности. Так как товар по счету-фактуре будет получать представитель поверенного, примите товар по акту приема-передачи.

Учтите следующие особенности при оформлении доверенностей по договорам комиссии (поручения) на своих работников:

Оформление документов при доставке товара автотранспортом

Если товар доставляется на автомобиле, то его сопровождает товарно-транспортная накладная (ТТН). Форма ТТН зависит от дальности перевозки:

●  N 1-т – городская и пригородная, а также перевозка грузов для нужд своего производства (прил. N 1 к Инструкции, рег. МЮ N 1382 от 2.07.2004 г.);

●  N 2-тм – междугородная (прил. N 2 к Инструкции
N 1382);

●  CMR – международная (прил. N 3 к Инструкции
N 1382).

Оформление поступившей с товаром товарно-транспортной накладной

при его доставке комиссионером (поверенным)

Комиссионер (поверенный) может доставить вам приобретенный товар транспортом поставщика, своим собственным или привлечь для этого стороннее автотранспортное предприятие. Во всех случаях порядок оформления прибывшей с товаром ТТН будет одинаковым:

●  водитель-экспедитор сдает 3 экземпляра ТТН (2-й, 3-й и 4-й из четырех) вашим представителям, ответственным за разгрузку и прием товара;

●  работник, ответственный за разгрузку, заполняет под копировальную бумагу соответствующие реквизиты транспортного раздела на оборотной стороне ТТН так:

●  работник, ответственный за прием (оприходование) товара, заполняет соответствующие реквизиты транспортного раздела на лицевой стороне ТТН в таком порядке:

Второй экземпляр ТТН остается у вашего предприятия для оприходования прибывших товаров, а третий и четвертый экземпляры передаются водителю.

Разгрузка считается оконченной после вручения водителю надлежащим образом оформленной ТТН.

Оформление документов при доставке товара
собственным автотранспортом

Если договором комиссии (поручения) предусмотрено, что приобретенный комиссионером (поверенным) товар вы привозите к себе на склад собственным грузовым автотранспортом, то оформите на автомобиль путевой лист и выдайте его водителю. Выпуск автомобилей на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается.

Путевые листы являются бланками строгой отчетности (БСО). Они изготавливаются в типографии по заказам предприятий-перевозчиков с проставлением учетной серии и порядкового номера. Бланки путевых листов храните на складе вместе с другими БСО и по мере необходимости выдавайте их лицу, ответственному за эксплуатацию автотранспорта (заведующему гаражом, начальнику отдела эксплуатации, диспетчеру).

Порядок учета, хранения, списания и уничтожения бланков строгой отчетности определен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (§ 3 Положения, рег. МЮ N 1297 от 14.01.2004 г.).

Форма путевого листа зависит от дальности перевозки, а городская и пригородная также от формы оплаты труда водителя:

●  городская и пригородная перевозка:

1) N 4-с – сдельная оплата труда (прил. N 4 к Инструкции N 1382);

2) N 4-п – повременная оплата труда (прил. N 5 к Инструкции N 1382);

●  междугородная перевозка – N 4-м (прил. N 6 к Инструкции N 1382);

●  международная перевозка – N 1 (прил. N 7 к Инструкции N 1382).

Оформление товарно-транспортной накладной

при доставке товара собственным транспортом

ТТН на товар оформляет грузоотправитель: либо поставщик, либо комиссионер (поверенный). Так как вы являетесь и перевозчиком, и грузополучателем, ТТН можно оформить не в 4-х, а в 3 экземплярах.

При доставке товара вашим транспортом ТТН оформляется в таком порядке:

●  водитель сдает 2 экземпляра ТТН (2-й и 3-й из трех) работникам, ответственным за разгрузку и прием товара;

●  работник, ответственный за разгрузку, заполняет под копировальную бумагу соответствующие реквизиты транспортного раздела на оборотной стороне ТТН так:

●  работник, ответственный за прием (оприходование) товара, заполняет соответствующие реквизиты транспортного раздела на лицевой стороне ТТН так:

Второй экземпляр ТТН используйте для оприходования прибывших товаров.

Третий экземпляр ТТН приложите к путевому листу и используйте для учета работы автомобиля и начисления зарплаты водителю.

Оформление документов
при получении товара на железнодорожной станции

Железная дорога обязана уведомить грузополучателя о прибывшем в его адрес грузе в день его прибытия. Обычно это делается по телефону. Если грузополучателем является комиссионер (поверенный), то перевозчик уведомит его. Если перевозку организовала транспортно-экспедиторская компания на основании договора, заключенного комиссионером (поверенным), то она отслеживает и контролирует груз в пути следования и уведомит грузополучателя о его прибытии.

При железнодорожных перевозках поставку сопровождает железнодорожная накладная (пп. 7–9 Правил, прил. N 1 к Соглашению о международном железнодорожном грузовом сообщении). Она оформляется по единому образцу (прил.
N 1 к Правилам), утвержденному Соглашением, и применяется всеми странами, его подписавшими. Грузоотправитель составляет накладную и предъявляет ее перевозчику (железной дороге), с которым заключен договор перевозки (разд. II Соглашения). Она состоит из 6 пронумерованных листов и, если в перевозке участвуют несколько перевозчиков, – необходимого количества экземпляров листа накладной «Дорожная ведомость (дополнительный экземпляр)».

При доставке товаров ж/д транспортом доверенность на получение груза от поставщика выдавать не нужно. Вместо нее оформляется доверенность на право оформления груза на ж/д станции. В зависимости от условий договора комиссии (поручения) ее оформляет тот, кто заключил договор перевозки с железной дорогой и кто вправе раскредитовывать перевозочные документы на груз. Доверенность может быть разовая или постоянная.

Если договор перевозки заключен вами, то оформите доверенность на фирменном бланке предприятия и заверьте подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью (если она имеется). Если договор заключил комиссионер (поверенный), то доверенность оформит он.

Разовая доверенность выдается на получение груза по определенной накладной. Ее прилагают к дорожной ведомости при оформлении выдачи груза станцией.

Постоянная доверенность выдается на определенный срок и хранится на станции. У лица, получающего по ней грузы, должна быть ее копия с распиской работника станции о принятии и календарным штемпелем станции.

Доверенное лицо, получающее груз, обязано по требованию станции предъявить документ, удостоверяющий личность.

Оформление железнодорожной накладной на станции

Если по условиям договора комиссии (поручения) раскредитованием документов на груз занимаетесь вы, то получите на станции предназначенные вам листы накладной (1-й и 6-й) и приложенные к ней сопроводительные документы. Например, декларацию на товары, сертификат соответствия товара, упаковочный лист и т. п.

В графе «Выдача груза» листа выдачи груза (N 3) поставьте дату, подпись и укажите другие необходимые сведения.

С момента принятия груза к перевозке до момента выдачи его получателю перевозчик может обнаружить какие-то недостатки перевозки или несоответствия, например:

●  полную или частичную утрату груза, повреждение, порчу или снижение его качества;

l несоответствие между указанными в накладной сведениями и грузом по его наименованию, массе, количеству мест, знакам (маркам) и номерам мест, наименованию получателя и станции назначения;

l отсутствие накладной или отдельных ее листов по грузу или груза по накладной;

l отсутствие или недостачу отправительских перевозочных приспособлений, указанных в накладной.

В таких случаях подпишите составленный железной дорогой (станцией) коммерческий акт (прил. N 7 к Правилам).
О его составлении станция должна сделать отметку в нак­ладной – в графе «Коммерческий акт».

Оформление документов комиссионером (поверенным)

после выполнения поручения

Выполнив поручение на приобретение для вас товара, комиссионер (поверенный) оформит отчет, счета-фактуры и акт об оказании услуг (гл. 4 Положения N 489).

Информация, содержащаяся в отчете комиссионера (поверенного)

В установленный договором срок потребуйте от комиссио­нера (поверенного) отчет. Он должен содержать:

l количество и стоимость приобретенных товаров с выделением НДС, если товары были приобретены с учетом налога. Проверьте наличие прилагаемых к отчету копий договоров и счетов-фактур, подтверждающих приобретение товаров;

l стоимость затрат, фактически произведенных комиссионером (поверенным) и подлежащих возмещению. К таким затратам относятся средства, выплаченные комиссионером (поверенным) третьим лицам в связи с приобретением для вас товара. Например, это могут быть плата транспортной компании за доставку товара, железнодорожные расходы, таможенные платежи и другие подобные расходы. Проверьте наличие прилагаемых к отчету копий первичных документов, подтверждающих возникновение и уплату указанных затрат;

l сумму вознаграждения комиссионера (поверенного), включая НДС (если он – плательщик НДС), в соответствии с условиями договора;

l сумму авансов, полученных от вас комиссионером (поверенным);

l сумму, причитающуюся к выплате комиссионеру (поверенному);

l все реквизиты сторон, обязательные для первичных документов (ст. 14 З-на «О бухгалтерском учете»).

Комиссионер (поверенный) может включить в отчет и другую информацию, предусмотренную в договоре.

Оформление документов комиссионером (поверенным)

после выполнения поручения

Выполнив поручение на приобретение для вас товара, комиссионер (поверенный) оформит отчет, счета-фактуры и акт об оказании услуг (гл. 4 Положения N 489).

В установленный договором срок потребуйте от комиссио­нера (поверенного) отчет. Он должен содержать:

l количество и стоимость приобретенных товаров с выделением НДС, если товары были приобретены с учетом налога. Проверьте наличие прилагаемых к отчету копий договоров и счетов-фактур, подтверждающих приобретение товаров;

l стоимость затрат, фактически произведенных комиссионером (поверенным) и подлежащих возмещению. К таким затратам относятся средства, выплаченные комиссионером (поверенным) третьим лицам в связи с приобретением для вас товара. Например, это могут быть плата транспортной компании за доставку товара, железнодорожные расходы, таможенные платежи и другие подобные расходы. Проверьте наличие прилагаемых к отчету копий первичных документов, подтверждающих возникновение и уплату указанных затрат;

l сумму вознаграждения комиссионера (поверенного), включая НДС (если он – плательщик НДС), в соответствии с условиями договора;

l сумму авансов, полученных от вас комиссионером (поверенным);

l сумму, причитающуюся к выплате комиссионеру (поверенному);

l все реквизиты сторон, обязательные для первичных документов (ст. 14 З-на «О бухгалтерском учете»).

Комиссионер (поверенный) может включить в отчет и другую информацию, предусмотренную в договоре.

Счета-фактуры, представляемые комиссионером (поверенным)

Сведения, содержащиеся
в акте об оказании услуг комиссионером (поверенным)

Дополнительно к счету-фактуре на вознаграждение потребуйте от комиссионера (поверенного) 2 экземпляра акта об оказании услуг. В нем указываются:

l сумма вознаграждения комиссионера, включая НДС (если он – плательщик), в соответствии с условиями договора;

l средства, которые вы должны ему возместить согласно его отчету.

После проверки подпишите акт и 1 его экземпляр верните комиссионеру (поверенному).

На что обратить внимание при получении счетов-фактур

При получении счетов-фактур от поставщиков и комиссионера (поверенного) проверьте правильность их заполнения.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОВЕРЕННОСТИ НА ПОЛУЧЕНИЕ ТОВАРОВ
ОТ ПОСТАВЩИКА

При оформлении и учете доверенностей на получение товар-но-материальных запасов руководствуйтесь главой 12 НСБУ N 4.

Решайте сами, как учитывать выданные доверенности:

●  в корешке Книжки доверенностей (Доверенность, прил. N 1 к НСБУ N 4);

или

l в Журнале учета выданных доверенностей (прил. N 3, Доверенность, прил. N 2 к НСБУ N 4).

Оформите Книжку доверенностей или Журнал учета выданных доверенностей в зависимости от выбранного варианта учета.

Книжка и Журнал должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей, – материального бухгалтера, бухгалтера по взаиморасчетам, главбуха или его заместителя.

Запрещено выдавать доверенности, полностью или частично не заполненные, а также без образца подписи лица, на имя которого они выписаны.

Вы можете заполнять доверенности от руки на типографских бланках или распечатывать на принтере с помощью бухгалтерских программ. При этом на распечатанной доверенности все ее реквизиты содержатся, как правило, на одной стороне листа, а не на двух, как предусмотрено в утвержденной форме. Это не является нарушением, так как главное требование при оформлении доверенности – наличие и заполненность обязательных реквизитов. Если в целом утвержденная форма заполнения соблюдена, то документ признается действительным, независимо от того, распечатан он только с одной стороны листа или с обеих.

Оформление Книжки доверенностей

Перед тем как выдать первую доверенность, оформите Книжку доверенностей. Для этого:

●  пронумеруйте все листы Книжки. Обычно номера листов ставятся в левом или правом верхнем углу корешка за пределами его табличной части;

●  прошнуруйте Книжку – в месте переплета прошейте все ее листы плотной нитью;

●  концы нити завяжите в узелок, наложите на обложку Книжки с внутренней стороны и приклейте к ней с помощью небольшого листа белой бумаги (обычно размером 5 х 10 см). Этот лист является пломбой. Он должен быть хорошо проклеен, чтобы концы нити нельзя было вытянуть для подмены листов в Книжке;

●  на пломбе сделайте надпись от руки (либо заранее напечатайте на компьютере): «В настоящей Книжке пронумеровано ... листов». Количество листов укажите цифрами и прописью. Ниже должны стоять подписи руководителя и главного бухгалтера;

●  заверьте подписи печатью (при ее наличии). Оттиск печати должен попадать и на пломбу, и на обложку, чтобы не было возможности отклеить пломбу и подменить страницы.

Оформление Журнала учета выданных доверенностей

Оформите Журнал учета выданных доверенностей перед выдачей первой доверенности. Он должен быть пронумерован и прошнурован в таком же порядке, как и Книжка доверенностей.

На скрепляющей пломбе сделайте надпись от руки (либо заранее напечатайте на компьютере): «В настоящем Журнале пронумеровано ... листов». Количество листов укажите цифрами и прописью. Ниже поставьте подписи и печать (при ее наличии).

Учет доверенностей в корешке Книжки доверенностей

При таком варианте учета соблюдайте следующую последовательность действий в оформлении доверенности:

●  заполните доверенность в Книжке;

●  зарегистрируйте ее – в корешке и в самом бланке доверенности поставьте одинаковый порядковый номер, следующий после номера предыдущей доверенности;

●  отрежьте доверенность от корешка по специальной линии отреза;

●  подпишите доверенность у главного бухгалтера и руководителя (или иных уполномоченных лиц) и заверьте ее печатью, если она имеется;

●  выдайте доверенность материально ответственному лицу. При этом он должен поставить свою подпись в корешке и в доверенности.

Если вы распечатываете доверенность на принтере:

●  заполните все ее реквизиты в бухгалтерской программе. При таком способе заполнения листы Книжки нумеруются электронным (программным) способом с начала года в порядке возрастания;

●  распечатайте заполненную доверенность и отрежьте ее от корешка по специальной линии отреза;

●  произведите такие же действия, как и при выписке доверенности вручную.

Корешки распечатанных доверенностей храните в хронологическом порядке в течение года. По окончании года прошнуруйте их, опломбируйте и заверьте подписями и печатью (при ее наличии) аналогично типографскому варианту Книжки.

Заполнение доверенности в Книжке доверенностей

Такая доверенность состоит из 2 частей: корешка и отрывного бланка самой доверенности.

Сначала заполните корешок доверенности, затем доверенность.

Учет доверенностей в Журнале учета выданных доверенностей

При этом варианте учета соблюдайте такую последовательность действий в оформлении доверенности на типографском бланке:

●  заполните бланк доверенности;

●  зарегистрируйте ее в Журнале – в Журнале и на самой доверенности поставьте одинаковый порядковый номер, следующий после номера предыдущей доверенности;

●  подпишите доверенность у главного бухгалтера и руководителя (или иных уполномоченных лиц) и заверьте ее печатью, если она имеется;

●  выдайте доверенность материально ответственному лицу. При этом он должен поставить свою подпись в Журнале и в доверенности.

Также доверенность можно распечатывать и на принтере с использованием бухгалтерских программ. Порядок ее оформления будет такой же, но Журнал придется вести вручную, так как при получении доверенности материально ответственное лицо должно в нем расписаться.

Заполнение и регистрация доверенности в Журнале учета
выданных доверенностей

Сначала заполните Журнал, затем доверенность.

Неиспользованные доверенности

Лица, на которых были оформлены неиспользованные доверенности, должны вернуть их на следующий день после истечения срока действия.

При возвращении неиспользованной доверенности:

●  сделайте отметку о том, что доверенность не использована, в корешке Книжки доверенностей (в графе «Номер и дата документа, подтверждающего выполнение поручения») или в Журнале учета выданных доверенностей (в графе «Отметки о выполнении поручений по доверенности»);

●  на бланке возвращенной доверенности сделайте надпись большими буквами по диагонали «Не использована»;

●  храните неиспользованные доверенности до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию;

●  по окончании года уничтожьте неиспользованные доверенности и составьте об этом акт.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдавайте.

Уничтожение неиспользованных доверенностей

Существуют общепринятые способы уничтожения документов:

●  сожжение – не всегда удобно и неэкологично;

●  утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (шредера) – возможна только когда документов не слишком много;

●  услуги специализированной компании, профессионально занимающейся утилизацией бумажной документации, – если объем документов большой. В этом случае оформите с исполнителем передаточный акт, в котором укажите объем, вес, дату, количество и другие необходимые параметры.

Не выбрасывайте неиспользованные доверенности в мусорные контейнеры или на свалку, не сдавайте их в макулатуру и не используйте в качестве черновиков.

Асаль ХОШИМОВА,

заместитель директора департамента МФ.