Norma.uz
Газета Норма / 2020 год / № 20 / Отдел кадров

Как составить должностную инструкцию

 

Крайне сложно уволить сотрудника за нарушение трудовых обязанностей, если эти обязанности нигде не прописаны. В этом работодателю поможет правильная должностная инструкция. О том, как ее составить и с ней работать, рассказала эксперт по вопросам трудового права компании «Norma» Ленара Хикматова.

 

К примеру, ваш продавец-консультант продает 1 товар в день вместо 10 и, соответственно, не выполняет план продаж. С точки зрения руководства, решение об увольнении очевидно, но уволить сотрудника просто так вы не сможете, его защищает законодательство о труде.

В трудовом договоре прописано, что сотрудник должен «консультировать клиентов и реализовывать товар». А, значит, даже одна проданная вещь в день уже дает ему право сохранить за собой рабочее место.

Должностная инструкция – это локальный акт предприятия, в котором кратко изложены основные задачи, требуемые навыки и полномочия для работы в определенной должности. Она нужна, если трудовые обязанности работников не детализированы в других локальных актах (правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), уставах и положениях о дисциплине или др.) или трудовых договорах (ч. 2 ст. 176 ТК). Задача инструкции – закрепить:

♦ функции работника;

♦ его основные права, обязанности и ответственность;

♦ квалификационные требования;

♦ другие важные условия работы.

Также инструкции помогают распределить работу между сотрудниками с похожими обязанностями. Например, в офисе работают два референта. Чтобы понимать, кто чем занимается, в одной инструкции пишем «принимает звонки и консультирует посетителей», в другой – «отвечает за входящую и исходящую документацию». Если в офисе потеряется корреспонденция, то отвечать за это будет второй референт.

 

Сотрудника обязательно нужно ознакомить с должностной инструкцией под рос­пись. В текст расписки включите слова «С инструкцией ознакомлен(а)», личную подпись, инициалы и фамилию работника, дату ознакомления. Если подписавший инструкцию сотрудник уволился и его должность занял другой, то ознакомьте вновь принятого работника под роспись с имеющейся должностной инструкцией (если функции при этом не меняются).

 

Должностная инструкция составляется по каждой должности в организации и носит обезличенный характер (образец на сайте buxgalter.uz). Законодательно утвержденной формы нет. Также не определен порядок разработки инструкций, их утверждения и внесения изменений.

Иногда в нормативно-правовых актах указано, кто разрабатывает должностные инструкции в подведомственных организациях. Например, должностные инструкции работников отдела ЗАГС утверждает хокимият района (города), а должностные инструкции работников архива ЗАГС – руководители территориальных управлений Агентства госуслуг при Минюсте (Положение, прил. N 1 к ПКМ N 498 от 3.07.2018 г.).

 

 

Что писать?

 

При написании инструкций примите во внимание:

♦ корпоративные документы, в которых отражена стратегия юридического лица, приведены схемы организационных связей, определены полномочия сотрудников и т. д.;

♦ типовые формы должностных инструкций, если они есть.

В каждую должностную инструкцию внесите название организации, дату и место составления, гриф утверждения, полное наименование документа.

Включите в текст инструкции общие положения, функции, должностные обязанности, права и ответственность сотрудника.

Разберем содержание этих разделов детально.

1. Общие положения. Включите сюда:

♦ наименование должности по штатному расписанию;

♦ принадлежность к структурному подразделению;

♦ подчиненность работника;

♦ порядок назначения на должность и освобождения от нее;

♦ порядок замещения должности в период временного отсутствия работника;

♦ квалификационные требования: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт (стаж работы на аналогичной должности);

♦ нормативно-правовые, методические и внут­ренние организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, положение о структурном подразделении, ПВТР и др.), которыми должен руководствоваться работник.

2. Функции. В этом разделе укажите:

♦ основные задачи работника;

♦ виды работы*;

♦ участок работы;

♦ особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения отдельных функций, порядок исполнения поручений руководства.

 

*К примеру, основная задача работника канцелярии – регистрировать документы. Но в разных организациях он может выполнять различные работы в рамках этой задачи. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других – к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек и т. д.

 

Учитывайте принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств.

3. Должностные обязанности. В предыдущем разделе вы перечислили функции работника и виды его работ и отдельных поручений. В этом – установите конкретный порядок их исполнения. Также закрепите здесь этические нормы и требования, которые обязан соблюдать работник.

4. Права. Закрепите полномочия работника, необходимые для выполнения возложенных обязанностей, и порядок их осуществления:

♦ доступ работника к определенной информации;

♦ порядок получения необходимых в работе данных;

♦ принятие решений;

♦ визирование определенных документов;

♦ контроль оформления документов;

♦ контроль работы подчиненных;

♦ контроль соблюдения трудовой дисциплины и т. д.

5. Ответственность. Перечислите формы ответственности работника (дисциплинарная, материальная) за ненадлежащее выполнение обязанностей, причинение ущерба работодателю.

Пишите текст простыми короткими формулировками – без двусмысленного толкования.

Если в организации есть положения об оценке работы персонала, штрафах или премировании, то не дублируйте их содержимое в должностных инструкциях. Упомяните лишь, что сотрудник в своей работе руководствуется перечисленными документами.

Глаголы употребляйте в изъявительном наклонении, настоящем времени и третьем лице. Например: «инспектор выполняет», «руководитель отдела организует», «референт составляет» и т. д.

 

 

Кто должен писать должностные инструкции

 

Поручите подготовку инструкций:

1) руководителям структурных подразделений (формулируют должностные обязанности, определяют взаимосвязи и зону ответственности);

2) кадровой службе (систематизирует информацию, полученную от руководителей подразделений, оформляет проект должностной инструкции).

Далее готовые проекты целесообразно согласовать с юридической службой (если она есть) и должностными лицами, курирующими соответствующие направления деятельности компании. Затем их должны подписать руководители подразделений и утвердить директор или его заместитель. И, наконец, последний штрих: если у вас есть печать, то заверьте ею готовый документ.

 

 

Нужно ли издавать приказ

 

Издавать приказ об утверждении должностных инструкций необязательно. Достаточно грифа утверждения на самой инструкции – с указанием даты их подписания директором или иным уполномоченным должностным лицом.

При необходимости прошейте должностные инструкции и скрепите на обороте подписью директора (иного должностного лица) и печатью организации (при ее наличии).

Корректируйте инструкции при изменении:

♦ трудовых функций;

♦ названия должности;

♦ наименования организации;

♦ названия структурного подразделения и т. д.

Все изменения вносятся в том же порядке, что и при принятии самого документа.

 

Прочитано: 38 раз(а)

В этой теме действует премодерация комментариев.
Вы можете оставить свой комментарий.

info!Оставляя свой комментарий на сайте, Вы соглашаетесь с нашими Правилами их размещения.
Гость_
Антибот:

Если Вы заметили ошибку, выделите фрагмент текста, содержащий ошибку, и нажмите Ctrl+Enter.
Сайт разработан в ООО «NORMA», зарегистрирован в Узбекском агентстве по печати и информации 01.06.2018г.
Регистрационное свидетельство № 0406.
Адрес: Узбекистан, 100105, г. Ташкент, Мирабадский р-н, ул. Таллимаржон, 1/1.
Тел. (998 78) 150-11-72. Call-центр:1172. E-mail: admin@norma.uz
Копирование материалов сайта без согласования с администрацией ресурса запрещено.
© ООО «NORMA», 2007-2020 г. Все права защищены.
18+   Яндекс.Метрика