Крайне сложно уволить сотрудника за нарушение трудовых обязанностей, если эти обязанности нигде не прописаны. В этом работодателю поможет правильная должностная инструкция. О том, как ее составить и с ней работать, рассказала эксперт по вопросам трудового права компании «Norma» Ленара Хикматова.
К примеру, ваш продавец-консультант продает 1 товар в день вместо 10 и, соответственно, не выполняет план продаж. С точки зрения руководства, решение об увольнении очевидно, но уволить сотрудника просто так вы не сможете, его защищает законодательство о труде.
В трудовом договоре прописано, что сотрудник должен «консультировать клиентов и реализовывать товар». А, значит, даже одна проданная вещь в день уже дает ему право сохранить за собой рабочее место.
Должностная инструкция – это локальный акт предприятия, в котором кратко изложены основные задачи, требуемые навыки и полномочия для работы в определенной должности. Она нужна, если трудовые обязанности работников не детализированы в других локальных актах (правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), уставах и положениях о дисциплине или др.) или трудовых договорах (ч. 2 ст. 176 ТК). Задача инструкции – закрепить:
♦ функции работника;
♦ его основные права, обязанности и ответственность;
♦ квалификационные требования;
♦ другие важные условия работы.
Также инструкции помогают распределить работу между сотрудниками с похожими обязанностями. Например, в офисе работают два референта. Чтобы понимать, кто чем занимается, в одной инструкции пишем «принимает звонки и консультирует посетителей», в другой – «отвечает за входящую и исходящую документацию». Если в офисе потеряется корреспонденция, то отвечать за это будет второй референт.
Сотрудника обязательно нужно ознакомить с должностной инструкцией под роспись. В текст расписки включите слова «С инструкцией ознакомлен(а)», личную подпись, инициалы и фамилию работника, дату ознакомления. Если подписавший инструкцию сотрудник уволился и его должность занял другой, то ознакомьте вновь принятого работника под роспись с имеющейся должностной инструкцией (если функции при этом не меняются).
Должностная инструкция составляется по каждой должности в организации и носит обезличенный характер (образец на сайте buxgalter.uz). Законодательно утвержденной формы нет. Также не определен порядок разработки инструкций, их утверждения и внесения изменений.
Иногда в нормативно-правовых актах указано, кто разрабатывает должностные инструкции в подведомственных организациях. Например, должностные инструкции работников отдела ЗАГС утверждает хокимият района (города), а должностные инструкции работников архива ЗАГС – руководители территориальных управлений Агентства госуслуг при Минюсте (Положение, прил. N 1 к ПКМ N 498 от 3.07.2018 г.).
Что писать?
При написании инструкций примите во внимание:
♦ корпоративные документы, в которых отражена стратегия юридического лица, приведены схемы организационных связей, определены полномочия сотрудников и т. д.;
♦ типовые формы должностных инструкций, если они есть.
В каждую должностную инструкцию внесите название организации, дату и место составления, гриф утверждения, полное наименование документа.
Включите в текст инструкции общие положения, функции, должностные обязанности, права и ответственность сотрудника.
Разберем содержание этих разделов детально.
1. Общие положения. Включите сюда:
♦ наименование должности по штатному расписанию;
♦ принадлежность к структурному подразделению;
♦ подчиненность работника;
♦ порядок назначения на должность и освобождения от нее;
♦ порядок замещения должности в период временного отсутствия работника;
♦ квалификационные требования: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт (стаж работы на аналогичной должности);
♦ нормативно-правовые, методические и внутренние организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, положение о структурном подразделении, ПВТР и др.), которыми должен руководствоваться работник.
2. Функции. В этом разделе укажите:
♦ основные задачи работника;
♦ виды работы*;
♦ участок работы;
♦ особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения отдельных функций, порядок исполнения поручений руководства.
*К примеру, основная задача работника канцелярии – регистрировать документы. Но в разных организациях он может выполнять различные работы в рамках этой задачи. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других – к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек и т. д.
Учитывайте принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств.
3. Должностные обязанности. В предыдущем разделе вы перечислили функции работника и виды его работ и отдельных поручений. В этом – установите конкретный порядок их исполнения. Также закрепите здесь этические нормы и требования, которые обязан соблюдать работник.
4. Права. Закрепите полномочия работника, необходимые для выполнения возложенных обязанностей, и порядок их осуществления:
♦ доступ работника к определенной информации;
♦ порядок получения необходимых в работе данных;
♦ принятие решений;
♦ визирование определенных документов;
♦ контроль оформления документов;
♦ контроль работы подчиненных;
♦ контроль соблюдения трудовой дисциплины и т. д.
5. Ответственность. Перечислите формы ответственности работника (дисциплинарная, материальная) за ненадлежащее выполнение обязанностей, причинение ущерба работодателю.
Пишите текст простыми короткими формулировками – без двусмысленного толкования.
Если в организации есть положения об оценке работы персонала, штрафах или премировании, то не дублируйте их содержимое в должностных инструкциях. Упомяните лишь, что сотрудник в своей работе руководствуется перечисленными документами.
Глаголы употребляйте в изъявительном наклонении, настоящем времени и третьем лице. Например: «инспектор выполняет», «руководитель отдела организует», «референт составляет» и т. д.
Кто должен писать должностные инструкции
Поручите подготовку инструкций:
1) руководителям структурных подразделений (формулируют должностные обязанности, определяют взаимосвязи и зону ответственности);
2) кадровой службе (систематизирует информацию, полученную от руководителей подразделений, оформляет проект должностной инструкции).
Далее готовые проекты целесообразно согласовать с юридической службой (если она есть) и должностными лицами, курирующими соответствующие направления деятельности компании. Затем их должны подписать руководители подразделений и утвердить директор или его заместитель. И, наконец, последний штрих: если у вас есть печать, то заверьте ею готовый документ.
Нужно ли издавать приказ
Издавать приказ об утверждении должностных инструкций необязательно. Достаточно грифа утверждения на самой инструкции – с указанием даты их подписания директором или иным уполномоченным должностным лицом.
При необходимости прошейте должностные инструкции и скрепите на обороте подписью директора (иного должностного лица) и печатью организации (при ее наличии).
Корректируйте инструкции при изменении:
♦ трудовых функций;
♦ названия должности;
♦ наименования организации;
♦ названия структурного подразделения и т. д.
Все изменения вносятся в том же порядке, что и при принятии самого документа.
