Нюансы оформления и учета трудовых книжек

При получении новых трудовых книжек ведется их учет в Книге приема и расхода трудовых книжек, а также в акте списания трудовых книжек. Если при регистрации в Книге и акте списания были неверно указаны серия и номер трудовой книжки (невнимательность ассистента или инспектора по кадрам), обязательно ли переписывать книги и акты? К примеру, в книгах и акте указано, что трудовая книжка T N 123456 выдана Шарипову С. К., а по факту она заполнена на Ахмедова В. Д.

Обязательно ли переписывать книги и акты? Какая ответственность предусмотрена за такое нарушение?

– При обнаружении технических ошибок в книгах приема и расхода трудовых книжек переписывать эти книги не нужно.

Учет, движение и хранение трудовых книжек на предприятии обеспечиваются с помощью учета по 3 книгам (п. 6.1 Инструкции, рег. МЮ N 402 от 29.01.1998 г.):

► приема трудовых книжек (прил. N 1 к Инструкции);

► расхода трудовых книжек (прил. N 2 к Инструкции);

► учета трудовых книжек (прил. N 3 к Инструкции).

Все 3 книги – это дополняющие друг друга и взаимосвязанные учетные формы. Они являются документами длительного хранения. Книги в архиве хранятся 50 лет.

При обнаружении ошибки или несоответствия записей в указанных формах следует аккуратно внести в них изменения (без каких-либо подчисток и зачеркиваний) на основании рапорта ответственного лица об обнаружении ошибки и заверить подписями ответственных лиц.

В строке, где допущена ошибка, нужно указать: «Запись N ___ считать недействительной». Основание – рапорт или акт об обнаружении ошибки со ссылкой на запись N ___ в правильной редакции.

КНИГА

ведения учета трудовых книжек

Акты о списании бланков трудовых книжек составляются только на испорченные при заполнении или приобретенные в неустановленном порядке новые бланки для оформления дубликатов трудовых книжек.

К актам на списание рекомендовано прилагать копию первого листа трудовой книжки, по которому устанавливается фамилия владельца книжки. В случае несоответствия данных, указанных в акте, с данными трудовой книжки акт необходимо переделать. Если в процессе работы на предприятии выявлено виновное лицо (работник), допустившее ошибки при ведении книг по учету трудовых книжек, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности (ст. 181 ТК). Должностные лица, нарушившие законодательство о трудовых книжках, несут административную ответственность в виде штрафа от 2 до 5 МРЗП (ст. 49 КоАО).

* * *

Как получить трудовую книжку в 2019 году? И если теперь все в электронном виде, то как зарегистрировать нового сотрудника?

– В настоящее время нормативно-правовые акты по оформлению электронных трудовых книжек еще не приняты. По­этому для работников, принятых на работу впервые, следует заказывать и оформлять трудовые книжки согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (рег. МЮ N 402 от 29.01.1998 г.). Трудовые книжки и вкладыши к ним предприятия приобретают у местных органов по труду на основании договора купли-продажи. Продажа трудовых книжек в ином порядке, а также приобретение их гражданами запрещаются (п. 1.3 Инструкции).

* * *

Согласно пункту 2.8 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек при ошибочно внесенной записи зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Например, если необходимо изменить сведения о работе после указания соответствующего порядкового номера и даты ее внесения, в графе 3 пишется: «Запись N _____ недействительна. Принят на ___ (должность)», и в графу 4 трудовой книжки вносятся дата и номер соответствующего приказа (распоряжения).

А как исправить запись в графе 2 (год, месяц, дата), если она внесена неправильно?

– Когда в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» неправильно указаны даты приема (год, месяц, число), перевода или прекращения трудового договора, то действия работника, ответственного за ведение трудовых книжек, должны соответствовать пункту 2.8 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (рег. МЮ N 402 от 29.01.1998 г.). После неверной записи в графе 3 пишется «Запись N ____ недействительна», ниже производится запись с верными датами и повторяются записи в графах 3 и 4.

Пример

Валерия Ляндрес, работник кадровой службы.