Работник поменял паспорт в связи со сменой фамилии. Администрацию он известил об этом через полгода.
В какой срок нужно оформить приказ об изменении фамилии (имени или отчества) работника?
– Такой срок законодательством не установлен. Ответственности за несвоевременное оформление кадровой документации на работника в связи со сменой его персональных данных также нет.
Персональные данные работника изменяют на основании его письменного заявления на имя руководителя предприятия с указанием даты заявления и приложением копий документов, подтверждающих эти изменения:
► нового паспорта;
► свидетельства о регистрации брака (если изменения связаны со вступлением в брак);
► свидетельства о расторжении брака (если изменения внесены в связи с расторжением брака);
► свидетельства об изменении фамилии (имени или отчества) по желанию работника.
Если работник представляет документы значительно позже даты их получения, желательно в заявлении указать причину этого.
На основании заявления работника (в день поступления или в ближайшую от поступления дату) и представленных им документов, подтверждающих смену персональных данных, работодатель издает приказ, вносятся изменения в трудовую книжку (п. 2.11 Инструкции, рег. МЮ N 402 от 29.01.1998 г.) и во все учетно-кадровые документы (личную карточку формы Т-2, трудовой договор, табель учета рабочего времени).
Приказ должен быть (под роспись) доведен до лиц, ответственных за внесение изменений в эти документы.
Рекомендуем сотрудникам кадровой службы предприятия при приеме на работу, а также периодически:
► разъяснять работникам необходимость своевременно извещать кадровую службу об изменениях персональных данных;
► указывать им перечень документов, подлежащих в связи с этим замене (паспорт, водительское удостоверение, удостоверение о регистрации в Государственном налоговом комитете (ИНН), книжка ИНПС);
► напоминать об обязанности принимать необходимые меры для уведомления своих должников и кредиторов о перемене своего имени и нести риск последствий, вызванных отсутствием у этих лиц сведений о перемене его имени (ст. 19 ГК).
Валерия Ляндрес, работник кадровой службы.