«Добро пожаловать!»

или Как правильно оформить бухгалтера на работу

Найти грамотного, опытного и ответственного специалиста в области бухучета очень непросто. Но, отыскав нужного человека, важно правильно оформить с ним отношения.

В данном вопросе присутствуют две позиции: работника-бухгалтера и работодателя-директора. Преследуя общую цель – вступить в трудовые отношения, их интересы нередко расходятся. К тому же дело осложняется спецификой бухгалтерской деятельности.

Рассмотрим отдельные аспекты темы с обеих точек зрения и сформулируем возможные компромиссные решения в рамках закона.

Пока «так» поработаешь...

Точка зрения бухгалтера:

«Пришел на новое место и вроде бы все хорошо, но только вот руководство не торопится оформлять документы на прием. Сколько в таком «подвешенном» состоянии находиться и допустимо ли подобное бездействие работодателя?»

– Ответ однозначный – «нет»! Трудовой кодекс предписывает официально оформлять всех сотрудников, проработавших на предприятии свыше 5 дней. Механизм стандартный: внести в трудовую работника (кроме совместителя) запись согласно приказу о приеме на работу. Приказ издается на основании трудового договора.

Если этого не происходит, любой юрист посоветует сначала обратиться к руководству организации и потребовать соблюдения предусмотренной законом процедуры. Не поможет – жаловаться в госорганы: госправовую инспекцию труда или прокуратуру для защиты своих трудовых прав.

Мы же рекомендуем принимать решение продуманно. Административными методами вопрос решить, конечно, можно, но осадок-то останется. Разумнее, на наш взгляд, изначально выбрать форму диалога с руководством. Выход есть из любой ситуации, в крайнем случае – за дверью.

Мнение директора:

«Для каждого директора важно выстроить максимально доверительные отношения с бухгалтером. А доверять можно только проверенному человеку, доказавшему свои высокую квалификацию, знания и опыт, навыки решения рабочих ситуаций. А кому нужен «кот в мешке»?»

– Логично. Но это не повод нарушать закон. Своевременное оформление документов о приеме на работу – прерогатива работодателя, и заинтересован он в этом не меньше работника.

Во-первых, вряд ли найдется толковый специалист, готовый трудиться задаром, а платить ему из «кармана» – опять же закон нарушать.

Во-вторых, не стоит забывать про дополнительные гарантии: работающим «официально» начисляется трудовой стаж, полагаются оплачиваемые отпуска, премии, надбавки, сверхурочные, пенсионные отчисления и т.д. Соцпакет, от которого далеко не каждый готов отказаться.

В-третьих, если поручать человеку ведение своей бухгалтерии, то и отвечать за эту работу должен он. Но когда бухгалтер формально с организацией никак не связан, вопрос об ответственности работника за своевременное и качественное выполнение работы выпадает из правового поля.

Итак, чтобы избежать проблем, надо легализовать отношения. Рассмотрим те варианты, которые представляют собой компромисс для обеих сторон.

Сначала гражданский, потом трудовой

На первое время любого специалиста можно оформить по догово­ру гражданско-правового характера. Он заключается на определенный срок и в полной мере дает возможность проверить человека в деле. Но в случае с бухгалтером следует обратить внимание на некоторые нюансы.

К примеру, ответственность исполнителя по договору возмездного оказания услуг ограничена 2-кратным размером цены этих услуг. При этом заключить с ним договор о полной материальной ответственности не получится. Такие договоры заключаются только с работниками, непосредственно обслуживающими денежные или товарные ценности. А эти обязанности работник выполняет на основании трудового договора. Круг замкнулся.

Поэтому если вопрос ответственности для директора в приоритете, оформить бухгалтера по трудовому договору будет надежнее. В трудовом договоре стоит указать срок предварительного испытания работника¹. Не справится – можно уволить, предварительно предупредив об этом письменно за 3 дня.

Обратим внимание на ряд особенностей трудового договора с бухгалтером.

Об обязанностях договариваемся на берегу

Прежде всего договор с главным ­бухгалтером или работником, выпол­няющим его функции, может быть срочным. На это прямо указывает ­статья 76 ТК. Заключение такого договора с но­вым работником, с точки зрения дирек­тора, целесообразно по 2 причинам:

1) психологический фактор. Даже по истечении испытательного срока бухгалтер будет стремиться работать максимально качественно и оперативно, дабы продемонстрировать свой интерес в продолжении трудовых отношений;

2) если все же придется с ним расстаться, сделать это по истечении срочного трудового договора – вариант относительно простой и бесконфликтный.

В самом договоре обычно указываются общие трудовые обязанности работника. При этом исчерпывающий перечень того, чем бухгалтер должен заниматься в рабочее время, отражается в должностной инструкции и других локальных актах предприятия.

Пример

Есть 2 варианта: прописать все детали в трудовом договоре или ознакомить бухгалтера под роспись с его должностной инструкцией, максимально отражающей все необходимые нюансы. Оба, с юридической точки зрения, равносильны.

Важно понимать, что четко обозна­ченный круг должностных обязаннос­тей, с одной стороны, не оставит бухгал­теру возможности их «оптимизации», что, безусловно, на руку директору.

С другой стороны – это дополнительная гарантия бухгалтеру в потенциальном споре с работодателем о том, кто и что должен делать на предприятии. Интересы обеих сторон учтены, движемся далее.

За ущерб ответишь!

Бухгалтер «головой» отвечает за вверенные ему материальные ценности. Позиция работодателя в потенциально спорных ситуациях с бухгалтером подкрепляется разделом трудового договора об ответственности сторон.

Нужно учитывать, что исходя из должностных обязанностей бухгалтера с ним можно и нужно подписать договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Например, должность бухгалтера-кассира непосредственно сопряжена с оборотом наличных денег. В сфере малого бизнеса, по понятным причинам, бухгалтер порой совмещает обязанности завскладом. Поэтому заключение такого договора – мера отнюдь не лишняя.

При этом в трудовой договор нужно включить следующую формулировку:

«Работник несет ответственность за вред, причиненный работодателю, в соответствии с условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности и требованиями действующего законодательства».

Однако полная материальная ответственность не грозит бухгалтерам, занимающимся исключительно приемом и обработкой первички, подготовкой и сдачей финансовых, налоговых отчетов и исполняющим другие обязанности, непосредственно не связанные с обслуживанием денежных или товарных ценностей.

Конкретный перечень должностей, предполагающих полную материальную ответственность, утверждается колдоговором, а при его отсутствии – соглашением между работодателем и представительным органом работников.

Принял? – Подпишись!

Разумеется, новый бухгалтер не должен отвечать за ошибки предшественника. Однако директору важно знать, с кого спросить, например, за неверно оформленный счет-фактуру.

Определяющее значение в этом вопросе имеет дата, с которой бухгалтер приступает к выполнению своих должностных обязанностей. Логично, что за документы, оформленные до этого, работник не в ответе.

Первичные учетные документы, регистры бухучета, финансовая и иная отчетность, а также другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, хранятся не менее 5 лет после отчетного года².

Поэтому вновь принятому специалисту передаются под отчет все указанные документы, оформленные на предприятии до него. Для этого составляется акт приема-передачи. До подписания акта создается комиссия по проведению сплошной инвентаризации всех документов к передаче. По итогам проверки, в которой вправе и должен участвовать принимающий, составляется сводный перечень документации и прилагается к акту.

Акт подписывается сдающим и принимающим работниками и утверждается председателем комиссии (как правило, руководителем организации).

Подпись подтверждена

Даже когда все документы оформлены, полностью завершенной процедуру приема на работу бухгалтера считать нельзя. По закону бухгалтер может иметь право подписи³. Но формальное отнесение бухгалтера к числу лиц, наделенных этим правом, – только полдела.

Законодательство требует от юрлиц представлять в обслуживающий банк Карточку образцов подписей по утвержденной форме⁴. Это необходимо как при открытии счета, так и при замене или дополнении хотя бы одной подписью. Если подпись принятого бухгалтера не внести в указанную Карточку, банк не примет подписанные им до­кументы, например, на получение зарплаты.

Кроме того, данные главного бухгалтера направляются в районную ГНИ для внесения изменений в ЭЦП юрлица.

Олег ЗАМАНОВ,

эксперт «Norma Online».

¹Необходимо также учитывать, что предварительное испытание не устанавливается беременным женщинам; женщинам, имеющим детей до 3 лет; лицам, направленным на работу в счет минимального количества рабочих мест, установленного для предприятия; выпускникам средних специальных, профессиональных образовательных учреждений и высших учебных заведений, поступающим на работу впервые в течение 3 лет со дня окончания (ч.3 ст.84 ТК).

²Статья 29 Закона «О бухгалтерском учете» (в редакции З-на №ЗРУ-404 от 13.04.2016г.).

³Статья 13 Закона «О бухгалтерском учете».

⁴Приложение №3 к Инструкции о банковских счетах, открываемых в банках Республики Узбекистан (рег. МЮ №1948 от 27.04.2009г.).