Большинство бухгалтеров считают, что сдача отчетов в электронной форме – не только требование законодательства, но и наиболее удобный способ отправки форм в компетентные органы. Он и драгоценное время экономит, и от мучительного ожидания в очередях избавляет. Но вместе с ростом признания достоинств «электронки», как ее называют специалисты учета, выявляются и присущие ей недостатки. О них и способах борьбы с ними рассказывают практикующие бухгалтеры.
Проблема 1.
ЧАСТЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ
Сегодня – это наиболее распространенный недостаток. Его объясняют тем, что программы постоянно совершенствуются, а формы отчетности улучшаются во имя удобства пользователей.
– Понятно, что улучшение и развитие требуют времени, но было бы прекрасно, если бы нас вовремя об этом предупреждали, – комментирует Нигора Мавлянова, главный бухгалтер ООО. – Бывает, потратишь на отчет время, отправляешь его, а он не уходит. Начинаешь звонить в органы, выясняешь, что изменились формы. В этом году так вышло со статистической отчетностью, формы которой я не могла обновить до февраля.
– Однажды я столкнулась с тем, что не могу отправить налоговый отчет, – рассказывает Кира Ким, главный бухгалтер отеля Internаtional Tashkent Hotel. – Многократно перепроверила данные, тратя на это время и нервы, а формы все не уходили. Так как период сдачи отчетности близился к завершению, пришлось срочно ехать в налоговую, чтобы решить все на месте. Где и выяснила, что дело… в смене кодов. Мой промах в том, что не предусмотрела подобных электронных нюансов и не оставила пару дней. Этот случай стал хорошим уроком. Теперь я избегаю подобных проблем и не ленюсь звонить в соответствующие органы и консультироваться. Кстати, нередко в этом помогает ваш сайт norma.uz. В этом году новости об изменениях в формах статистической отчетности узнала на нем.
Проблема 2.
ОТСУТСТВИЕ ИНСТРУКЦИЙ
Плавно вытекает из первой проблемы. Различные изменения требуют исследования, самостоятельно провести которое может не каждый специалист учета.
– Долгое время у меня на компьютер не устанавливалась новая форма статистической отчетности, – рассказывает Олеся Хайдаркулова, бухгалтер ЧФ «Bunisa». – Перерыла весь узнет в поисках инструкции или какой-либо полезной информации. Думала, что пройдет время и все «устаканится». Прождала почти полмесяца, но ничего не изменилось. Связалась со специалистами райстата. И там доходчиво объяснили мне, в чем дело. Следуя их указаниям, я быстро решила свою проблему. А ведь можно было их разъяснение разместить на сайте. Насколько меньше было бы им звонков, и сколько нервных клеток сохранилось…
– В этом году меня порадовали почти все формы отчетности – заполнялись и отправлялись быстро, – рассказывает Зухра, бухгалтер ООО. – Единственный отрицательный момент в период сдачи годовой отчетности – новые статистические формы. Как только прочла о том, что их надо сдавать, поспешила на сайт Горстата в поисках инструкции. Не найдя ее, решила действовать сама. В результате отчет у меня приняли только с третьей попытки, чуть не наказав штрафом.
Проблема 3.
КОМПЬЮТЕРНАЯ НЕГРАМОТНОСТЬ
Самый настоящий бич для бухгалтеров, которым за 50. Проблема очень серьезна, так как ИKT-безграмотность может повлечь за собой не только потерю времени, но и административные штрафы.
– Моя мама пенсионерка, но продолжает работать бухгалтером, – отмечает Елена Михеева, главный бухгалтер «Etalon South Standart». – Для нее требование об обязательном переходе на электронную отчетность было сродни грому среди ясного неба. За свои долгие годы практики она привыкла работать по старинке, с бумагами. Конечно, я ей помогаю, подсказываю, что и куда нажать. Но вынуждена признать, по большому счету она работает «методом тыка». Хорошо, что есть понимающие инспекторы, которые идут таким бухгалтерам навстречу и помогают справиться с отчетами.
– Наша главный бухгалтер не очень хорошо ладит с компьютером, – комментирует Зухра, бухгалтер ООО. – Несколько раз перепроверяет все данные, прежде чем нажать на кнопку отправки. Конечно, ей это доставляет массу волнений. Решение этой проблемы вижу в специализированных курсах. Хотя я в свое время выбрала так называемый метод проб и ошибок. Наступая на грабли, приобретаешь отличный опыт. Главное – не бояться. Курсы же – более безопасный вариант, если у вас есть дополнительное время.
Проблема 4.
ФОРС-МАЖОР
Проявляется в виде сбоя в электроснабжении или в системе компьютера. В результате незаконченные формы нередко приходится начинать заново.
– Два раза в жизни жалела, что на моем компьютере нет специального устройства UPS, позволяющего какое-то время поддерживать его питание после отключения электричества, – рассказывает Нигора Мавлянова, главный бухгалтер ООО. Однажды завершала оформление форм отчетности, когда внезапно во всем здании погас свет. Через четверть часа все нормализовалось, но мне пришлось вновь просчитывать все данные. Это заняло немало времени, так как бухучет я тогда вела вручную, не пользовалась специальными программами.
Подведем итоги и сформулируем решения наиболее распространенных проблем отправки электронной отчетности.
1. При подготовке отчетности чаще связывайтесь со специалистами органов, в которые будете отправлять формы. Они располагают самой компетентной информацией.
2. Ищите ответы на вопросы на специализированных сайтах и в литературе. Как правило, серьезное профильное издание оперативно выдает информацию об изменениях в отчетности и других сферах законодательства.
3. Не бойтесь спрашивать у коллег. «Сарафанный» обмен опытом в бухгалтерии еще никто не отменял.
4. Ищите помощи в специальных компьютерных программах. Обычно их функционал разработан так, чтобы максимально автоматизировать процесс заполнения и оформления различных форм отчетности. По словам Инары Хамзиной, представителя компании «BePro Norma», в программе 1UZ отчеты создаются из внутренних документов. Поэтому введенные данные сохраняются независимо от ситуации. Это обеспечивает пользователю удобную работу по созданию и заполнению различных форм отчетности.
5. Посещайте курсы и семинары – как специализированные по работе с электронной отчетностью, так и обычные компьютерные курсы. Так или иначе, бухгалтеру нужно уметь не только включать и выключать компьютер, но и владеть алгоритмом установленных на нем программ. В первую очередь – бухгалтерских.
6. Налаживайте отношения с системным администратором, отвечающим за четкость работы вашего компьютера. Но он не может гарантировать бесперебойное электроснабжение. Поэтому нелишне потратиться на небольшой аппарат, обеспечивающий бесперебойную деятельность компьютера независимо от наличия или отсутствия света.
7. Не оставляйте все на последний день. Старайтесь завершить свой отчетный период хотя бы за несколько дней до дедлайна.
8. Не бойтесь пробовать и узнавать. Многие гении достигали успеха методом проб и ошибок (желательно чужих). И не забывайте, что ошибки и их последствия бывают разными.
Наталья СПИРИДОНОВА,
наш корр.
Спасибо за Ваш интересный комментарий. Мы учтем эти пожелания и в последующих публикациях постараемся осветить поднимаемые Вами проблемы.