Можно ли рассчитывать и начислять суточные, командировочные, а также компенсировать расходы на проезд (с учетом представленных чеков и билетов), но без командировочного удостоверения?
– Инструкция о служебных командировках в пределах Республики Узбекистан (рег. МЮ N1268 от 29.08.2003 г.) четко прописывает обязательность командировочного удостоверения при командировках по республике. В частности:
● в командировку работников направляет руководитель организации. При этом оформляется приказ и выдается командировочное удостоверение по форме, утвержденной приложением N 1 к Инструкции (п. 2 Инструкции);
● фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки (п. 5 Инструкции);
● в течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет, к которому прилагаются командировочное удостоверение и документы, подтверждающие фактические расходы в командировке (п. 15 Инструкции).
Конечно, бывают случаи, когда удостоверение утеряно (кража, потеря, халатность работника). В этом случае рекомендуем взять у командированного работника объяснительную.
Если руководитель считает, что работник выполнил поставленное задание (подписал договор, привез образцы и т. п.) и есть достаточные основания считать, что он действительно осуществлял порученную ему работу в тех городах и организациях, куда его направили (к авансовому отчету приложены билеты, чеки, счета-фактуры гостиниц), то руководитель может принять решение о возмещении командировочных расходов и выплате суточных. При этом, чтобы у предприятия не возникало налоговых рисков, необходимо иметь экономическое оправдание понесенных затрат (ст. 305 НК).
В Положении о порядке выдачи средств на командировочные расходы при командировках работников министерств, ведомств, предприятий и организаций за пределы Республики Узбекистан (рег. МЮ N 2730 от 19.11.2015 г.) в числе документов, которыми должна удостоверяться командировка, командировочное удостоверение не упоминается:
1) для направления работника в служебную командировку руководитель организации издает приказ и утверждает план-задание на командировку (п. 33 Положения);
2) для снятия с депозитных счетов до востребования наличной иностранной валюты организация представляет в обслуживающий уполномоченный банк следующие документы (или выписки из них):
● заявление на выдачу средств для покрытия командировочных расходов;
● копию приказа о командировании с указанием фамилий, инициалов командируемых работников, места и срока командировки;
● расчет причитающейся суммы в иностранной валюте, заверенный руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации;
● план-задание на командировку, утвержденный руководителем организации;
● копии писем, факсов, телексов приглашающей стороны с указанием условий финансирования поездки (при их наличии) (п. 36 Положения);
3) все расходы, упоминаемые в авансовом отчете, должны быть подтверждены документами, оформленными надлежащим образом, а также утверждены руководителем делегации (п. 45 Положения).
Татьяна ЛЫМАРЕВА,
эксперт ООО «Norma».