Хизмат сафари учун қандай ҳужжатлар расмийлаштирилиши лозим
Ходимларни хизмат сафарларига юбориш учун:
● буйруқ чиқарилади, унда хизмат сафарининг мақсади, жойи, муддати ва бошқа маълумотлар кўрсатилади;
● раҳбар томонидан имзоланган ва ташкилот муҳри билан тасдиқланган (муҳр мавжуд бўлганда) белгиланган шаклдаги хизмат сафари гувоҳномаси берилади (АВ томонидан 29.08.2003 йила 1268-сон билан рўйхатдан ўтказилган Йўриқноманинг 2-б.).
Бу компаниянинг ички тартиб-таомилларида назарда тутилган бўлса, ходимнинг бевосита раҳбарининг хизмат сафари қайдномаси (баёни) асосида буйруқ чиқаринг.
Ташкилотингизда хизмат сафарига юборилган ва хизмат сафаридан қайтган ходимлар махсус журналларда рўйхатдан ўтказилади. Улар электрон шаклда бўлиши мумкин.
Журналларни юритишга масъул шахсни раҳбар буйруғи билан тайинланг. Бундай шахс кадрлар бўйича мутахассис, бухгалтер, офис-менежер ёки бошқа ходим бўлиши мумкин. У хизмат сафарига кетиш ва етиб келиш вақтлари тўғрисида хизмат сафарлари гувоҳномаларида қайд этади (Йўриқномага 2, 3-иловаларнинг 5-б.).
МИСОЛ. Бир кунга ходимни хизмат сафарига юбориш
Мазкур ҳолатда умумий қоидалар амал қилади.
Бир кунлик хизмат сафарини оддий тартибда расмийлаштиринг:
● буйруқ чиқаринг;
● хизмат сафари гувоҳномасини расмийлаштириб беринг;
● журналда хизмат сафарига кетиш ва қайтиш вақтини қайд этинг.
Хизмат сафарига буйруқни расмийлаштириш
Иш берувчининг ёзма шаклдаги қарори хизмат сафарига юбориш учун асос бўлганлиги сабабли буйруқ ёки фармойишни расмийлаштиринг ҳамда уни ушбу шахснинг раҳбари ёки бошқа ваколатли шахсига имзолатинг.
Унда қуйидагиларни акс эттиринг:
● буйруқ рақами ва санаси;
● ҳужжатнинг номи;
● ташкилотнинг тўлиқ номи;
● ходим ҳақидаги маълумотлар, шу жумладан Ф.И.О., табель рақами, лавозими ва бўлинмаси;
● хизмат сафари мақсади;
● белгиланган пункт(лар). Вилоят марказига хизмат сафарига юборилганда ҳужжатда фақат шаҳарнинг тўлиқ номи, туман марказига юборилганда – вилоят номи, қишлоқ жойларда эса – туман номи ҳам кўрсатилади;
● ходим хизмат сафарига юборилаётган корхона номи;
● хизмат сафари муддати, бошланиш ва тугаш санаси;
● суткалик пуллар миқдори, агар у корхонанинг локал ҳужжатларидан белгиланмаган бўлса;
● хизмат сафари шартларига боғлиқ бошқа маълумотлар.
Ходимни муайян ташкилотга (бўлинмага) эмас, балки ҳудудга, масалан, товарлар бозорини маркетинг тадқиқот қилиш учун хизмат сафарига юбораётган бўлсангиз, хизмат сафари тўғрисидаги буйруқда иш режимини кўрсатинг.
Муайян ташкилотга хизмат сафарига юборишда иш режими кўрсатилиши шарт эмас– мазкур ҳолатда ушбу ташкилотнинг иш режими қўлланилади.
Буйруқда хизмат сафарида бажарилиши лозим бўлган топшириқни кўрсатинг. Бу сафарни ва хизмат сафари харажатларини иқтисодий жиҳатдан асослашга ёрдам беради.
Буйруқ раҳбар томонидан имзоланганидан кейин хизмат сафарига юборилаётган ходимни имзо чектириб буйруқ билан таништиринг.
МИСОЛ. Раҳбарни хизмат сафарига юбориш
Корхона раҳбари хизмат сафарига кетиш чоғида:
● хизмат сафарига жўнаб кетаётганлиги ҳақида хабардор қилиши;
● у хизмат сафарида бўлган вақтда раҳбарнинг мажбуриятларини ижро қилувчи шахсни тайинлаш тўғрисида қарор қабул қилиши;
● корхона бухгалтериясига хизмат сафари билан боғлиқ харажатларни тўлашга оид кўрсатма бериши лозим.
Ваколатларнинг бошқа шахсга ўтказилиши буйруқда акс эттирилиши лозим. Қоидага кўра, ваколатлар ўринбосарига ўтказилади.
Раҳбар хизмат сафарида бўлган вақтда унинг ўрнини босувчи ходимнинг ваколатларини буйруқда кўрсатинг. Акс ҳолда у ташкилот устави ва қонун ҳужжатларида раҳбар учун белгиланган функцияларни ҳам бажариб юбориши мумкин.
Буйруқни фақат ваколатли шахс имзолаши мумкин, кўпинча булар раҳбарнинг ўзи ёки унинг ўринбосари бўлади. Буйруқни раҳбарнинг ўзи имзолайдиган бўлса, буйруқ билан таништириш тўғрисидаги қўшимча имзолар талаб этилмайди.
МИСОЛ. Бир нечта ходимни хизмат сафарига юбориш
Бир неча ходим хизмат сафарига юборилганда сиз:
● хизмат сафарларига юборилаётганларнинг барчасига битта буйруқ чиқаришга;
● ҳар бир ходимга алоҳида буйруқ чиқаришга ҳақли бўласиз.
Бунда:
● хизмат сафарига юборилаётган барча шахслар ҳақидаги маълумотларни кўрсатинг;
● улар орасидан бошлиқни тайинланг (зарурат бўлган тақдирда);
● хизмат сафари муддатлари фарқ қиладиган бўлса, ҳар бир ходим учун хизмат сафари муддатини кўрсатинг.
Хизмат сафари гувоҳномасини расмийлаштириш
Ходимни хизмат сафарини тасдиқловчи асосий ҳужжат – хизмат сафари гувоҳномасисиз Ўзбекистон бўйича хизмат сафарига юборманг. Гувоҳнома мавжуд бўлмаганда, хизмат сафари харажатлари тан олинмаслиги мумкин, бу эса тегишли солиқ оқибатларини юзага келтиради.
ВАЗИЯТ. Ходим хизмат сафари гувоҳномасини йўқотганда
Мазкур ҳолатда хизмат сафари харажатлари ҳужжатлар билан расмийлаштирилган бўлса, уларни чегириладиган харажатларга киритиш мумкинми?
- Хизмат сафари гувоҳномаси мавжуд бўлмаганда хизмат сафари ходимнинг шахсий сафари сифатида баҳоланиши, сафар харажатлари эса ходимнинг моддий наф тарзидаги даромади деб ҳисобланиши мумкин. Бундай харажатлар корхона учун чегирилмайдиган харажатлар ҳамда ходимнинг ЖШДС солинадиган даромади ҳисобланади.
Бунинг олдини олиш учун хизмат сафари гувоҳномасини тиклашга ҳаракат қилинг. Бунинг учун унинг дубликатини расмийлаштиринг ҳамда уни имзолаш ва муҳр босишни сўраб ходим хизмат сафарига юборилган ташкилотга хат орқали жўнатинг.
Хизмат сафари гувоҳномасини белгиланган шаклда (Йўриқномага 1-илова) расмийлаштиринг.
Унда қуйидагиларни кўрсатинг:
● ходимнинг Ф.И.О. ва лавозими;
● гувоҳномани берган ташкилот номи;
● хизмат сафари муддати, унинг бошланиш ва тугаш санаси;
● хизмат сафари учун асос ҳисобланган буйруқ рақами ва санаси;
● ходимнинг паспорт реквизитлари;
● белгиланган манзилга етиб бориш ва у ердан қайтиш белгилари.
Хизмат сафарига юборилган ходимнинг иш вақтини ҳисобга олиш табелини расмийлаштириш
Хизмат сафарига юборилган ходим ўз мажбуриятларини фақат корхона жойлашган жойдан ташқарида бажаради. Шу боисдан ходимнинг хизмат сафарида эканлигини иш вақтини ҳисобга олиш табелида «С» ҳарфи билан акс эттиринг, иш вақти давомийлиги соатларда қўйилмайди.
Хизмат сафарига юборилган ходимни хизмат сафарида бўлган муддатида ўртача иш ҳақи сақланиб қолади, шу сабабли иш соатларини ҳисоблаш шарт эмас (Йўриқноманинг 8-б.).
Бироқ хизмат сафарида иш вақтидан ташқари ишланган бўлса, улар учун қўшимча ҳақ тўланиши лозим. Иш ташқари вақтда ишланган кунни табелда «СТ» ҳарфлари билан белгиланг ва нормадан ортиқча ишланган соатларни кўрсатинг. Ортиқча ишланган соатларни тасдиқлаш учун хизмат сафари жойидан маълумотнома беришларини талаб қилинг.
МИСОЛ. Хизмат сафарида дам олиш кунларини расмийлаштириш
Ходим дам олиш кунида хизмат сафарида бўлса, иш вақтини ҳисобга олиш табелида «ДС» (дам олиш куни + хизмат сафари) ҳарфларини қўйинг. «Д» ҳарфи ушбу дам олиш куни учун иш ҳақи сақланиб қолишини, «С» ҳарфи эса – бу хизмат сафари эканлигини ва ходимга суткалик пуллат ҳисобланиши лозимлигини билдиради.
Хизмат сафарига юборилган ходим дам олиш куни ишлайдиган бўлса, «ИД/С» ҳарфларини қўйинг. Сиз унга нафақат суткалик пулларни, балки икки ҳисса миқдорида ўртача иш ҳақини тўлашингиз ёки отгул беришингиз шарт бўлади (МК 157-м.).
Ходим дам олиш кунида хизмат сафарига юборилган бўлса, хизмат сафаридан қайтгач унга бошқа дам олиш куни беринг (Йўриқноманинг 7-б.).
МИСОЛ. Ходимнинг хизмат сафарига кетган ва ундан қайтган кунларида иш жойига келиши
Бу хизмат сафари кунлари бўлганлиги сабабли табелда «С» ҳарфини қўйинг ҳамда бошқа хизмат сафари кунлари сингари ушбу кунлар учун ҳам ўртача иш ҳақидан (лавозим маошидан ёки ставкасидан) келиб чиққан ҳолда иш ҳақи ҳисобланг. Бунда ушбу кунлар учун суткалик пулларни ҳисоблашни ёддан чиқарманг.
Александр Навотний,
Бандлик ва меҳнат муносабатлари вазирлиги бошқармасининг бошлиғи,
Олег Цой,
«Norma» МЧЖ эксперти.
