Справка о доходах физлица – документ, который кажется «рутинным». Но редко в какой организации грамотно выстроен процесс его выдачи. Ошибки в такой справке – риск для компании: и лишнее внимание налоговой, и жалобы работников. Бухгалтеру важно четко знать, в какой форме выдавать справку, когда можно отказать в ее выдаче и нужно ли получать заявление от работника и регистрировать справку.
Справка о выплаченных доходах и удержанных суммах налога (справка о зарплате) отражает информацию о доходах работника, а также удержанных налогах и взносах за определенный период.
В форме справки о доходах указываются:
• общая сумма начисленных доходов (зарплата, премии, отпускные, компенсации, больничные и др.);
• из них – компенсации (ст. 373 НК), использованные льготы (ст.ст. 378–380 НК) и налогооблагаемые доходы;
• удержанные НДФЛ и взносы на ИНПС.
Справка о доходах составляется с разбивкой по месяцам и может охватывать разные периоды – от 1 месяца до нескольких лет в зависимости от цели ее получения.
Cправка о доходах выдается:
1) для оформления визы.
Справка о полученных доходах показывает стабильность и уровень доходов человека, обращающегося за визой. Помимо этого документа, консульства требуют представить также справку с места работы, где бухгалтер должен показать среднемесячную зарплату, время отпуска и другие сведения.
Справка о доходах физлица для получения визы должна быть оформлена на фирменном бланке – с четкой печатью, подписями руководителя и главного бухгалтера;
2) для подачи налоговой декларации.
В налоговой декларации данные о доходах физлица, полученных по месту основной и неосновной работы, отражаются автоматически на основании отчетности по НДФЛ и соцналогу, представленной бухгалтерами предприятий-работодателей.
Если какие-то доходы не отражены в декларации, работник должен вручную ввести сведения по ним и приложить документы (справки), подтверждающие полученные доходы и удержанные налоги по этим местам работы. Для такой ситуации есть утвержденная форма справки.
Эта справка необязательно выдается в бумажном виде. Она формируется автоматически на сайте my3.soliq.uz. Работник самостоятельно через персональный кабинет налогоплательщика с помощью услуги «Начисленная заработная плата граждан» в разделе «Персональная информация» может ее распечатать или сохранить в формате PDF.
«Живые» печати и подписи в ней заменяет QR-код. Отсканировав его, можно проверить подлинность представленной в справке информации;
3) при трудоустройстве по совместительству или на новое место работы.
После перехода с прогрессивной на плоскую шкалу НДФЛ бухгалтеры перестали запрашивать у новых работников справку о доходах с прежнего места работы или с новых совместителей – справку о доходах с основного места работы. Статья 124 Трудового кодекса не включает этот документ в обязательный перечень документов, представляемых при трудоустройстве. Но справку получить все же нужно!
Она нужна для правильного применения льгот по НДФЛ (ч. 8 ст. 388 НК).
Если вновь принятый работник не представил справку о доходах до начисления ему первой заработной платы, НДФЛ будет удержан без применения следующих льгот:
• из налогооблагаемых доходов работников, имеющих право на льготу, ежемесячно вычитается сумма в 1,41 МРОТ или 3 МРОТ (ч. 1 ст. 380 НК);
• не облагается НДФЛ сумма матпомощи до 4,22 МРОТ за налоговый период (п. 1 ст. 378 НК). При этом данное ограничение не распространяется на матпомощь, оказываемую в связи со смертью самого работника или члена его семьи.
Ответы на вопросы бухгалтеров
1. Можно ли выдать справку о доходах третьему лицу?
– Выдать справку о доходах третьим лицам можно только при наличии нотариально заверенной доверенности или документа, ее заменяющего. Доверенность должна быть надлежаще оформлена, иметь дату и подпись доверителя.
2. Кто может получить справку о доходах умершего?
– Справку о доходах умершего могут получить наследники или лица, на момент смерти фактически находившиеся на его иждивении. Она нужна для оформления и получения пособия по потере кормильца.
3. Нужно ли бухгалтеру получать заявление на выдачу справки?
– Работник может написать заявление на выдачу справки о доходах. Так обычно происходит в крупных компаниях, где регламентированы все процессы. На практике в небольших компаниях чаще всего достаточно просьбы работника. Более того, он может получить справку самостоятельно через ЕПИГУ или мобильное приложение Soliq.
4. Нужно ли регистрировать выдачу справки о доходах?
– Да, обязательно регистрируйте выдачу справки в журнале. Так вы обезопасите себя на случай споров. Также рекомендуем хранить копии выданных справок.
5. Какие установлены сроки выдачи справки о заработной плате работодателем?
– Выдайте справку не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления от работника (ст. 117 ТК).
6. В течение какого времени действительна справка о доходах?
– Срок действия справки о доходах зависит от требований организации, в которую она подается.
Элнор ФОЗИЛОВ,
начальник отдела онлайн-ККТ НИЦ «Yangi texnologiyalar»,
Олег ГАЕВОЙ, эксперт «Нормы».