Что относится к индивидуальным актам
Индивидуальные акты – это документы, которые затрагивают права и обязанности конкретного работника или группы сотрудников (ст. 18 ТК). Основная особенность таких актов в том, что они касаются конкретных лиц и не являются общеобязательными для всех сотрудников организации, как это происходит с коллективными договорами или внутренними локальными актами.
При этом индивидуальные акты классифицируются на те, которые принимаются единолично руководителем организации, и те, которые принимаются коллегиально.
Как подготовить индивидуальный акт
1. Инициирование
Процесс начинается с инициирования акта и может происходить по инициативе руководства, отдела кадров или самого сотрудника (например, подача заявления на отпуск или перевод). Основанием для принятия акта может служить заявление сотрудника, служебная записка от начальника отдела или внутренняя необходимость изменения трудовых условий.
2. Подготовка проекта акта
На этом этапе готовится проект документа, где указываются все необходимые детали: фамилия и имя работника, суть изменений, ссылки на соответствующие нормативные документы или статьи Трудового кодекса. Проект должен быть четким, понятным и корректным с точки зрения юридических формулировок, чтобы избежать двусмысленных трактовок.
3. Согласование
Проект акта передается на согласование в соответствующие отделы (юридический отдел, HR-служба и т. д.). На этом этапе проверяется, соответствует ли акт законодательству и внутренним локальным документам компании. Согласование необходимо, чтобы избежать ошибок и правовых последствий, таких как трудовые споры.
4. Утверждение
После успешного согласования проект передается на утверждение руководителю или уполномоченному лицу, которое обладает полномочиями на подписание подобных документов. На этом этапе важно, чтобы утверждение произошло своевременно, особенно если акт касается срочных вопросов, например переводов или увольнений.
Как оформить индивидуальный акт
Каждый индивидуальный акт имеет стандартную структуру.
В шапке указывается название организации, дата и номер акта. Далее идет название, которое кратко описывает суть акта. Вводная часть включает в себя цели и причины издания акта, необходимую информацию, содержание акта и правовые основания.
Распорядительная часть содержит конкретные указания о том, что необходимо сделать, уточняет действия, которые должны быть выполнены.
Индивидуальные акты должны строго соответствовать нормам законодательства и не ухудшать условия, иначе они могут быть признаны недействительными (ч. 3 ст. 18 ТК)
Основания указывают на документ, который вызвал необходимость принятия акта. Акт завершается подписями ответственных лиц.
При оформлении акта важно присвоить ему уникальный номер, который позволит легко идентифицировать его в будущем. Дата издания также указывается для фиксации момента принятия акта. Подпись лица, утвердившего документ, подтверждает его законную силу. В зависимости от внутреннего регламента, организации может потребоваться проставление печати. Завершается оформление акта уведомлением сотрудника, если акт затрагивает его трудовые условия. Это необходимо для подтверждения того, что работник ознакомлен с изменениями и согласен с ними (при необходимости).
После оформления акт должен быть зарегистрирован в соответствующем журнале или базе данных.
Регистрация ведется для учета всех принятых решений и контроля над их исполнением. Журнал регистрации включает такие данные, как номер акта, дата, краткое содержание и фамилия сотрудника, к которому он относится. Регистрация также позволяет обеспечить внутреннюю прозрачность и правовую защиту компании
в случае трудовых споров или проверок.
Типовой формы журнала регистрации не предусмотрено. Чаще всего по каждому виду индивидуальных актов ведут отдельные журналы регистрации. Правила оформления и регистрации актов утвердите самостоятельно, например, в Инструкции по делопроизводству.
Важно вовремя ознакомить сотрудника с актом и получить его подпись, особенно в ситуациях, касающихся увольнений, изменений трудового договора или дисциплинарных взысканий. Также нужно обеспечить защиту персональных данных сотрудника в соответствии с законами о защите информации, особенно при передаче данных в другие отделы или службы.
Как оформить приказ по личному составу
• Приказ о приеме на работу
На бланке организации укажите название приказа «О приеме на работу». Вводную часть можно опустить, если не требуется дополнительных пояснений.
Распорядительная часть содержит конкретные указания о том, что необходимо сделать: «Принять Искандарова И. И. на должность…».
При этом содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного с работником трудового договора (ч. 4 ст. 127 ТК). Укажите дату, с которой приняли работника, срок предварительного испытания, условия оплаты труда.
Основанием для издания приказа укажите трудовой договор, заключенный
с работником.
Приказ заверяется подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица, а также печатью (при наличии).
После оформления приказа зарегистрируйте его в журнале или базе данных. Порядок нумерации приказов ТК не устанавливает. Чаще всего регистрационные номера присваиваются приказам в пределах календарного года – с 1 января по 31 декабря, последовательно, начиная с «1» и далее по порядку. При этом по личному составу регистрируют, дополняя порядковый номер индексами «-к», «-л», «л/с» или «-ок», например, «Приказ N 17-ок».
Ознакомьте работника с приказом под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 4 ст. 127 ТК).
• Приказ о прекращении трудового договора
На бланке организации укажите название приказа: «О прекращении трудового договора».
Во вводной части укажите необходимую информацию, содержание акта и правовые основания для издания приказа об увольнении. Вводную часть можно опустить, если не требуется дополнительных пояснений.
Распорядительная часть содержит конкретные указания о том, что необходимо сделать: «Прекратить трудовой договор с Искандаровым И. И...». При этом в приказе должны быть указаны основания прекращения трудового договора и ссылка на статью (пункт) ТК либо иного закона, предусматривающего соответствующее основание прекращения трудового договора (ч.ч. 3 и 4 ст. 170 ТК).
В основании укажите ссылки на документы, подтверждающие правомерность прекращения с работником трудового договора. Это может быть заявление работника, соглашение о прекращении трудового договора и пр.
Приказ об увольнении подписывает должностное лицо, обладающее правом прекращения трудового договора с работником.
После оформления приказа зарегистрируйте его в журнале или базе данных.
В день прекращения трудового договора выдайте работнику копию приказа о прекращении трудового договора (ч. 1 ст. 171 ТК).
• Приказ о предоставлении отпуска
Приказ о предоставлении отпуска должен содержать те же основные части, что и другие приказы (вводная и распорядительная), но он имеет и свои особенности. В приказе необходимо указать период, за который предоставляется отпуск, а также точные даты начала и окончания отпуска.
Если предусмотрена выплата материальной помощи, то это также должно быть отражено в приказе. Кроме того, следует уточнить, какой именно вид отпуска предоставляется (ежегодный основной, дополнительный, учебный, без сохранения заработной платы и т. д.). Важно указать, если отпуск предоставляется с разбивкой на части, и если отпуск по заявлению сотрудника переносится на другой период – это также должно быть зафиксировано.
• Приказ о направлении в командировку
Приказ на командировку должен содержать несколько ключевых элементов, чтобы обеспечить его соответствие требованиям законодательства и внутренним правилам организации.
Во вводной части конкретно опишите цель поездки, например: участие в конференции, проведение переговоров, проверка филиала и т. д.
В распорядительной части приказа пропишите действия, которые должны быть выполнены. К примеру: «Направить Искандарова И. И. в командировку с 10 октября по 14 октября 2024 года для участия в переговорах с партнерами». Укажите населенный пункт, страну, регион, даты начала и окончания командировки. В приказе укажите и другие детали, например: возможность продления командировки; предоставление отчетности по итогам командировки; за счет каких средств осуществляется командировка; оплата суточных, проезда, проживания и другие расходы.
Если предусмотрено внутренними процедурами компании, приказ издайте на основании служебной (докладной) записки непосредственного руководителя работника. Приказ подписывается руководителем организации, после чего сотрудник знакомится с ним под подпись.
Каких ошибок стоит избегать при оформлении индивидуального акта
Частая ошибка – это издание акта без законных оснований, например, увольнение сотрудника без предупреждения или согласования. Еще одна ошибка – неправильное оформление акта или отсутствие регистрации, что может привести
к юридическим проблемам для компании в случае трудовых споров. Важно также избегать ошибок при предупреждении сотрудников – они должны быть ознакомлены с актом до вступления его в силу, особенно если он касается прав и обязанностей работника.
Kadrovik.uz