Назначение доверенности – подтвердить права представителя организации, которому доверено получить товарно-материальные ценности у сторонней организации. Документ предъявляется поставщику и после получения товара остается у него. Представитель покупателя должен иметь паспорт для удостоверения личности и паспортных данных, указанных в доверенности. Нотариально заверять доверенности не надо, но у каждой из них должен быть индивидуальный номер и дата выдачи. А организация, выдающая доверенности, должна вести их строгий учет и регистрацию.
В отличие от генеральной или других доверенностей, доверенность на получение ТМЦ выдается в связи с одним конкретным договором или сделкой.
Доверенность нужна:
● для подтверждения полномочий покупателя при самовывозе ТМЦ со склада поставщика;
● если ТМЦ передаются на нейтральной территории;
● при доставке товара поставщиком непосредственно на склад покупателя. Несмотря на то что работники склада являются материально ответственными лицами и имеют право принимать товары в соответствии со своими прямыми должностными обязанностями, доверенность все равно нужна для того, чтобы поставщик всегда мог доказать отпуск товара.
Доверенность не нужна, если:
● товар получает руководитель организации. Руководитель юрлица всегда выступает от его имени и действует без доверенности (ст. 14 З-на «О частном предприятии»; ст. 13 З-на «О семейном предпринимательстве»; ст. 39 З-на «Об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью»; ст. 79 З-на «Об акционерных обществах и защите прав акционеров»);
СИТУАЦИЯ
Должен ли индивидуальный предприниматель представлять доверенность для получения товара?
- Не должен. Законодательством это прямо не предусмотрено, но вытекает из смысла соответствующих норм.
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (ст. 134 ГК). Исходя из этого индивидуальный предприниматель не может доверить сам себе получение ТМЦ.
● при перемещении товара на склад внутри компании. При перемещении товара внутри компании его собственник не меняется. А за процесс перемещения отвечают материально ответственные работники.
Какие условия обязательны для доверенности на получение ТМЦ
Доверенность на получение ТМЦ оформляется по одной из установленных форм в зависимости от учета выданных доверенностей:
● в корешке Книжки доверенностей (п. 94, прил. N 1 к НСБУ N 4, рег. МЮ
N 3259 от 30.06.2020 г.);
● в Журнале доверенностей (п. 94, прил. N 2 к НСБУ N 4).
Доверенность может быть оформлена как в письменной, так и в электронной форме. При оформлении электронной доверенности вы обязаны обеспечить возможность ее получения и представления в бумажном виде (п. 95 НСБУ N 4).
Обязательным условием действительности доверенности является указание даты ее составления (ст. 139 ГК). При неисполнении этого требования доверенность считается ничтожной, а значит, не влечет за собой наступления прав или обязанностей сторон.
Необходимо соблюдать обязательные условия ее оформления и содержания:
● письменную форму;
● дату выдачи;
● срок действия;
● назначение;
● данные доверенного лица и его подпись;
● данные доверителя и его подпись.
При оформлении электронная доверенность заверяется ЭЦП ответственного лица. При этом образец подписи доверенного лица не требуется (пп. 95, 96 НСБУ N 4).
Документ составляется в одном экземпляре. Выдавать доверенность на получение ТМЦ и удостоверять сам документ вправе руководитель или иное лицо, которое действует от имени юрлица в соответствии с учредительными документами или генеральной доверенностью.
Доверенность на получение ТМЦ необходимо выписывать на штатных работников, с которыми заключен договор о материальной ответственности. Работник, непосредственно обслуживающий товарные ценности, несет полную материальную ответственность за необеспечение их сохранности на основании специального письменного договора. Поэтому выписывать доверенность на лицо, которое не является работником организации, не допускается. Это подтверждают и утвержденные формы доверенности, в которой необходимо указать должность доверенного лица (ч. 1 ст. 203 ТК; прил. NN 1, 2 к НСБУ N 4).
СИТУАЦИЯ
Необходима ли подпись главного бухгалтера в доверенности?
- Подпись главного бухгалтера в доверенности необходима.
Доверенность на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана главным бухгалтером (ст. 138 ГК). Кроме того, признаются недействительными документы на прием ТМЦ без подписи лиц, осуществляющих руководящие функции и функции бухгалтерского учета (ст. 13 З-на
«О бухгалтерском учете»).
При составлении электронной доверенности, выданной на имя ответственного сотрудника, достаточно только ЭЦП вашего предприятия.
СИТУАЦИЯ
Можно ли получить ТМЦ с разных складов по одной доверенности на бумажном носителе в рамках одного договора?
- Нельзя. Если ТМЦ по одному договору нужно получить в разных складах, то необходимо выписывать доверенность отдельно для каждого склада, так как каждый склад должен иметь документ, подтверждающий отпуск товара. В случае же получения ТМЦ в одном месте, но по нескольким договорам может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат всех договоров.
Как правильно оформить доверенность на получение ТМЦ
Доверенность оформляйте только по одной из двух утвержденных форм. Указывайте в ней независимо от формы:
● регистрационный номер;
● дату выдачи и дату, до которой она действительна, или срок действия;
● наименование организации и ее адрес;
● должность, Ф. И. О. и паспортные данные доверяемого (серию паспорта, когда и кем выдан);
● наименование организации поставщика;
● номер и дату договора, по которому получают ТМЦ;
● перечень товаров, подлежащих получению (наименование, единицу измерения, количество);
● образец подписи лица, получившего доверенность (кроме электронной);
● подпись руководителя и главного бухгалтера (в электронной – ЭЦП).
Выдача доверенностей, кроме электронных, без образцов
подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается (п. 96 НСБУ N 4).
СИТУАЦИЯ
Допустима ли в доверенности запись «Товары в ассортименте»?
- Такая запись недопустима.
По сложившейся практике в графе «Наименование товаров» раньше писалось «Товары в ассортименте». Сейчас действующее положение требует заполнения всего перечня получаемых товаров по строго установленной форме.
Сама процедура упрощена тем, что при оформлении договора в электронной форме сразу формируется перечень товаров, который автоматически переносится в электронные счет-фактуру и доверенность.
Все строки перечня товаров, которые остались незаполненными, следует перечеркнуть во избежание возможных приписок.
Срок действия доверенности указывается по своему усмотрению в зависимости от возможности получения и вывоза ТМЦ по договору. Однако общий срок не может превышать 3 лет (ст. 139 ГК; п. 97 НСБУ N 4).
В случае заполнения доверенности индивидуальным предпринимателем в графе «Наименование организации» указываются Ф. И. О. с добавлением аббревиатуры ИП.
При отпуске товара продавец должен сравнить сведения, указанные в доверенности, с данными паспорта (п. 101 НСБУ
N 4). Поскольку паспорт заполняется на латинице, следует придерживаться порядка по заполнению данных доверенного лица латинской графикой.
Если ТМЦ отпускается частями в разное время и одному лицу, то их можно выдавать по одной доверенности. В этом случае она, независимо от срока действия, оставляется поставщику при первом отпуске ТМЦ. На каждый частичный отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. Один экземпляр накладной (или заменяющего документа) передается получателю ТМЦ, а другой – остается у поставщика. Накладные помогают контролировать выдачу ТМЦ по доверенности (п. 100 НСБУ N 4).
В случае выдачи товара частями, в разное время и нескольким представителям покупателя необходима доверенность на каждое лицо.
Чек-лист. Как проверить доверенность при отпуске ТМЦ
При выдаче ТМЦ необходимо проверить доверенность на наличие в ней:
● номера и даты выдачи;
● срока действия – доверенность должна быть действительна на дату выдачи ТМЦ;
● наименования и адреса организации, а также номера и даты договора, по которому выдаются ТМЦ;
● данных доверенного лица, совпадающих с паспортными;
● перечня товаров, подлежащих получению, заполненного в соответствии с выдаваемыми ТМЦ;
● подписей лица, получившего доверенность, руководителя и главного бухгалтера.
Если хотя бы один из пунктов отсутствует или указан неверно, то поставщик вправе не выдавать товар. Кроме того, ТМЦ не отпускаются, если:
● нарушена установленная форма заполнения доверенности;
● предъявлена доверенность с незаполненными реквизитами;
● в доверенности имеются поправки и помарки;
● доверенное лицо не предъявило паспорт;
● получено сообщение от получателя об аннулировании доверенности;
● юрлицо, от имени которого выдана доверенность, прекратило свою деятельность (п. 101 НСБУ N 4).
После получения сообщения об аннулировании доверенности ответственность за отпуск ТМЦ по ней несет только поставщик.
Нужно ли вести учет доверенностей на получение ТМЦ
Доверенности учитываются в корешке Книжки доверенностей или в Журнале учета выданных доверенностей. В них указываются:
● номер, дата выдачи доверенности;
● срок действия;
● должность и Ф. И. О. лица, на которое выдана доверенность;
● подпись лица, получившего доверенность;
● наименование поставщика;
● номер и дата договора;
● номер и дата счета-фактуры;
● отметка о выполнении поручения по доверенности.
Книжка и Журнал учета доверенностей должны быть пронумерованы и прошиты (прошнурованы). На последнем листе должна стоять запись
«В настоящей Книжке (Журнале) пронумеровано ___ листов». Количество листов указывается прописью. Эта запись заверяется подписью руководителя предприятия или лица, им определенного для ведения данной документации (п. 96 НСБУ N 4).
Книжка доверенностей и Журнал учета должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей, – как правило, бухгалтера.
Неиспользованные доверенности должны быть возвращены на следующий день после истечения срока их действия. Об этом делается отметка:
● в корешке Книжки довереннос-тей – в графе «Номер и дата документа, подтверждающего выполнение поручения»;
● в Журнале учета выданных доверенностей – в графе «Отметки о выполнении поручений по доверенности».
Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «Не использована» и хранятся до конца отчетного года. По окончании года они уничтожаются на основании акта (п. 99 НСБУ N 4).
Новые доверенности не выдаются лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей с истекшим сроком действия.
При отпуске ТМЦ доверенность хранится вместе со счетом-фактурой, по которому был выдан товар.
Какие проблемы могут возникнуть при оформлении электронной доверенности
Возможность выставлять доверенность электронно появилась сравнительно недавно. Поэтому такой способ еще не отшлифован как нормативно, так и на практике. К примеру, при оформлении электронной доверенности она заверяется ЭЦП ответственного лица. При этом заполнять реквизиты образца подписи доверенного лица не требуется (п. 96 НСБУ N 4). Смысл в том, что при оформлении бумажной доверенности поставщику показывают, какая должна быть подпись на товарно-разгрузочных документах. В электронной доверенности нет такого требования, в этом случае необходимо просто сверить паспортные данные, указанные в доверенности, с подлинником паспорта лица, получающего ТМЦ.
На практике же роуминг-операторы не позволяют отправлять электронную доверенность без ЭЦП доверенного лица. От этого страдают прежде всего крупные компании, у которых несколько складов и материально ответственных лиц. Они ограничены в возможности оперативно контролировать подписание доверенности ЭЦП доверенным лицом и вынуждены выписывать их в бумажном виде.
Помимо этого, существует проблема контроля за подписанием электронного счета-фактуры, так как при выдаче доверенности электронный счет-фактура отправляется на имя доверенного лица. Бухгалтерия его не видит, пока он не принят доверенным лицом.
Элеонора Мазурова,
Альберт Сафин,
эксперты ООО «Norma».