Количество работников крупного предприятия превышает 1 500 человек. Для организации делопроизводства и ведения более упрощенного учета утверждена инструкция по кадровому делопроизводству. На ее основании учет приказов ведется отдельно по видам. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности, о приеме на работу, о переводе, об отпуске, об увольнении, о поощрении, о взыскании и т. д. Условные порядковые регистрационные номера тоже присваиваются приказам в пределах каждой регистрационной группы отдельно. Однако юрист компании говорит, что приказам по личному составу необходимо присваивать последовательные порядковые регистрационные номера и регистрировать их в едином журнале.
Необходимо ли приказы по личному составу регистрировать в едином журнале без разделения на группы?
Является ли локальная инструкция по кадровому делопроизводству основанием для ведения и регистрации приказов по отдельности?
– Действующий подход к регистрации приказов на вашем предприятии правильный, если все вопросы отражены во внутренней локальной инструкции по делопроизводству и ею строго руководствуются.
Рекомендуем из наименования инструкции исключить слово «кадровому», так как она затрагивает не только кадровые, но и общие вопросы делопроизводства предприятия, где отдельно должны отражаться нюансы кадровой деятельности.
Приказ – это основной распорядительный документ предприятия. Законодательством не установлено, какие виды приказов и по каким категориям должны вести коммерческие предприятия. Но можно выделить 3 основные группы приказов:
- по основной деятельности;
- по кадровым вопросам;
- по административно-хозяйственным вопросам.
За основу берутся такие критерии, как срок хранения документов и характер (тематика) приказов. В то же время не запрещено группировать приказы по видам с учетом особенностей конкретного предприятия. К примеру, на предприятии может вестись учет по основному виду деятельности и по кадровым вопросам. А кадровая документация в свою очередь может быть разделена на учет по нескольким подгруппам. Главное, чтобы это было прописано в локальном документе.
Приказы по основной деятельности – это документы, которыми оформляют решения руководителя по организации работы предприятия в целом или работы его структурных подразделений. Приказы по основной деятельности издают по вопросам:
- утверждения положений, инструкций, правил, структуры, штатного расписания;
- внесения изменений во внутренние нормативно-правовые документы;
- проведения мероприятий по работе с персоналом;
- ценообразования;
- охраны труда;
- проведения рекламных акций;
- нормирования расходов и т. д.
Приказы по кадровым вопросам – это документы по личному составу (о приеме на работу, об изменении условий трудовых договоров, о предоставлении отпусков, о применении поощрений и взысканий (дисциплинарных), о прекращении трудовых договоров).
Приказы по административно-хозяйственным вопросам – это до-кументы, которыми оформляются решения по организации административно-хозяйственных вопросов – обслуживания здания, охраны, ремонта и т. д.
Если предприятие ведет 2 вида приказов, то каждый год должно быть сформировано 2 дела с приказами, а при большом документообороте – по каждой тематике можно заводить отдельные тома по каждому виду (например: приказы по основной деятельности, том 1; приказы по кадровым вопросам, том 3). Приказы регистрируются в отдельных регистрационных формах по видам (тематике).
Журналы заводят отдельно, в зависимости от внутренней классификации. Журнал регистрации приказов является информационно-справочным инст-рументом для работы с приказами для их оперативного поиска. Регистрация и нумерация приказов ведутся в течение
1 календарного года. Журнал можно вести и в электронной форме.
Типовых форм журналов регистрации приказов нет. В случае ликвидации предприятия документы подлежат повторной экспертизе. Те приказы, которые касаются прав граждан, передаются на хранение по описи дел в местные архивные учреждения.
Порядок оформления, утверждения, отмены и внесения изменений в приказы следует изложить в локальных до-кументах, например, в инструкции по делопроизводству.
Рекомендуем при раздельной системе регистрации приказов нумерацию и учет приказов вести отдельно и, кроме номеров, присваивать приказам буквенные или дополнительные индексы. Этот вариант позволит избежать путаницы при распределении приказов по отдельным делам (папкам) и избежать дублирования номеров приказов в один и тот же учетный период.
Например, приказы по основной деятельности нумеруются с индексом – «ос» (N 1-ос, 2-ос), а приказы по кадровым вопросам – с индексом «ок» или «к», которые прибавляются к номеру, и т. д.
Валерия Ляндрес,
работник кадровой службы.
