Документы, в электронном или бумажном виде, – важный компонент практически любой организации, будь то госпредприятие или небольшая частная фирма. Управлять деловой информацией, особенно из нескольких источников, – непростая задача.
Архитектор нового сервиса по организации безбумажного, юридически значимого документооборота между организациями (ЮЗЭДО) – Дидокс, представленного компанией Venkon, Дмитрий Полонский рассказывает о его преимуществах для компании вне зависимости от характера вашего бизнеса.
1. Быстрота обмена документами
Документы в системе Дидокс доставляются в считанные секунды в любое время суток, без выходных и на любое расстояние. Нет необходимости полагаться на почту или курьера, которые могут опоздать с доставкой, а в результате – незакрытый договор и просроченный платеж. Кроме того, если контрагент находится в другом городе или области, то доставка и получение бумажных документов могут тянуться неделями. Поиск нужных документов также может отнимать много времени, а время, как известно, – это деньги. Так, по данным зарубежной статистики, профессионалы тратят от 5 до 15% рабочего времени на чтение информации и до 50% – на ее поиск. В системе ЭДО найти документ очень просто – достаточно вбить нужное слово или фразу. Кроме того, в системе ЭДО есть возможность удаленного доступа к документам. Все, что требуется, – подключиться к Интернету. С системой ЭДО можно быть уверенным, что контрагент обязательно получит электронный документ вовремя, а квалифицированный оператор подтвердит доставку.
2. Экономия средств на хранении и управлении документами
Обработка и архивирование документов в «бумажной» среде – очень трудоемкий и затратный процесс. Документы приходится готовить, распечатывать, вносить в реестры, а затем хранить в файловых папках в шкафах, количество которых увеличивается из года в год, занимая все больше офисного пространства. К тому же стоимость услуг курьерской службы, с помощью которой документы доставляются контрагентам, составляет минимум 1–1,5 млн сумов в месяц.
С Дидокс вы будете обмениваться документами даже с самыми удаленными партнерами, не задумываясь о расходах на транспортировку, сложностях с курьерами и хранением всех данных.
3. Надежность
Никто не застрахован от различного рода форс-мажоров в виде природных катаклизмов, пожаров, потопов, аварий на предприятии и других непредвиденных обстоятельств. Дидокс обеспечивает максимальную сохранность подписанных документов в условии любых форс-мажоров, используя последние достижения облачных хранилищ. Сохранность гарантируется на 99,999999999%. Это расчетное значение вычислено с учетом вероятностей разных природных катаклизмов и факта, что документы имеют резервное копирование в удаленных друг от друга географических регионах.
4. Безопасность
Каждый пользователь ЭДО подписывает документы с помощью индивидуальной ЭЦП. С помощью ЭЦП предприятие получает гарантию защиты от подделок документов. Владелец не может отказаться от ЭЦП, размещенной под документом, так как для создания корректной подписи нужен закрытый ключ, который имеется лишь у хозяина подписи. Поэтому также легко доказать авторство документа. При использовании ЭЦП без особого труда можно контролировать целостность документа. Например, если при передаче документ дошел до получателя не полностью, то ЭЦП станет недействительной, так как она вычислена лишь для исходного состояния документа. Пользователи системы Дидокс также используют ЭЦП при обмене документами, что гарантирует безопасность и защиту от подделок.
5. Легальность
При бумажном документообороте договоры, счета-фактуры и прочие документы обязательно подписываются руководителем вручную. Нередко процесс затягивается из-за того, что руководства порой нет на месте. С системой Дидокс от Venkon директор или ответственное лицо может подписать документ в любом месте с помощью ноутбука и подключенного Интернета. Электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью, обладают такой же юридической силой, как и их бумажные версии. Это закреплено частью 1 статьи 9 и частью 3 статьи 15 Закона «Об электронной коммерции».
Публикуется на правах рекламы.
