Когда новый год превращается в кошмар

Новый год для большинства людей – долгожданный и радостный праздник, который может стать головной болью для бухгалтеров и обернуться настоящей мигренью для директоров и владельцев бизнеса.

В чем проблема

Сегодня бизнес – это не только умение получать прибыль, но и вес­ти деловую документацию: проводить в срок финансовые операции, закрывать счета, следить за поступлениями средств на счета и перечислениями в бюджет и еще множество других действий, связанных с бумагами. Одним словом – бюрократизм, работать с проявлениями которого нанимают бухгалтера.

Хороший бухгалтер – это находка для компании, но не панацея от бумажной волокиты. Устоявшееся мнение о большей надежности бумажного документа, заверенного печатью и подписью, мешает многим организациям перейти к электронному документообороту. Такой подход существенно усложняет работу бухгалтера: ведь бумаги нередко теряются, затягиваются сроки подписания документов контрагентами, договоры и счета-фактуры закрываются «зад­ним» числом.

«Каждый раз перед Новым годом в бухгалтерии начинается аврал. Все недочеты в документах мы стараемся исправить до наступления праздника. Однако, оформляя все эти бумаги, нередко возникают проблемы: кто-то провел счет-фактуру вовремя, кто-то – нет. Потом нам приходится все подчищать, тратить на это время и нервы. А еще если контрагент не хочет подписывать счет-фактуру нужным нам числом, то начинаются проблемы с перерасчетом и т.д.», – говорит бухгалтер Наталья Васильевна.

Минусы бумажного делопроизводства

Это в первую очередь временные и материальные затраты. Чтобы закрыть счет-фактуру, одной фирме приходится распечатывать ее на бумаге, везти к контрагенту, чтобы подписать, а потом еще ждать около 14 дней, пока доплатят остаток средств. Если это малое предприятие, то ждать доплаты по контракту просто опасно для бизнеса. Кроме этого, если контрагент откажется подписывать счет-фактуру на оставшуюся сумму, то фирма, оказавшая услуги или доставившая товар, слишком поздно узнает о том, что документ не подписан, и, соответственно, понесет значительные финансовые убытки из-за изменений цен на рынке или банальной курсовой разницы.

Еще одна проблема – это долгий процесс согласования до­кументов в больших организациях. Квалифицированный специалист вынужден постоянно обзванивать, ходить с документами на подпись, простаивать в очередях, чтобы поставить подпись и печать у руководства, – по сути, выполнять работу, не требующую специального образования. Так снижается эффективность работы сотрудника, а значит, и всей компании. По данным рейтинга ­Siemens Business Services, специалист тратит 60–70% рабочего времени на подобные согласования.

При бумажном документообороте уходит немало времени и на поиск нужного документа, так как информация чаще всего хранится не в рабочем компьютере, а в архиве в шкафу. Если говорить цифрами, то на поиск необходимых документов сотрудники бухгалтерии тратят до 30% рабочего времени, а 6% всех материалов теряются безвозвратно.

Преимущества электронного документооборота

Существенное сокращение трудозатрат. По статистике, на подготовку, распечатку и подписание 50 однотипных счетов-фактур и актов выполненных работ уходит минимум 1 день одного бухгалтера. Если же использовать электронный документооборот вместо бумажного, то этот же объем работы можно выполнить за 1 час. При этом за час документы не просто подготавливаются, но уже и доставляются контрагентам! Время от распечатки документа до его возврата с подписью контрагента с нескольких дней, а то и недель, может сократиться до нескольких минут.

Экономия денег и расходных материалов. Многим компаниям приходится нанимать курьеров, чтобы развозить документы, – а это 600–800 тысяч сумов ежемесячно. К этим затратам добавляются расходы на бумагу, принтер и прочие канцелярские принадлежности, используемые для подготовки и хранения бумажных документов. Электронный же документооборот избавляет от этих затрат и хлопот по доставке документов!

Гарантия сохранности докумен­тов. Электронный документооборот обеспечивает сохранность созданных документов. Все сведения хранятся в единой базе данных, которая регулярно резервируется. При таком подходе безвозвратно утратить важные документы физически невозможно. Электронный архив обеспечивает грамотную систематизацию и компактное хранение огромного объема данных. Многотомные папки-регистраторы с бумагами, подшитые и бережно хранимые делопроизводителем, легко умещаются на нескольких съемных носителях информации и жестких компьютерных дисках.

Что мешает развитию электронного документооборота в Узбекистане

В Узбекистане сформирована законодательная база для ведения элект­ронного документооборота – это законы «Об электронной коммерции», «О бухгалтерском учете» и «Об электронном документообороте». Электронный документ, подписанный ЭЦП, приравнивается к бумажному и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Тем не менее организации продолжают «наращивать» бумажный архив, пользоваться услугами курьеров и ждать ответа от контрагентов.

Одна из причин, которая тормозит развитие электронного документо­оборота в стране, – это отсутствие необходимого программного обеспечения. В бухгалтерских программах можно сформировать документ согласно требованиям законодательства. Но чтобы он обладал юридической силой, его должны подписать две стороны. Здесь и требуется информационный посредник. Сейчас на ИТ-рынке республики такой сервис разрабатывается и внедряется различными поставщиками, такими как Venkon Group, Unicon.uz, Space Online Genesis и другими. Возможно, в скором будущем мы станем свидетелями революционных решений проблем документооборота на предприятиях и спокойного, предновогоднего настроения руководителей и бухгалтеров.

Venkon Group.

Публикуется на правах рекламы