Norma.uz
Газета НТВ / 2017 год / № 50 / Реклама

Когда новый год превращается в кошмар

 

Новый год для большинства людей – долгожданный и радостный праздник, который может стать головной болью для бухгалтеров и обернуться настоящей мигренью для директоров и владельцев бизнеса.

 

 

В чем проблема

 

Сегодня бизнес – это не только умение получать прибыль, но и вес­ти деловую документацию: проводить в срок финансовые операции, закрывать счета, следить за поступлениями средств на счета и перечислениями в бюджет и еще множество других действий, связанных с бумагами. Одним словом – бюрократизм, работать с проявлениями которого нанимают бухгалтера.

Хороший бухгалтер – это находка для компании, но не панацея от бумажной волокиты. Устоявшееся мнение о большей надежности бумажного документа, заверенного печатью и подписью, мешает многим организациям перейти к электронному документообороту. Такой подход существенно усложняет работу бухгалтера: ведь бумаги нередко теряются, затягиваются сроки подписания документов контрагентами, договоры и счета-фактуры закрываются «зад­ним» числом.

«Каждый раз перед Новым годом в бухгалтерии начинается аврал. Все недочеты в документах мы стараемся исправить до наступления праздника. Однако, оформляя все эти бумаги, нередко возникают проблемы: кто-то провел счет-фактуру вовремя, кто-то – нет. Потом нам приходится все подчищать, тратить на это время и нервы. А еще если контрагент не хочет подписывать счет-фактуру нужным нам числом, то начинаются проблемы с перерасчетом и т.д.», – говорит бухгалтер Наталья Васильевна.

 

 

Минусы бумажного делопроизводства

 

Это в первую очередь временные и материальные затраты. Чтобы закрыть счет-фактуру, одной фирме приходится распечатывать ее на бумаге, везти к контрагенту, чтобы подписать, а потом еще ждать около 14 дней, пока доплатят остаток средств. Если это малое предприятие, то ждать доплаты по контракту просто опасно для бизнеса. Кроме этого, если контрагент откажется подписывать счет-фактуру на оставшуюся сумму, то фирма, оказавшая услуги или доставившая товар, слишком поздно узнает о том, что документ не подписан, и, соответственно, понесет значительные финансовые убытки из-за изменений цен на рынке или банальной курсовой разницы.

Еще одна проблема – это долгий процесс согласования до­кументов в больших организациях. Квалифицированный специалист вынужден постоянно обзванивать, ходить с документами на подпись, простаивать в очередях, чтобы поставить подпись и печать у руководства, – по сути, выполнять работу, не требующую специального образования. Так снижается эффективность работы сотрудника, а значит, и всей компании. По данным рейтинга ­Siemens Business Services, специалист тратит 60–70% рабочего времени на подобные согласования.

При бумажном документообороте уходит немало времени и на поиск нужного документа, так как информация чаще всего хранится не в рабочем компьютере, а в архиве в шкафу. Если говорить цифрами, то на поиск необходимых документов сотрудники бухгалтерии тратят до 30% рабочего времени, а 6% всех материалов теряются безвозвратно.

 

 

Преимущества электронного документооборота

 

Существенное сокращение трудозатрат. По статистике, на подготовку, распечатку и подписание 50 однотипных счетов-фактур и актов выполненных работ уходит минимум 1 день одного бухгалтера. Если же использовать электронный документооборот вместо бумажного, то этот же объем работы можно выполнить за 1 час. При этом за час документы не просто подготавливаются, но уже и доставляются контрагентам! Время от распечатки документа до его возврата с подписью контрагента с нескольких дней, а то и недель, может сократиться до нескольких минут.

Экономия денег и расходных материалов. Многим компаниям приходится нанимать курьеров, чтобы развозить документы, – а это 600–800 тысяч сумов ежемесячно. К этим затратам добавляются расходы на бумагу, принтер и прочие канцелярские принадлежности, используемые для подготовки и хранения бумажных документов. Электронный же документооборот избавляет от этих затрат и хлопот по доставке документов!

Гарантия сохранности докумен­тов. Электронный документооборот обеспечивает сохранность созданных документов. Все сведения хранятся в единой базе данных, которая регулярно резервируется. При таком подходе безвозвратно утратить важные документы физически невозможно. Электронный архив обеспечивает грамотную систематизацию и компактное хранение огромного объема данных. Многотомные папки-регистраторы с бумагами, подшитые и бережно хранимые делопроизводителем, легко умещаются на нескольких съемных носителях информации и жестких компьютерных дисках.

 

 

Что мешает развитию электронного документооборота в Узбекистане

 

В Узбекистане сформирована законодательная база для ведения элект­ронного документооборота – это законы «Об электронной коммерции», «О бухгалтерском учете» и «Об электронном документообороте». Электронный документ, подписанный ЭЦП, приравнивается к бумажному и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Тем не менее организации продолжают «наращивать» бумажный архив, пользоваться услугами курьеров и ждать ответа от контрагентов.

Одна из причин, которая тормозит развитие электронного документо­оборота в стране, – это отсутствие необходимого программного обеспечения. В бухгалтерских программах можно сформировать документ согласно требованиям законодательства. Но чтобы он обладал юридической силой, его должны подписать две стороны. Здесь и требуется информационный посредник. Сейчас на ИТ-рынке республики такой сервис разрабатывается и внедряется различными поставщиками, такими как Venkon Group, Unicon.uz, Space Online Genesis и другими. Возможно, в скором будущем мы станем свидетелями революционных решений проблем документооборота на предприятиях и спокойного, предновогоднего настроения руководителей и бухгалтеров.

 

Venkon Group.

 

Публикуется на правах рекламы

Прочитано: 4737 раз(а)

Комментарии к статье (6)

Ошибка: Xbb_Tags_Quote не найден.
2017-12-14 01:16:58, Гость_:
Электронный документооборот - это конечно хорошо. Сама работаю с компьютером и знаю все его преимущества. Но обязательно распечатываю все документы. Спросите почему? Да элементарно. Выключили электроэнергию, и все, конец всей работе. А свет у нас выключают очень часто, особенно в конце года. А если пришли из налоговой в это время,а то и из прокуратуры, то их абсолютно не интересует, есть у нас свет или нет, им подавай документы. Или вот из собственного опыта: жесткий диск компьютера разлетелся на мелкие кусочки, восстановлению не подлежал, информация содержавшаяся на нем просто исчезла - и основная и за архивированная. И случилось это как всегда в самый "удобный" момент, в конце года.Хорошо что я распечатывала документы в течении года, пришлось повозится только с восстановлением декабря, а то плакал бы мой баланс горючими слезами и бессонными ночами. Так что электроника - это хорошо, но подстраховываться надо. Да и цены на электронную продукцию и ее обслуживание, кусаются.
2017-12-14 15:58:50, Гость_:
Полностью согласна с вами. Не совсем понятно, а авторы статьи считают что электронный документооборот не требует затрат?
2017-12-15 06:07:01, Гость_:
Я  с нетерпением жду того момента, когда вступит в силу этот закон. Дай бог здоровья тем, кто придумал этот закон. Спасибо!
2017-12-29 11:32:40, Гость_:
Гость_
Электронный документооборот - это конечно хорошо. Сама работаю с компьютером и знаю все его преимущества. Но обязательно распечатываю все документы. Спросите почему? Да элементарно. Выключили электроэнергию, и все, конец всей работе. А свет у нас выключают очень часто, особенно в конце года. А если пришли из налоговой в это время,а то и из прокуратуры, то их абсолютно не интересует, есть у нас свет или нет, им подавай документы. Или вот из собственного опыта: жесткий диск компьютера разлетелся на мелкие кусочки, восстановлению не подлежал, информация содержавшаяся на нем просто исчезла - и основная и за архивированная. И случилось это как всегда в самый "удобный" момент, в конце года.Хорошо что я распечатывала документы в течении года, пришлось повозится только с восстановлением декабря, а то плакал бы мой баланс горючими слезами и бессонными ночами. Так что электроника - это хорошо, но подстраховываться надо. Да и цены на электронную продукцию и ее обслуживание, кусаются.

Вы затронули очень важный вопрос "Жесткий диск разлетелся на мелкие кусочки...". Согласно п.13, главы 3, ПКМ 185 от 02.06.16 - "Для обмена электронными документами и электронными сообщениями субъекты электронной коммерции могут на договорной основе пользоваться услугами информационного посредника...", так вот информационный посредник обеспечивает полную сохранность ваших документов!
2017-12-29 11:38:02, Гость_:
Гость_
Полностью согласна с вами. Не совсем понятно, а авторы статьи считают что электронный документооборот не требует затрат?

Затраты на электронный документооборот в десятки раз меньше чем на бумажный. При этом существенной частью затрат бумажного документооборота являются не прямые затраты в виде бумаги и прочих расходных материалов, а трудозатраты по осуществлению этого оборота и время.
2017-12-29 11:40:49, Гость_:
Гость_
Я  с нетерпением жду того момента, когда вступит в силу этот закон. Дай бог здоровья тем, кто придумал этот закон. Спасибо!

Законодательство в этой области полностью сформировано! вот ссылки на НПА:
 
ПКМ 185 от 02.06.16 «О МЕРАХ ПО ДАЛЬНЕЙШЕМУ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ПОРЯДКА ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ СДЕЛОК В ЭЛЕКТРОННОЙ КОММЕРЦИИ» - https://nrm.uz/contentf?doc=467854_postanovlenie_kabineta_ministrov_respubliki_uzbekistan_ot_02_06_2016_g_n_185_o_merah_po_dalneyshemu_sovershenstvovaniyu_poryadka_osushchestvleniya_sdelok_v_elektronnoy_kommercii&products=1_
 
Закон «ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ КОММЕРЦИИ» - https://nrm.uz/contentf?doc=403831_zakon_respubliki_uzbekistan_ot_29_04_2004_g_n_613-ii_ob_elektronnoy_kommercii_(novaya_redakciya_utverjdena_zakonom_ruz_ot_22_05_2015_g_n_zru-385)&products=1_
 
Закон «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ» - https://nrm.uz/contentf?doc=460758_zakon_respubliki_uzbekistan_ot_30_08_1996_g_n_279-i_o_buhgalterskom_uchete_(novaya_redakciya_utverjdena_zakonom_ruz_ot_13_04_2016_g_n_zru-404)&products=1_
 
Приказ МФ «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ДОКУМЕНТАХ И ДОКУМЕНТООБОРОТЕ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ» - https://nrm.uz/contentf?doc=51657_prikaz_ministra_finansov_ot_23_12_2003_g_n_131_ob_utverjdenii_polojeniya_o_dokumentah_i_dokumentooborote_v_buhgalterskom_uchete_(zaregistrirovan_myu_14_01_2004_g_n_1297)&products=1_
 
Закон «О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В НАЛОГОВЫЙ КОДЕКС РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН В СВЯЗИ С ПРИНЯТИЕМ ОСНОВНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ НАЛОГОВОЙ И БЮДЖЕТНОЙ ПОЛИТИКИ НА 2016 ГОД» - https://nrm.uz/contentf?doc=441034_zakon_respubliki_uzbekistan_ot_31_12_2015_g_n_zru-398_o_vnesenii_izmeneniy_i_dopolneniy_v_nalogovyy_kodeks_respubliki_uzbekistan_v_svyazi_s_prinyatiem_osnovnyh_napravleniy_nalogovoy_i_byudjetnoy_politiki_na_2016_god_(prinyat_zakonodatelnoy_palatoy_27_11_2015_g_odobren_senatom_03_12_2015_g_)&products=1_
 
Закон «ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ» - https://nrm.uz/contentf?doc=58080_zakon_respubliki_uzbekistan_ot_29_04_2004_g_n_611-ii_ob_elektronnom_dokumentooborote&products=1_

В этой теме действует премодерация комментариев.
Вы можете оставить свой комментарий.

info!Оставляя свой комментарий на сайте, Вы соглашаетесь с нашими Правилами их размещения.
Гость_
Антибот:

Если Вы заметили ошибку, выделите фрагмент текста, содержащий ошибку, и нажмите Ctrl+Enter.
Сайт разработан в ООО «NORMA», зарегистрирован в Узбекском агентстве по печати и информации 01.06.2018г.
Регистрационное свидетельство № 0406.
Адрес: Узбекистан, 100105, г. Ташкент, Мирабадский р-н, ул. Таллимаржон, 1/1.
Тел. (998 78) 150-11-72. Call-центр:1172. E-mail: admin@norma.uz
Копирование материалов сайта без согласования с администрацией ресурса запрещено.
© ООО «NORMA», 2007-2020 г. Все права защищены.
18+   Яндекс.Метрика