Секреты правильного хранения бухгалтерских документов

Каждая организация обязана хранить бухгалтерские документы. Сохранность документов обеспечивает руководитель организации.

 Статьи 11, 29 Закона «О бухгалтерском учете».

В ходе деятельности любого предприятия образуется большое количество документов – договоры, внутренние локальные акты, бухгалтерские документы, налоговая отчетность, документы по кадрам и многие другие. Некоторые из них предприятие обязано хранить определенное количество лет, некоторые может уничтожить в случае их ненадобности.

При содействии специалистов Центрального государственного архива Республики Узбекистан и Управления по архивному делу г.Ташкента нами разработаны рекомендации по хранению бухгалтерских документов. Думаем, они будут практически полезны нашим читателям.

ХРАНИТЕ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Созданные на предприятии и полученные от партнеров первичные документы со временем теряют свое практическое применение и накапливаются в бухгалтерии. Но это не означает, что их можно выбросить, уничтожить или сдать в пункт приема макулатуры.

Первичные документы имеют свои сроки хранения, установленные законодательством. К примеру, документы, необходимые для определения объектов налогообложения и исчисления налогов, должны храниться не менее 5 лет (ст.41 НК). Такой же срок хранения применяется и к другим документам, связанным с организацией и ведением бухгалтерского учета (ст.29 З-на о бухучете).

Для ряда документов установлены и более длительные сроки хранения. К примеру, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, должны храниться не менее 75 лет.

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документов в течение всего срока их хранения. Для этого из числа штатных сотрудников бухгалтерии приказом руководителя назначьте ответственное лицо, которое будет следить за комплектацией и сохранностью документов.

Если бухгалтерских документов много, можно назначить несколько ответственных лиц, каждое из которых будет отвечать за документы своего участка (направления). Например, по хозяйственным договорам, входящим и исходящим счетам-фактурам, банковской документации и т.д.

КОМПЛЕКТУЙТЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ВИДАМ

Первичные документы, обработанные бухгалтерией, комплектуйте по видам в отдельные папки или регистры. Поименуйте папки: например, документы по учету основных средств, по учету материалов, по учету труда и заработной платы и т.д.

Документы подшивайте в хронологическом порядке: снизу вверх. Это удобно, когда в папку необходимо добавить следующий документ с более поздней датой.

Первичные документы по учету денежных средств (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами и другие) необходимо переплести. В одной подшивке могут содержаться документы за месяц или за квартал в зависимости от их количества (п.27 Положения, рег. МЮ №1297 от 14.01.2004г.).

ОРГАНИЗУЙТЕ МЕСТО ХРАНЕНИЯ

Законченные делопроизводством (исполненные, оплаченные и не используемые в текущей деятельности) первичные документы, включенные в бухгалтерскую и налоговую отчетность, храните отдельно от текущих.

Крупные предприятия, имеющие в обороте большое количество документов, могут создать для их хранения ведомственный архив – отдельное структурное подразделение. При создании ведомственного архива нужно руководствоваться Типовым положением о ведомственном архиве в органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях и организациях Республики Узбекистан (прил. №4 к ПКМ №482 от 30.10.1999г.).

Не все предприятия имеют возможность создать ведомственный архив как отдельное структурное подразделение (ограниченный штат, арендованный офис). Такие предприятия в зависимости от документооборота могут хранить документы в самой бухгалтерии либо выделить для этого отдельную комнату или ее часть.

Если документы негде хранить, их можно сдать в архивные учреждения на временное (депозитарное) хранение. Архивы оказывают такие услуги на платной договорной основе.

СОЗДАЙТЕ ОПТИМАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ

Условия хранения документов должны отвечать противопожарным, охранным и санитарно-гигиеническим нормам в течение всего срока их хранения.

Не допускайте хранения документов в помещениях с высокой влажностью, не защищенных от прямого попадания солнечных лучей и атмосферных осадков.

Во избежание порчи храните документы отдельно от химических, легковоспламеняющихся, горючих и взрывоопасных материалов.

Место хранения оборудуйте специальными средствами хранения и перемещения документов: стеллажами, шкафами, сейфами и др.

ОСОБЕННОСТИ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

К срокам хранения электронных документов предъявляются такие же требования, как и к бумажным.

Обработанные электронные документы можно заархивировать и хранить на самом компьютере. При этом желательно иметь их электронную архивную копию на внешнем носителе: USB-флешке, CD-дисках или съемном жестком диске.

При этом в предусмотренных законодательством случаях (например, при проверках контролирующими органами, при судебных разбирательствах и т.п.) должна быть предусмотрена возможность выдачи и использования копий электронных документов на бумажном носителе.

В частности, такие требования предъявляются к электронной финансовой и налоговой отчетности (Положение, рег. МЮ №2808 от 12.07.2016г.).

Учитывая возможные форс-мажорные обстоятельства (отсутствие электричества, интернет-соединения, порча электронного носителя и т.д.), которые могут помешать воспользоваться электронными документами, целесообразно иметь их архивную копию на бумажном носителе.

Из налоговой и финансовой отчетности на бумажный носитель можно скопировать только годовые отчеты (при отсутствии годовых – квартальные или месячные). Если сдавались уточненные расчеты, достаточно иметь копию последнего уточненного расчета за отчетный год.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ

Каждый документ имеет свой срок хранения. Он зависит от значимости документа и его востребованности в будущем.

Различают документы c временным и постоянным сроками хранения.

К документам временного хранения относятся документы, имеющие определенный срок хранения – 1 год, 5, 10, 75 лет и т.д.

Документы постоянного хранения не имеют сроков хранения. Они бессрочные, их уничтожать нельзя.

Для некоторых  документов сроки хранения установлены на законодательном уровне. Например:

● первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовая и иная отчетность, а также другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, подлежат хранению не менее 5 лет (ст.29 З-на о бухучете);

● документы (в том числе на электронных носителях), являющиеся основанием для определения объектов налогообложения и исчисления налогов и других обязательных платежей, должны храниться до истечения срока исковой давности по налоговому обязательству, то есть не менее 5 лет (ст.41 НК). Такие же сроки хранения применяются и к налоговой отчетности (ст.47 НК).

Сроки хранения документов для предприятий отдельных сфер деятельности утверждены их регуляторами (вышестоящими организациями). Например, сроки хранения документов:

● коммерческих банков указаны в Перечне, утвержденном Центральным банком и Главным архивным управлением при КМ (рег. МЮ №951 от 26.07.2000г.);

● профессиональных участников рынка ценных бумаг – в Положении, утвержденном приказом гендиректора ЦККФРЦБ (рег. МЮ №1915 от 7.03.2009г.).

Другим организациям, не входящим в структуру какого-либо министерства или ведомства, при определении сроков хранения документов Центральный государственный архив рекомендует руководствоваться Типовым перечнем управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Республики Узбекистан, с указанием сроков хранения.

ТИПОВОЙ ПЕРЕЧЕНЬ

Типовой перечень управленческих документов разработан и утвержден Агентством «Узархив» в 2011 году. На сегодняшний день этот Перечень не является официальным документом (он не зарегистрирован в Минюсте). Агентством принимаются меры по присвоению ему статуса нормативно-правового акта.

Но специалисты Центрального госархива считают, что соблюдение сроков хранения документов, указанных в Перечне, обязательно для всех организаций независимо от формы собственности. Так как его обязательное применение предусмотрено пунктом 19 Положения о порядке проведения экспертизы ценности документов (рег. МЮ №2347 от 29.03.2012г.). О том, когда и для чего проводится экспертиза ценности документов, мы рассмотрим ниже.

Министерства и ведомства на основании Типового перечня разрабатывают свои отраслевые перечни документов с указаниями их сроков хранения с учетом специфики деятельности. При этом в отраслевых перечнях сроки хранения документов не должны быть меньше сроков, установленных Типовым перечнем.

Организация, входящая в структуру того или иного министерства или ведомства, должна руководствоваться соответствующим отраслевым перечнем (если таковой имеется). А организации, не принадлежащие к какой-либо отрасли, могут применять указанный Перечень.

В таблице приведены основные бухгалтерские документы и сроки их хранения по Типовому перечню. С полным перечнем документов с указанием сроков их хранения можно ознакомиться в ЭСС «Практическая бухгалтерия» и на сайте nrm.uz.

(выдержка из Типового перечня)

ЕСЛИ ИМЕЮТСЯ РАСХОЖДЕНИЯ В СРОКАХ

В Типовом перечне сроки хранения некоторых документов отличаются от сроков, установленных законодательством.

Например:

1) по указанному Перечню годовые налоговые отчеты подлежат постоянному хранению, квартальные – в течение 3 лет, а месячные – 1 год (ст.344 Перечня). Когда как статьей 47 НК предусмотрен 5-летний срок хранения налоговой отчетности.

По мнению специалистов Центрального госархива, в течение 5 лет налоговая отчетность должна храниться в налоговых органах и у налогоплательщика. После истечения этого срока и при условии завершения ревизий годовые налоговые отчеты должны быть переданы в госархив на постоянное хранение;

2) в Типовом перечне к срокам хранения бухгалтерских документов по хозяйственным операциям (5 лет) установлены дополнительные условия – при завершении ревизий. Это означает, что если на предприятии ревизия не проводилась (а это возможно при нынешней налоговой политике), то документы подлежат хранению более длительный срок, чем это установлено законодательством.

Специалисты Центрального госархива пояснили, что хранить документы необходимо в течение сроков, установленных законодательством, но не менее сроков, указанных в Типовом перечне. Руководитель организации может самостоятельно принять решение уничтожать документы по истечении установленных сроков либо придерживаться сроков Типового перечня. И в случае возникновения споров, разногласий, следственных или судебных дел руководитель организации будет нести персональную ответственность за сохранность документов.

С КАКОГО МОМЕНТА ИСЧИСЛЯЕТСЯ СРОК ХРАНЕНИЯ

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их срока действия.

Если срок действия документа закончился в 2017 году, исчисление его срока хранения начинается с 1 января 2018 года. Например, договор на оказание услуг заключен на 3 года в мае 2014 года. Срок действия договора истек в мае 2017-го. Значит, срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2018 года. Хранить мы его обязаны до 1 января 2023 года.

Если счет-фактура составлен 3 января 2011 года, то установленный срок его хранения – 5 лет – начинается с 1 января 2012 года и истекает 2 января 2017-го.

Годовую налоговую отчетность за 2016 год юрлица обязаны представить не позднее 15 февраля 2017 года (предприятия с иностранными инвестициями – не позднее 25 марта). Установленный 5-летний срок хранения годовой налоговой отчетности за 2016 год будет начинаться с 1 января 2018 года и истечет 2 января 2023 года.

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ДОКУМЕНТЫ ПЕРЕДАЮТСЯ В АРХИВ

До истечения сроков хранения первичные документы должны храниться на предприятии.

Документы передаются в государственный архив в 2 случаях:

● при ликвидации предприятия;

● по истечении сроков хранения документов в ведомственном архиве. Это в основном касается документов Национального архивного фонда (НАФ). О документах НАФ мы расскажем отдельно.

Когда предприятие ликвидируется, то документы подлежат сдаче в госархив в обязательном порядке (ст.41 НК). Ликвидированное юрлицо исключается из госреестра юридических лиц только при наличии документа, подтверждающего передачу документов учреждениям Агентства «Узархив» (п.23 Положения, прил. №1 к ПКМ №482).

В госархив передаются документы постоянного хранения, по личному составу и срок хранения которых не истек.

Например, все процедуры по ликвидации организации (ревизия, взаиморасчеты с бюджетом, закрытие счетов в банке и т.д.) закончены в июле 2017 года. В госархив организация должна будет сдать:

√ документы постоянного хранения (согласно Типовому пе­речню);

√ кадровые документы и документы, связанные с оплатой труда, срок хранения которых 75 лет;

√ первичные бухгалтерские документы за 2012–2017 годы;

√ налоговую отчетность за 2011–2017 годы;

√ другие документы с не истекшим сроком хранения.

При сдаче электронных документов на хранение в госархив носитель электронных документов передается в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести.

В КАКОЙ АРХИВ СДАЮТСЯ ДОКУМЕНТЫ

При ликвидации предприятия документы передаются на хранение именно в государственный архив. В частные архивы их сдавать нельзя.

Такие требования установлены статьей 41 НК, статьей 5 Закона «Об архивном деле», пунктом 33 Положения о порядке добровольной ликвидации и прекращения деятельности субъектов предпринимательства (утв. ПП-630 от 27.04.2007г.), пунктом 12 Положения о Национальном архивном фонде Республики Узбекистан (прил. №1 к ПКМ №482) и другими нормативными актами.

В Узбекистане функционируют госархивы (и их филиалы) рес­публиканского, областного и городского значения. Рекомендуется сдавать документы на хранение в ближайший государственный архив. Такая норма практикуется архивами в целях создания условий для пользователей архивной информацией (то есть для физических и юридических лиц).

ОТБОР ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ СДАЧИ В АРХИВ

Перед сдачей в архив все документы подвергаются экспертизе на их ценность. Экспертиза проводится с целью отбора документов для дальнейшего хранения.

Она проводится специальной экспертной комиссией, которая создается на предприятиях всех форм собственности. Комиссия организует и проводит экспертизу ценности документов, подготовку их к передаче в архив или уничтожению.

Комиссия назначается приказом руководителя организации из квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. В ее состав обязательно включаются работники бухгалтерии, делопроизводства, заведующий архивом (если в организации имеется архив). Для всех предприятий, кроме малых, рекомендовано включать в комиссию также представителя архивного учреждения.

Предприятия, не имеющие своего ведомственного архива и, соответственно, завархивом, в комиссию могут включить лиц, ответственных за комплектование и хранение документов.

Отбор документов проводится в соответствии с Положением о порядке проведения экспертизы ценности документов (рег. МЮ №2347 от 29.03.2012г.).

В процессе экспертизы документы разделяются на следующие группы:

● документы постоянного хранения;

● ценные и уникальные документы (если таковые имеются);

● документы с не истекшим сроком хранения более 10 лет;

● документы с не истекшим сроком хранения менее 10 лет;

● документы, подлежащие уничтожению.

Каждая группа документов (кроме подлежащих уничтожению) подшивается в дела не более 250 листов и толщиной не более 4 см.

По каждой группе документов, передаваемых на архивное хранение, оформляются описи дел (документов) в 3 экземплярах.

По уничтожаемым документам оформляется акт о выделении документов на уничтожение.

Передача документов в архив оформляется актом приема-передачи документов на хранение (по форме прил. №1 к Положению, прил. №1 к ПКМ №101 от 5.04.2012г.). Акт составляется в 2 экземплярах. Один остается в архиве, другой – в организации (источнике комплектования). Вместе с архивными документами в архив передаются 3 экземпляра описи дел (документов).

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Выделенные к уничтожению документы можно передать на утилизацию или сдать в пункты приема макулатуры. В этом случае при передаче документов оформляется накладная, где указываются дата, вес и количество передаваемой бумаги.

Уничтожаемые документы могут содержать конфиденциальную информацию или сведения. Организации, не желающие передавать документы в переработку в целом (читаемом) виде, могут предварительно измельчить их шредером.

Измельчение большого количества бумаги бытовым шредером займет много времени. В этом случае можно передать документы предприятиям, использующим бумагу в качестве вторсырья и применяющим для измельчения бумаги промышленное оборудование. В присутствии комиссии или ответственных лиц организации можно проследить за процессом уничтожения (измельчения) переданных документов.

Уничтожать документы путем сжигания законодательством не запрещено. При этом необходимо соблюсти все меры противопожарной безопасности. Организации, имеющие собственную котельную, могут использовать уничтожаемые документы в качестве топлива.

Выбранный способ уничтожения необходимо указать в акте уничтожения документов.

УЧЕТ РАСХОДОВ НА ХРАНЕНИЕ

В бухучете расходы, связанные с организацией и хранением архивных документов, списываются на расходы периода и отражаются на счете 9420 «Административные расходы» (Инструкция, прил. №2  к НСБУ №21, рег. МЮ №1181 от 23.10.2002г.).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ХРАНЕНИЯ

Законодательством не предусмотрены прямые меры ответственности за нарушение именно правил хранения документов. Но так как сроки хранения документов установлены Законом «О бухгалтерском учете» (ст.29), необеспечение их сохранности в течение этих сроков будет квалифицироваться как нарушение законодательства о бухучете.

Отсутствие бухгалтерских документов (без уважительной причины) может быть расценено как их умышленное уничтожение. За это должностные лица организации (руководитель, главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 175-1 «Нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности» КоАО с наложением штрафа в размере:

● от 5 до 10 МРЗП – за первое нарушение;

● от 10 до 20 МРЗП – за повторное нарушение в течение года после применения административного взыскания.

Уничтожение документов, подтверждающих реализацию товаров (работ, услуг), также считается одним из признаков умышленного сокрытия, занижения прибыли (дохода) или других объектов налогообложения (п.6 пост. ПВС №8 от 31.05.2013г.). При подтверждении факта умышленного уничтожения документов должностные лица организации могут быть привлечены и к уголовной ответственности по статье 184 «Уклонение от уплаты налогов или других обязательных платежей» УК.

Музаффар МИРЗАГАНИЕВ, эксперт «Norma Online».