Кадровая документация непременно должна вестись на предприятиях, в учреждениях, организациях всех форм собственности и независимо от численности работников. Эти документы прямо либо косвенно названы в Трудовом кодексе и должны быть у каждого работодателя.
Руководитель, в частности, в соответствии с ТК обязан иметь трудовые договоры с работниками (ч.3 ст.1, ст.ст.72–75 ТК), вести трудовые книжки (ст.81 ТК), табельный учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником, в том числе и сверхурочных работ (ч.2 ст.125 ТК), утверждать график очередности отпусков (ст.144 ТК), правила внутреннего трудового распорядка (ст.174 ТК), соблюдать уровень условий оплаты труда (ч.2 ст.153 ТК).
Составление, оформление и ведение кадровой документации также регламентируют соответствующие законодательные и иные нормативные акты:
√ Закон «Об акционерных обществах и защите прав акционеров»;
√ Положение о порядке приема педагогических работников на работу в высшие образовательные учреждения на конкурсной основе (утв. ПКМ №20 от 10.02.2006г.);
√ постановление КМ «О мерах по совершенствованию организации надомного труда и повышению ответственности руководителей органов государственной власти на местах и хозяйственного управления за выполнение параметров его развития» (№146 от 1.07.2008г.);
√ Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек (рег. МЮ №402 от 29.01.1998г.);
√ постановление Пленума ВС «О применении судами законодательства, регулирующего прекращение трудового договора (контракта)» (№12 от 17.04.1998г.) и т.д.
Во многих организациях кадровая служба является отдельным структурным подразделением. В небольших организациях работу кадровой службы выполняет, как правило, секретарь или бухгалтер.
Документы, которые обязательно должны быть в отделе кадров:
♦ штатное расписание;
♦ трудовой договор (контракт);
♦ должностные инструкции работников;
♦ положение об отделе;
♦ приказы (распоряжения) о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении трудового договора (контракта);
♦ личная карточка (форма №Т-2);
♦ график отпусков;
♦ табель учета использования рабочего времени;
♦ правила внутреннего трудового распорядка;
♦ трудовая книжка;
♦ локальные акты по охране труда;
♦ книги ведения учета трудовых книжек;
♦ документы, требуемые при приеме на работу (ст.80 ТК);
♦ положение об условиях оплаты труда.
Кадровую документацию условно можно разделить на несколько видов:
организационные документы – положение о кадровой службе, должностные инструкции работников этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание;
распорядительные документы – приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учет, оценку и т.д.;
информационные документы – протоколы заседания аттестационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.
В кадровом делопроизводстве документирование трудовой деятельности работников обязательно и требует большого количества документов, правила составления и оформления которых достаточно сложны. Но тем не менее документы, которые фиксируют все данные о трудовой деятельности, чрезвычайно важны для каждого работника.
При подготовке кадровой документации, и прежде всего приказов по личному составу, необходимо руководствоваться статьями ТК. Кодекс прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений. Например: трудовой договор заключается в письменной форме (ст.74 ТК); прием на работу оформляется приказом работодателя. Основанием для издания приказа является заключенный с работником трудовой договор. Приказ объявляется работнику под расписку (ст.82 ТК); работодатель обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших на предприятии свыше 5 дней, за исключением совместителей (ст.81 ТК), и т.д.
Действующие нормативно-правовые акты регламентируют работу с конкретными видами кадровых документов. Так, порядок ведения, учета и выдачи трудовых книжек описаны в Инструкции №402. В дальнейшем в нее вносились изменения и дополнения, коснувшиеся: индивидуальных предпринимателей; граждан Республики Узбекистан, осуществлявших трудовую деятельность за рубежом; лиц, поступающих на работу по совместительству; выдачи трудовых книжек по заявлению работников на срок не более 5 дней; студентов, учащихся, аспирантов (стажеров-исследователей-соискателей), докторантов (старших научных сотрудников-соискателей) и клинических ординаторов; безработных лиц.
Процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, требуют создания соответствующих документов. Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии: прием, перевод и прекращение трудового договора; предоставление отпусков; командирование.
Абдусалам Рискуллаев, эксперт «Norma Online».
