В связи с освоением нового вида деятельности ООО (плательщик ЕНП) приняло на работу сотрудников, чья работа будет связана с разъездами. Руководство предприятия решает вопрос о доплатах или выдаче им проездных карточек. В связи с этим возникли вопросы.
Есть ли минимальные или максимальные ограничения в размере выплат за разъездной характер работы?
Как их оформить документально и учесть в налогах?
Руководитель и главный бухгалтер ООО.
- Порядок выплаты надбавок за разъездной характер работ регулируется Положением о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ на предприятиях, в организациях и учреждениях независимо от вида деятельности и форм собственности (приложение к постановлению Минтруда от 17.11.1992 г. N 11/30, далее - Положение). Им определены следующие категории работников, которым положена надбавка за разъездной характер работ:
выполняющие работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения предприятия, в связи с поездками в нерабочее время от места нахождения предприятия (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно;
постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер работ.
Нормы выплаты надбавки установлены в зависимости от характера работ:
при разъездах, связанных с выполнением работ в пути, - 1,5%, а работникам, обслуживающим пассажирские поезда, почтово-багажные поезда, вагоны-рестораны (кафе-буфеты) в пассажирских поездах и почтовые вагоны, - 3% месячной тарифной ставки или должностного оклада за сутки;
работникам, если они находятся в разъездах 12 и более дней в месяц, - 20% месячного должностного оклада (тарифной ставки), а если менее 12 дней в месяц - 1,5% месячного должностного оклада (тарифной ставки) за сутки;
в случаях, когда поездки в нерабочее время от места нахождения предприятия (его подразделения) или сборного пункта до места работы и обратно за день составляют не менее 3 часов, надбавка устанавливается в размере до 20% месячной тарифной ставки (оклада), а не менее 2 часов - до 5% месячной тарифной ставки (оклада). Конкретный размер надбавки устанавливается коллективным (трудовым) договором;
надбавка в размерах 1,5 и 3% за каждые сутки выплачивается с момента выезда до возвращения к месту нахождения предприятия, в котором работник работает. При этом время, проведенное работниками в поезде (за исключением обслуживающих пригородные поезда), составляющее более 12 часов, но менее 24-x, учитывается как одни сутки.
Надбавка выплачивается пропорционально фактическому количеству дней поездок к месту работы и обратно. Но при этом ее месячный размер во всех случаях не должен превышать минимального размера заработной платы (на сегодняшний день - 79 590 сумов).
Сумма надбавки в пределах норм, установленных Положением, является расходом работодателя и не признается доходом работника (пункт 8 части второй статьи 171 НК). Соответственно, выплаты в пределах норм не повлияют на налоги с сотрудников (НДФЛ и страховые взносы) и вашей организации (ЕСП).
По решению руководителя предприятие вправе выплачивать надбавки и сверх установленных норм, но со сверхнормативной суммы должны быть удержаны НДФЛ и страховые взносы, а также начислен ЕСП, поскольку эта сумма признается доходом работника в виде оплаты труда (пункт 5 статьи 174 НК).
Документально выплату надбавок за разъездной характер работ следует оформить следующим образом. Специалист отдела кадров (иной структуры, занимающейся подобными вопросами) составляет перечень профессий, должностей и категорий работников, чья работа связана с разъездами, с указанием размера надбавки (5, 20% от должностного оклада и т.д.) и представляет руководителю на рассмотрение. При необходимости вносятся коррективы, после чего перечень утверждается отдельным приказом руководителя.
Вариант выдачи проездной карточки для служебных разъездов в городском пассажирском транспорте взамен надбавки за разъездной характер работ работникам также не увеличит налоговых обязательств (ЕСП, НДФЛ и страховые взносы). Расходы на покупку этих карточек не признаются доходами работников в соответствии с пунктом 4 части второй статьи 171 НК, если данные расходы обоснованы и подтверждены документально. Проездные карточки выдаются по ведомости, составленной по утвержденному приказом руководителя перечню сотрудников, работа которых связана со служебными разъездами.
Ответы подготовили
специалисты “Norma Ekspert”.
