Вести личные дела сотрудников Трудовой кодекс не обязывает. Такая обязанность есть только в отношении определенных категорий работников, например, госслужащих. Однако ведение личных дел помогает систематизировать кадровую информацию, получать сведения о работнике и необходимых документах в короткие сроки.
Какие правила соблюдать
при ведении личных дел
Формируйте личное дело каждого работника с того момента, как приняли его на работу, и в течение всей трудовой деятельности, вплоть до увольнения. В личном деле храните документы, которые связаны с трудовой деятельностью работника.
В личное дело включаются:
• персональные данные работника;
• трудовой договор;
• приказы о приеме на работу и прекращении трудовых отношений;
• приказы о переводах;
• результаты аттестации и т. д.
Работодатель должен не просто оформить все документы личного дела, но и правильно его вести. Личное дело работника – конфиденциальный документ, поэтому доступ к нему должен быть ограничен.
Сотрудники имеют право знать содержание своего личного дела. Работник вправе обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему документы, связанные с его трудовой деятельностью (ст. 117 ТК).
Закрытие личного дела оформляют в день, когда с работником прекращают трудовой договор, а его документы передают на архивное хранение.
В личных делах хранят персональные данные работника. Работодатель обязан соблюдать требования по их защите – обеспечить их безопасность и конфиденциальность (N ЗРУ-547 от 02.07.2019 г.).
Как оформить личное дело работника
Заведите отдельную папку и заполните титульный лист.
На титульном листе личного дела сотрудника укажите:
• название организации;
• название отдела, где будет работать новый специалист;
• номер личного дела;
• Ф.И.О. работника;
• дату начала работы.
Какие документы должны быть
в составе личного дела
Работодатель самостоятельно решает, какие документы будут находиться в личном деле работника –
с учетом специфики своей деятельности. Порядок, форму, состав личного дела утверждайте самостоятельно в локальных актах.
Личные карточки Т-2 храните отдельно.
В личное дело их не вкладывают.
Документы в личное дело складывайте в хронологическом порядке: первыми будут документы о трудоустройстве – заявление, трудовой договор, приказ. Последним – приказ о прекращении трудового договора.
Заполните внутреннюю опись документов, что находятся в деле. Эту опись нужно составлять сразу, как будет сформирована папка, то есть в день приема сотрудника на работу.
Опись составляйте в виде перечня: укажите номер документа, название и номера листов дела, которые он занимает.
Новые документы работника также вносите во внутреннюю опись. Саму опись помещают в папку к остальным документам. При этом опись можно приклеить к внутренней лицевой стороне обложки личного дела.
Храните в папке личного дела документы, которые относятся к трудовой деятельности работника или необходимы для подтверждения различных сведений о нем, например:
• согласие на обработку персональных данных;
• соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
• анкета, заполненная сотрудником при трудоустройстве;
• личный листок по учету кадров;
• дополнения к личному листку;
• трудовой договор и допсоглашения к нему;
• должностная инструкция;
• копии приказов о приеме, о внутренних переводах;
• договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
• характеристики и письма от прежних работодателей;
• различные заявления, которые писал сотрудник в период своей работы;
• данные об аттестации и т. д.
СИТУАЦИЯ. Заявление при приеме на работу
Нужно ли брать с работника письменное заявление о приеме на работу или это не обязательно?
– Нет, это не обязательно. ТК не устанавливает такого требования.
Однако, если вы берете заявление о приеме на работу у соискателей – это не нарушение. Вложите его в личное дело работника. Главное – у вас в любом случае должен быть заключен с работником трудовой договор, так как только он будет основанием для приказа о приеме на работу (ч. 1 ст. 127 ТК).
В отдельных случаях работник предоставляет работодателю дополнительные документы при трудоустройстве на определенную должность. Например, если работа предполагает обязательные медосмотры, то к общему пакету прикладывается медицинское заключение о профпригодности работника.
Три условия, при которых можно хранить личную информацию о человеке, определяет Закон «О персональных данных» (N ЗРУ-547 от 02.07.2019 г., ст. 176 ТК):
• работник сам дал письменное согласие;
• четко обозначены цели обработки и хранения;
• сведения не избыточны относительно целей.
Когда обновлять личное дело
В личном деле работодатель отмечает изменения, которые связаны с трудовой деятельностью работника. Также важно регулярно его обновлять. К примеру, если за период работы у сотрудника изменились данные или появились новые, то личное дело нужно обновить.
Обновите личное дело работника, если:
• с работником заключили дополнительное соглашение;
• оформили приказ о переводе его на другую должность;
• поощрили работника либо привлекли его к дисциплинарному взысканию;
• работник прошел периодический медосмотр и т. д.
Если у работника появились новые документы, внесите их в личное дело и внутреннюю опись.
Какие документы нельзя хранить
в личном деле
Не храните в личном деле копии личных документов сотрудников, чтобы исключить претензии при проверках. После того как получили документы от работника, проверили, отметили у себя необходимую информацию, верните их сотруднику.
Так, в личном деле нельзя хранить копии:
1) паспорта;
2) военного билета;
3) диплома об образовании;
4) свидетельства о заключении или расторжении брака;
5) свидетельство о рождении ребенка.
За нарушения, связанные с обработкой и хранением персональных данных, должностное лицо могут оштрафовать в размере 50 БРВ (ст. 33 N ЗРУ-547 от 02.07.2019 г.,
ст. 46-2 КоАО).
Какие ошибки могут быть
при ведении личных дел
На практике при ведении документов часто допускают следующие ошибки:
• не вкладывают в личное дело: трудовой договор, медсправки, документы об образовании;
Документы об образовании берите у работника и храните их в личном деле, если для выполнения работы требуется соответствующая квалификация.
• включают в личное дело документы, которых в нем быть не должно;
• передают личные дела сторонним организациям и лицам.
Вести личные дела не обязательно, кроме личных дел госслужащих.
Если храните в личных делах копии личных документов работников – это основание для того, чтобы привлечь работодателя к административной ответственности. За нарушение законодательства о персональных данных должностное лицо могут оштрафовать в размере 50 БРВ (ст. 33 N ЗРУ-547 от 02.07.2019 г., ст. 46-2 КоАО).
При проверке трудовая инспекция или специалист ГТИ могут потребовать актуальную документацию по каждому работнику, а работодатель обязан ее предоставить. Это документы, которые подтверждают, что работодатель соблюдает обязательные требования ТК: трудовые договоры, приказы об их заключении, изменении, прекращении, а также уведомления работников, должностные инструкции и пр.
Таким образом, несмотря на то что работодатель не обязан вести личные дела, это помогает систематизировать информацию о работниках, получать данные о работе и необходимых документах в кратчайшие сроки.
Гулрух НИЯЗМЕТОВА,
старший специалист Управления
по международным связям,
Юрий ФЕОКТИСТОВ,
эксперт «Нормы».