Как сформировать административные расходы

Административные расходы включаются в прочие расходы в строке 030 приложения N 2 (2.1) к Расчету налога на прибыль.

Учитывайте их по дебету счета  9420  «Административные расходы».

Все расходы подтверждайте первичными документами  (ст. 305 НК).

Состав административных расходов

В состав административных расходов включите  (разд. 2.2. Положения, прил. к ПКМ N 54
от 05.02.1999 г.): 

 Как учитывать административные расходы 

Расходы на оплату труда административного персонала
и социальный налог

Определите их аналогично расходам на оплату труда и социального налога по производственному персоналу.

В административные расходы включите только оплату труда административного персонала: руководителя, бухгалтерской, кадровой службы и  т.  п., а  также сумму социального налога, начисленного на их ФОТ.

Если работник совмещает административную работу, к примеру, с производственной, определите размеры оплаты каждого вида работы в трудовом договоре с  ним. Отнесите оплату каждого вида работы к соответствующим видам затрат.

Расходы на аренду, содержание и ремонт основных средств административного назначения

Определите их аналогично таким же расходам по производственным ОС.

К административным расходам отнесите только расходы, связанные с ОС административного назначения. Если объект ОС одновременно используется в административных и других целях, распределите затраты. Например, если часть здания отведена под производство, а часть – под офис, распределите общие затраты по зданию пропорционально площади, используемой в производственных и административных целях. То же касается и затрат на  амортизацию.

Страхование работников
и имущества административного назначения

Страхование может быть обязательным и добровольным.

Вы должны страховать гражданскую ответственность:

• работодателя;

• владельцев транспортных средств (при их наличии).

Работодатель обязан страховать свою гражданскую ответственность по возмещению вреда, причиненного жизни или здоровью работника в связи с  трудовым увечьем, профессиональным заболеванием или иным повреждением здоровья, связанным с исполнением им трудовых обязанностей (N ЗРУ-210 от 16.04.2009 г.).

Заключите договор страхования в течение 15  рабочих дней со дня госрегистрации предприятия. За неисполнение этой обязанности   на должностных лиц   налагается штраф в размере от 10 до 15  БРВ (ст. 49-2 КоАО).

Если у вас есть служебный автотранспорт,   нужно застраховать гражданскую ответственность владельца транспортного средства (N ЗРУ-155 от 21.04.2008 г.). Оформите страховку в течение 10 дней со дня возникновения права владения автотранспортом.

Вы также можете добровольно застраховать своих работников и имущество административного назначения. Для этого оформите договор со страховой компанией, выбрав возможные страховые риски.

По договору страхования вы оплачиваете страховую премию, получая страховой полис на определенный срок.

С 1 сентября 2024 года  (п. 1 N ПП-108 от 01.03.2024 г.):

•  все договоры страхования (перестрахования) и страховые полисы обязательно регистрируются (оформляются) в Единой автоматизированной информационной системе;

•  отменяется практика оформления страховых полисов только в бумажной форме;

•  неоформление страховых полисов в Единой системе является основанием для признания их недействительными.

Стоимость страховки списывайте на административные расходы равными долями в течение срока действия страхового полиса.

ПРИМЕР. Как учесть расходы на страхование 

Предприятие застраховало гражданскую ответственность работодателя на 12  000  тыс. сум. сроком на 1  год. Оно ежемесячно включает в административные расходы 1/12 стоимости страховки  – 1 000  тыс.  сум.

Бухгалтерский учет:

Расходы на обязательное страхование являются вычитаемыми, так как обусловлены требованиями законодательства  (ч. 4 ст. 305 НК).

Расходы на добровольное страхование в пользу других лиц – невычитаемые (п. 25 ст. 317 НК).

Добровольное страхование в пользу предприятия может быть вычитаемым расходом, если оно экономически обоснованно (ст. 305 НК).

Для обоснования необходимости в добровольных видах страхования отразите в налоговой учетной политике цель и перечень страховых случаев, а также объекты страхования.

Добровольное страхование работников является невычитаемым расходом (п. 25 ст. 317 НК,  п. 3 ст. 317 НК).

Затраты на  командировки управленческого персонала

Отнесите их к административным расходам. К ним относится оплата:

• проезда к месту командировки и обратно;

• жилья;

• суточных за время нахождения в командировке;

• других расходов.

Для расчета командировочных расходов воспользуйтесь:

• Положением  о служебных командировках на территории Республики Узбекистан (прил. к ПКМ N 424 от 02.08.2022 г.);

• Положением  о порядке выдачи средств на командировочные расходы при командировках работников министерств, ведомств, предприятий и организаций за пределы Республики Узбекистан (рег. МЮ N 2730 от 19.11.2015 г.).

Работник должен представить вам авансовый отчет в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки.

Включайте командировочные расходы
в административные расходы на дату представления авансового отчета, а  не  выдачи аванса.

Представительские расходы

К представительским отнесите расходы по приему и обслуживанию:

• лиц, с которыми устанавливаете или поддерживаете взаимное сотрудничество;

• участников, прибывающих на заседания органов управления и контроля предприятия.

Это расходы на:

• проведение официального приема;

• транспортное обеспечение;

• питание и проживание указанных лиц;

• оплату услуг переводчика.

Представительские расходы вычитаются при расчете налога на прибыль, если являются экономически оправданными, т.  е. связаны с получением дохода или направлены на сохранение или развитие бизнеса  (ч. 4 ст. 305 НК).

В новой редакции Налогового кодекса отсутствует определение представительских расходов. Поэтому для обоснования их экономической оправданности определите в учетной политике цели и перечень таких расходов.

СИТУАЦИЯ. Лицу, в сотрудничестве с которым вы заинтересованы, вручается ценный подарок 

В случае вручения лицу, в сотрудничестве с которым вы заинтересованы, ценного подарка, его стоимость может рассматриваться как доход физлица в виде материальной выгоды  (ст. 376 НК)  и невычитаемый расход для предприятия  (п. 3 ст. 317 НК).

СИТУАЦИЯ. Лицу, в сотрудничестве с которым вы заинтересованы, вручается образец продукции 

Вручение лицу, в сотрудничестве с которым вы заинтересованы, образца продукции, требующей продвижения, не относится к  представительским расходам. Отнесите ее стоимость на расходы по рекламе, обоснуйте передачу образца приказом и актом списания  (ст. 305 НК).

Расходы по бесплатному предоставлению помещений предприятиям общепита

Эти расходы возникают, когда таким образом вы решаете вопрос организации питания своих работников.

Они могут включать:

• содержание и ремонт данных помещений;

• оплату труда работников, ответственных за их уборку и охрану;

• социальный налог от ФОТ этих работников;

• оплату коммунальных услуг и электроэнергии;

• другие расходы.

Учитывайте их по дебету счета  9420  «Административные расходы».

Расходы по бесплатному предоставлению помещений предприятиям общественного питания, оплата стоимости коммунальных услуг за  эти предприятия – это невычитаемый расход  (п. 2 ст. 317 НК).

Материальные затраты административного назначения

Не путайте их с производственными материальными затратами, а также связанными с реализацией. Хотя порядок учета материальных затрат тот же, что и в производстве.

К материалам, используемым в административных целях, отнесите:

• горюче-смазочные материалы для служебного автотранспорта;

• любое имущество, не относящееся к ОС, используемое административным персоналом (канцтовары, бумага, расходные материалы для офисной техники и  т.  п.).

Дильшод СУЛТАНОВ,

эксперт по финансовому учету
и налогообложению,

Наталья МЕМЕТОВА,

эксперт «Нормы».