У нас частная компания с численностью штата порядка 200 человек. На все предприятие – один инспектор по кадрам. Текучесть кадров – высокая, объем работы – колоссальный. Директор отказывается увеличивать штат и брать еще одного специалиста по кадрам.
Существуют ли какие-то нормы нагрузки на 1 кадровика? Какую численность штата он должен обслуживать?
– Действующее законодательство не устанавливает нормативы численности специалистов по кадрам. Работодатели вправе решать этот вопрос самостоятельно.
Конечно, здесь нужен разумный подход с учетом специфики организации. Существенно увеличивают нагрузку кадровика:
• производственная деятельность предприятия;
• рабочие места с вредными условиями труда, где необходимы медосмотры;
• регулярное обучение и аттестация персонала;
• воинский учет;
• сдача отчетов в органы по труду и статистики и т. д.
Слишком высокая нагрузка на специалиста кадровой службы порождает риск ошибок и упущений в его работе. А это в свою очередь может повлечь за собой несоблюдение отдельных требований трудового законодательства, нарекания от контролирующих органов и административные штрафы.
Еще один риск заключается в «человеческом факторе»: кадровик, как и остальные работники, может уйти на больничный, в отпуск, уехать в командировку и т. п. Но кадровую работу в связи с этим никто не отменяет. В этот период может понадобиться оформить какую-либо кадровую процедуру – срочно принять или уволить работника и т. п. В такой ситуации зачастую возникают трудности с заменой кадровика тем специалистом, который сможет грамотно все оформить, в том числе в ЕНСТ.
Что делать кадровику, которого перегрузили работой
1. Если вы сообщаете руководителю о перегрузке, нехватке времени, других проблемах и связанных с ними рисках, делайте это в письменной форме. Например, в докладной записке.
Нелишним будет обратиться в профсоюзный комитет или иной представительный орган работников, если он есть на предприятии.
Если в будущем встанет вопрос о вашем профессиональном несоответствии, у вас будут доказательства того, что вы не справляетесь с работой не по своей вине, а по объективным причинам.
2. Инициируйте нормирование вашего труда в качестве специалиста по кадрам. Для этого сделайте примерный расчет временных затрат на каждую кадровую процедуру. Полученные результаты покажут, сколько задач выполняет кадровик и сколько времени на них уходит.
Глава 16 Трудового кодекса посвящена нормированию труда.
Для справки
Нормирование труда – это установление уравновешенных соотношений между результатами труда и мерой его оплаты. Они позволяют в условиях данного производства:
• определить максимально допустимое количество времени для выполнения конкретной работы или операции;
• определить оптимальное соотношение между численностью работников различных категорий (групп) и количеством оборудования (ст. 272 ТК).
Статья 273 ТК определяет виды норм труда: нормы времени, выработки, обслуживания, численности работников и т. д. В частности, дается понятие нормы обслуживания. Это установленное количество единиц оборудования, площадей территорий и объектов оказания услуг, которое должно обслуживаться одним работником или группой работников соответствующей численности и квалификации при определенных организационно-технических условиях в течение смены.
Разработку норм труда осуществляет работодатель на основе анализа затрат труда на выполнение работниками трудовых функций в конкретных организационно-технологических условиях труда (ч. 1 ст. 274 ТК).
Введение, замена и пересмотр норм труда определяются в коллективном договоре, а при его отсутствии осуществляются работодателем по согласованию с профсоюзным комитетом или иным представительным органом работников.
Как посчитать нагрузку кадровика
Выполните хронометраж: в течение минимум месяца, а лучше – 2–3 месяцев, чтобы учесть естественные колебания нагрузки. Посчитайте, какие виды работы вы выполняете в течение рабочего дня и сколько времени уходит в среднем на 1 кадровую процедуру.
Например, при приеме на работу на ознакомление работника с локальными нормативными актами уходит 10 минут, на составление трудового договора – 15 минут, на регистрацию сотрудника в ЕНСТ на my.mehnat.uz – 10 минут, заполнение личной карточки формы Т-2 – 20 минут, ознакомление работника с трудовым договором, приказом и Т-2 – 10 минут.
Полученные результаты сложите и получите общее количество времени, потраченного на процедуру приема 1 сотрудника. Затем определите примерное количество таких процессов за месяц и умножьте на время их выполнения.
К примеру:
• общее время, необходимое для оформления приема 1 нового сотрудника, – 120 минут;
• среднее количество таких процедур в месяц – 15;
• итого: 120 × 15 = 1 800 минут (или 30 часов, или 3,75 рабочих дня).
И так придется просчитать все кадровые процедуры: увольнение, переводы, оформление больничных, заполнение табеля учета рабочего времени и т. д.
Дело трудоемкое, но оно того стоит, поскольку позволит наглядно – на языке цифр – показать работодателю ваш рабочий процесс и отсечь вопросы нерадивости, низкой профессиональной компетентности и т. п.
В последующем после введения норм труда работодатель обязан создавать все необходимые условия для их выполнения, в частности обеспечить технической и другой необходимой для работы документацией, оборудованием, техсредствами (ст. 276 ТК).
Ленара Хикматова,
юрист, эксперт «Нормы».