В ходе общения с налоговыми органами бухгалтеру приходится писать пояснительные и объяснительные записки. Важно понимать, что объяснительная записка – это не то же самое, что докладная или заявление. Вы ничего не заявляете, не просите налоговую инспекцию рассмотреть какую-то спорную ситуацию, не делаете выводов, вы просто отражаете случившееся.
Бланк объяснительной записки официально не утвержден, поэтому она пишется в свободной форме. При составлении объяснительной не употребляйте просторечия и ненормативные выражения. Пишите кратко и односложно, чтобы сказанное вами нельзя было истолковать двояко. Пишите от своего имени, то есть от первого лица. Старайтесь соблюдать последовательность и хронологию событий. В конце обязательно поставьте подпись и дату.
Записка излагает точку зрения ее составителя, объясняя причины происходящего, которые привели к неприятным и неизбежным последствиям. В большей части объяснительная в налоговую доступно разъясняет содержание другого документа. В этом случае она прикрепляется к основному документу как приложение.
При выявлении проблем в ходе выездной проверки инспекторы вправе потребовать у вас объяснительную записку, которая укажет и определит причины и следствия возникших обстоятельств. Вы, конечно, можете устно все объяснить, но в этом случае к материалам проверки невозможно будет приобщить ваши слова. Объяснительная же будет приобщена. Прежде чем передать ее проверяющему, снимите для себя копию. Во-первых, у вас будет доказательство, что вы ее писали, во-вторых, вы всегда сможете прочесть ее, чтобы вспомнить, о чем вы писали.
ПРИМЕР 1. Ответ на вопрос инспектора
правильно составленной объяснительной
С расчетного счета предприятия были произведены платежи по контракту за обучение студента, который не является сотрудником предприятия.
Инспектор просит пояснить, на каком основании предприятие платит за постороннее лицо. Главный бухгалтер в объяснительной записке пояснил, что студент – сын сотрудника предприятия. Сотрудник обратился с просьбой оплатить за него контракт. И в счет погашения долга с сотрудника ежемесячно удерживается определенная сумма.
К объяснительной записке он приложил документы, подтверждающие этот факт.
Правильно составленная объяснительная поможет разъяснить порядок и правильность действий или выявить уважительные причины, которые привели к нарушениям. А в этом случае появляется возможность избежать штрафных санкций или снизить их до минимума, предусмотренного законодательством.
При написании объяснительной записки придерживайтесь обязательного стандартного расположения: вверху – «шапка», затем – наименование документа, далее – основная часть с описанием причины сложившейся ситуации, снизу – подпись и дата.
В подобных документах используйте деловой и официально-деловой стиль. Им свойственны лаконичность, отсутствие эмоционального фона, использование канцеляризмов и профессиональной терминологии. При любых обстоятельствах излагайте информацию правдиво, указывайте достоверные факты.
В основной части документа сначала укажите выявленные инспекторами несоответствия или нарушения, допущенные вами. Далее изложите лаконично причины, которые привели к несоблюдению правил. Если необходимо, то опишите меры, которые в дальнейшем будут предприняты вами, чтобы избежать повторения подобных нарушений.
Налоговые инспекторы требуют представить подробное объяснение, если в отчетах за налоговый период фиксируется постоянная убыточность предприятия. В этом случае объяснительную приходится писать бухгалтеру, так как именно он сдает отчеты. Сама по себе убыточность не является нарушением. Если вы убедительно поясните причины, приведшие к убытку, то вопрос отпадет сам собой.
ПРИМЕР 2. Снятие вопросов инспектора правильно
составленной объяснительной
Предприятие приобрело в собственность здание для расширения производства. Собственных средств для покупки не хватало, поэтому был взят кредит в банке.
При оформлении кредита необходимо обеспечить его сумму залоговой массой, то есть недвижимостью. Предоставленная недвижимость должна быть застрахована.
Заключили договор страхования. А страховку нельзя оформить, пока не будет оценки недвижимости. Провели оценку. Перечисленные операции оказались намного дороже, чем предполагалось. Услуги нотариуса и госпошлина тоже стоят дорого.
Ничего незаконного не сделано, а предприятие оказалось с убытком.
Описав в объяснительной эту ситуацию, вы пояснили инспектору, откуда у вас убытки. И доказали, что не совершали ничего незаконного.
При составлении объяснительной записки не переносите ответственность на других. Помните, чем больше людей вы привлечете к рассмотрению возникшей ситуации, тем больше информации получат налоговые органы. Не пишите ничего лишнего, прямо не касающегося конкретного случая. Все написанное вами может быть использовано против вас.
Элеонора МАЗУРОВА, Альберт САФИН,
эксперты ООО «Norma».
