Norma.uz
Газета Норма / 2020 год / № 50 / Юридические консультации

Рудимент бумажного документооборота

 

Контрагент, с которым ваше предприятие заключает договор, отказывается ставить печать, объясняя это тем, что у него ее просто нет. Другой партнер поставил на договоре факсимильную подпись директора и на ваше возмущение заявил, что вы же не возражаете, когда заключаете договоры с сотовыми компаниями, а в них всегда стоят факсимиле. Действительны ли такие документы и как можно работать без печати и с факсимиле, расскажут эксперты компании «Norma»: адвокат Элеонора Мазурова и юрист Альберт Сафин.

 

Нужна ли предприятию печать или нет, достаточно ли факсимиле вместо подписи

Начиная с 2015 года требование иметь круглую печать компании субъектам малого бизнеса стало необязательным (п. 18 Программы, утв.
УП-4725 от 15.05.2015 г.)
. С 1 марта 2019 года полностью отменили для всех субъектов предпринимательства заверение документов печатью предприятия (п. 3 ПП-4160 от 5.02.2019 г.). Использовать печать предприниматель может, но по своему усмотрению.

Практика же показывает другую картину. Оказалось, не так просто отказаться от печати и перейти на электронное заверение документов.

 

И все-таки печать это уже рудимент, от которого надо избавляться

Ни одна государственная организация не вправе требовать с предприятия заверять печатью какие-либо документы (п. 3 ПП-4160). Поэтому во все нормативные акты внесены изменения, и там, где была формулировка с проставлением печати, добавлено – «при ее наличии». Вроде все понятно, и законодательно печать не нужна. АО, ООО, ЧП теперь вправе иметь печать, но не обязаны (ч. 6 ст. 3 З-на «Об акционерных обществах и защите прав акционеров»; ч. 4 ст. 5 З-на «Об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью»; ст. 6 З-на «О частном предприятии»), и это уже прямо свидетельствует о том, что работать можно и без печати.

Необходимость проставлять печать на заключаемых договорах оговаривается как законодательством, так и соглашением сторон. К конкретным договорам могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки. Например, заключение его на бланке определенной формы, скрепление печатью и др. В этом случае предусматриваются последствия несоблюдения этих требований (ч. 5 ст. 107 ГК). То есть формально заверять печатью договор необходимо только тогда, когда это прямо оговорено в самом договоре.

Другой вопрос, что на практике многие руководители и бухгалтеры, работая по давно устоявшимся правилам, не воспринимают договор как документ, если на нем нет печати. У них создается впечатление, что договор без печати могут подделать. Хотя если кто-то и задался целью сфальсифицировать документ, для него и печать будет не помеха при сегодняшних технических возможностях.

Имеется и другой нюанс. Если ваш контрагент заинтересован в заключении с вами договора, то он пойдет на уступки и не будет требовать от вас проставления печати в договоре. Совсем другая ситуация, когда вы заинтересованы в сделке, а потенциальный партнер не принимает договор без заверения печатью. Это создает дополнительные препоны для малого и среднего бизнеса.

Если же смотреть на перспективы развития документооборота в Узбекистане, то электронный документооборот уже набирает силу и вытесняет из нашей жизни бумажную форму. В настоящее время можно спокойно через операторов, с помощью ЭЦП заключить практически любой договор, выписать доверенность, выставить электронный счет-фактуру. И, как мы знаем, электронный счет-фактура уже обязателен для всех, кроме сделок, связанных с государственной тайной (пп. 10, 12 Положения, прил. N 2 к ПКМ N 489 от 14.08.2020 г.).

Печати же – это рудимент прошлого времени, когда они действительно были необходимы. Именно поэтому Положение о порядке изготовления, хранения и пользования печатями и штампами (рег. МЮ N 1077 от 27.10.2001 г.) признано утратившим силу. Однако и сейчас некоторые руководители воспринимают печать как некую «власть». Пока он не достанет печать из сейфа и не утвердит документ, сделка не состоится. И неважно, насколько «горит» вопрос и присутствует ли директор на работе.

Необходимо понимать, что отмена печатей и переход на электронный документооборот только облегчат работу и ускорят рабочие процессы. Особенно когда законодательные нормы по этому вопросу будут окончательно отработаны.

 

Печать нужна, так как она обеспечивает дополнительную защиту бизнеса

В идеальном виде договор между предприятиями руководители должны подписывать в присутствии друг друга. В жизни же это практически не соблюдается, так как такой порядок отнимает слишком много времени. Люди, заключающие договор, не встречаются и даже незнакомы. И в этой ситуации печать предприятия выступает гарантом того, что договор подписал именно директор. При отсутствии печати нет уверенности, что договор не подписан рядовым сотрудником исходя из своих личных корыстных побуждений. Конечно, впоследствии это все выяснится, но будет потрачено несоизмеримо много времени, сил и нервов по возврату товара, денежных средств и т. д. А если мошенник уже использовал ваш товар или потратил денежные средства, то придется приложить еще больше усилий по возврату вашей собственности.

И, получается, пока будет существовать бумажная форма договоров, от печатей отказаться сложно. И гораздо правильнее дополнительно подстраховаться и настоять на проставлении печати. Другое дело – электронный договор, подписанный с двух сторон электронными цифровыми подписями. В этом случае печати «отомрут» сами, как ненужный и устаревший аксессуар. По-этому нет необходимости резко отказываться от печатей. Переход должен быть постепенный и плавный.

 

В каких случаях можно пользоваться факсимиле

На самом деле, использование факсимильной печати достаточно ограничено. И в большинстве документов ее использование недопустимо. Но законодательного прямого запрета факсимиле нет. Запреты прописаны на конкретные случаи. Например, в пункте 22 Положения о безналичных расчетах в Республике Узбекистан (рег. МЮ N 3229 от 13.04.2020 г.) говорится, что платежные документы должны быть подписаны лицами, расписавшимися в личной карточке. Подписание платежных документов с использованием копирующих средств способом факсимиле запрещается.

Также в пункте 9 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий нотариусами (рег. МЮ N 3113 от 4.01.2019 г.) указано, что документы для совершения нотариальных действий не принимаются нотариусами, если в них проставлен оттиск факсимильной подписи. Нельзя использовать факсимиле и в документах, сдаваемых консулу для совершения нотариальных действий (п. 17 Инструкции, рег. МЮ N 2191 от 31.01.2011 г.).

Запрещено использовать факсимиле в карточках с образцами подписей, сдаваемых в банк (п. 34 Инструкции, рег. МЮ N 1948 от 27.04.2009 г.).

И в пункте 17 Инструкции о порядке проведения судебной экспертизы в судебно-экспертных учреждениях Министерства юстиции Республики Узбекистан (рег. МЮ N 2202 от 2.03.2011 г.) указано, что на экспертизу должны быть представлены документы, содержащие сведения, относящиеся к предмету судебной экспертизы. Но при этом не допускается представление факсимильных экземпляров и светокопий.

А теперь остановимся на том, в каких случаях можно использовать факсимиле:

при подписании договора, если это не противоречит законодательству или требованию вашего контрагента

  • (ч. 2 ст. 107 ГК);
  • в актах выполненных работ или оказанных услуг (если в них не предусмотрена передача ТМЦ), письмах и иных деловых документах при условии согласования этого вопроса с контрагентом;
  • в локальных актах вашего предприятия.

Если вы хотите ввести в документооборот факсимиле подписи директора, то:

  • издайте приказ о назначении лица или нескольких лиц, которым предоставляется право его использования, оформите на них доверенность;
  • определите в приказе категории локальных документов, на которых может проставляться факсимиле, а также случаи, когда применять его запрещается;
  • при необходимости утвердите инструкцию, регулирующую порядок применения факсимильной печати.

Но не забывайте: есть ряд документов, где должна стоять личная подпись директора или главного бухгалтера. Например, претензия, предъявляемая контрагенту, должна подписываться руководителем или его заместителем (ч. 4 ст. 17 З-на
«О договорно-правовой базе деятельности хозяйствующих субъектов»)
. А это значит, что в претензии должна стоять именно «живая» подпись. Первичные учетные документы и бухгалтерские регистры подписываются только собственноручно (ст. ст. 13–15 З-на «О бухгалтерском учете»). Доверенность на представителя предприятия в суде должна быть подписана руководителем или иным уполномоченным учредительными документами лицом (ч. 2 ст. 62 ЭПК). А исковое заявление остается без рассмотрения, если оно не подписано лицом, имеющим право его подписывать (п. 3 ст. 107 ЭПК). То есть и в этих случаях требуется личная подпись, а не факсимиле.

Прочитано: 1829 раз(а)

В этой теме действует премодерация комментариев.
Вы можете оставить свой комментарий.

info!Оставляя свой комментарий на сайте, Вы соглашаетесь с нашими Правилами их размещения.
Гость_
Антибот:

Если Вы заметили ошибку, выделите фрагмент текста, содержащий ошибку, и нажмите Ctrl+Enter.
Сайт разработан в ООО «NORMA», зарегистрирован в Узбекском агентстве по печати и информации 01.06.2018г.
Регистрационное свидетельство № 0406.
Адрес: Узбекистан, 100105, г. Ташкент, Мирабадский р-н, ул. Таллимаржон, 1/1.
Тел. (998 78) 150-11-72. Call-центр:1172. E-mail: admin@norma.uz
Копирование материалов сайта без согласования с администрацией ресурса запрещено.
© ООО «NORMA», 2007-2024 г. Все права защищены.
18+   Яндекс.Метрика