почему пора переходить на электронный документооборот?
Бизнесу выгоден перевод документооборота в цифровой вид и в облачное хранилище. Но многие компании все еще не решаются отказаться от бумаг. Разработчики нового сервиса безбумажного, юридически значимого документооборота «Дидокс» от компании Venkon объясняют, почему настало время перейти на цифру и как это поможет вашему бизнесу.
Проблемы и риски, которые несет в себе бумажный документооборот:
- долгий процесс подготовки и обработки документов. Чтобы закрыть сделку, бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет его с курьером контрагенту. Контрагент получает документ, делает вручную его проводку в своей системе, подписывает, ставит печать и возвращает копию. Весь процесс занимает как минимум несколько дней;
- вероятность потери и неправильное составление документов. Очень часто стороны проводят денежные операции без оригиналов договоров и счетов-фактур, а затем не могут найти их. Результат – не признанная законом сделка. Кроме того, если в документах допущена ошибка при составлении, они не принимаются к исполнению. Они должны быть составлены заново, что приводит к потере времени, средств и часто доверия партнеров;
- большое количество бумажной документации на хранении. Рост числа клиентов увеличивает и количество документов на фирме. В итоге компании приходится заводить собственный бумажный архив, который покрывается пылью и занимает много рабочего пространства: от нескольких шкафов в кабинете до забитых стеллажами с папками помещений;
- много времени тратится на поиск документов. Найти нужный договор и счет-фактуру в кипе бумаг – совсем непросто. Квалифицированные специалисты тратят немало усилий и рабочего времени, чтобы просто найти документ. Пользы компании от этого никакой.
Плюсы электронного документооборота:
1. Чтобы обменяться счетами-фактурами в сервисе «Дидокс», требуется не более 3 минут: вы заполняете форму документа, подписываете его ЭЦП и высылаете контрагенту. Кроме того, не нужно платить зарплату курьеру или оплачивать почтовые услуги.
2. Работать с электронными документами быстрее и удобнее. А риск, что они потеряются в пути, равен нулю. Допустить ошибку при оформлении договора или счета-фактуры невозможно – все формы документов в «Дидокс» составлены в соответствии с последними требованиями законодательства.
3. Не нужно хранить тонны бумаг в офисе. Вместо бесконечных шкафов с папками – свободное рабочее пространство, которое можно организовать для удобства сотрудников.
4. В сервисе «Дидокс» найти нужный договор можно за пару минут: достаточно вбить нужное слово или фразу. Все документы находятся на расстоянии клика, получить доступ к любому из них можно везде, где есть Интернет.
И еще один плюс электронного документооборота от «Дидокс». Он легко интегрируется с 1С. Если вы работаете с этой системой учета, то загружать документы можно прямо из 1С.
Чтобы начать пользоваться услугами сервиса «Дидокс», нужно несколько простых шагов: зарегистрироваться на сайте сервиса, отправить заявку на присоединение к системе и подключить к ней действующую электронную цифровую подпись.
Публикуется на правах рекламы.
