Ҳар бир ташкилот бухгалтерия ҳужжатларини бут сақлаши шарт. Ҳужжатларнинг бут сақланишини ташкилот раҳбари таъминлайди.
«Бухгалтерия ҳисоби тўғрисида»ги Қонуннинг 11, 29-моддалари.
Ҳар қандай корхона фаолияти давомида кўп сонли ҳужжатлар – шартномалар, ички локал ҳужжатлар, бухгалтерия ҳужжатлари, солиқ ҳисоботлари, кадрлар бўйича ҳужжатлар ва бошқа кўплаб ҳужжатлар тузилади. Уларнинг айримларини корхона муайян йиллар давомида сақлаши шарт, айримларини керак бўлмаган ҳолда йўқ қилиши мумкин. Ўзбекистон Республикаси Марказий давлат архиви ва Тошкент шаҳар Архив иши бошқармаси мутахассислари кўмагида бухгалтерия ҳужжатларини сақлашга доир тавсияларни ишлаб чиқдик. Улар ўқувчиларимизга амалий жиҳатдан фойдали бўлади, деган фикрдамиз.
БОШЛАНҒИЧ ҲУЖЖАТЛАР САҚЛАНИШИ КЕРАК
Корхонада тузилган ва ҳамкорлардан олинган бошланғич ҳужжатлар вақт ўтиб амалда қўлланмайди ва бухгалтерияда тўпланиб қолади. Бироқ бу уларни ташлаб юбориш, йўқ қилиш ёки макулатура қабул қилиш пунктига топшириш мумкинлигини англатмайди.
Бошланғич ҳужжатлар қонун ҳужжатларида белгиланган сақлаш муддатларига эга. Мисол учун, солиқ солиш объектларини аниқлаш ва солиқларни ҳисоблаб чиқариш учун зарур ҳужжатлар камида 5 йил сақланиши керак (Солиқ кодексининг 41-моддаси). Бухгалтерия ҳисобини ташкил этиш ҳамда юритиш билан боғлиқ бошқа ҳужжатларга ҳам худди шундай муддат қўлланади («Бухгалтерия ҳисоби тўғрисида»ги Қонуннинг 29-моддаси).
Бир қатор ҳужжатлар учун узоқроқ сақлаш муддатлари ҳам белгиланган. Мисол учун, иш ҳақини ҳисоблаш ва тўлаш билан боғлиқ ҳужжатлар камида 75 йил сақланиши керак.
Ташкилот раҳбари ҳужжатларни сақлаш муддати давомида уларнинг бут сақланишини таъминлаши шарт. Бунинг учун раҳбар буйруғи билан бухгалтериянинг штатдаги ходимлари орасидан масъул шахсни тайинланг, у ҳужжатларнинг жамланиши ва сақланишини кузатиб боради.
Бухгалтерия ҳужжатлари кўп бўлса, бир нечта масъул шахсни тайинлаш мумкин, уларнинг ҳар бири ўз участкасидаги (йўналишидаги) ҳужжатлар учун жавоб беради. Масалан, хўжалик шартномалари, кирувчи ва чиқувчи ҳисобварақ-фактуралар, банк ҳужжатлари бўйича ва ҳ.к.
ҲУЖЖАТЛАРНИ ТУРЛАРИГА КЎРА БУТЛАНГ
Бухгалтерия ишлов берган бошланғич ҳужжатларни алоҳида папкалар ёки регистрларда турларига кўра жамланг. Папкаларни номланг: масалан, асосий воситаларни ҳисобга олиш, материалларни ҳисобга олиш, меҳнат ва иш ҳақини ҳисобга олиш ҳужжатлари ва ҳ.к.
Ҳужжатларни хронологик тартибда: пастдан тепага қаратиб тикинг. Папкага яқин санада чиқарилган навбатдаги ҳужжатни қўшиш зарурати туғилганда бу қулай бўлади.
Пул маблағларини ҳисобга олишга доир бошланғич ҳужжатлар (касса ордерлари, аванс ҳисоботлари, банк кўчирмалари уларга тааллуқли ҳужжатлар билан биргаликда ва бошқалар) муқоваланиши лозим. Битта йиғмажилдда сонига қараб ойлик ёки чораклик ҳужжатлар бўлиши мумкин (АВ томонидан 14.01.2004 йилда 1297-сон билан рўйхатдан ўтказилган Низомнинг 27-банди).
САҚЛАШ ЖОЙИНИ ТАШКИЛЛАШТИРИНГ
Иш юритиш якунланган (ижро этилган, ҳақи тўланган ва жорий фаолиятда қўлланмайдиган), бухгалтерия ва солиқ ҳисоботларига киритилган бошланғич ҳужжатларни жорий ҳужжатлардан алоҳида сақланг.
Оборотида кўп сонли ҳужжатлар бўлган йирик корхоналар уларни сақлаш учун идоравий архив – алоҳида таркибий бўлинма ташкил этишлари мумкин. Идоравий архив ташкил этаётганда Ўзбекистон Республикаси давлат ҳокимияти ва бошқаруви органлари, корхоналар, муассасалар ва ташкилотлардаги идоравий архив тўғрисида намунавий низомга (ВМнинг 30.10.1999 йилдаги 482-сон қарорига 4-илова) риоя этиш лозим.
Барча корхоналар ҳам алоҳида таркибий бўлинма сифатида идоравий архив (чекланган штат, ижарага олинган офис) ташкил этиш имконига эга бўлмайди. Бундай корхоналар ҳужжатлар айланмасига қараб ҳужжатларни бухгалтериянинг ўзида сақлашлари ёхуд бунинг учун алоҳида хона ёки унинг бир қисмини ажратишлари мумкин.
Ҳужжатларни сақлашга жой бўлмаса, уларни вақтинча (депозитар) сақлаш учун архив муассасаларига топшириш мумкин. Архивлар шартномага асосан пул эвазига бундай хизматларни кўрсатадилар.
МАҚБУЛ ШАРОИТ ЯРАТИНГ
Ҳужжатларни сақлаш шароити уларни сақлаш муддати давомида ёнғинга қарши, муҳофаза ва санитария-гигиена нормаларига жавоб бериши шарт.
Намлик юқори бўлган, қуёш нурлари ва атмосфера ёғин-сочинлари тўғри тушишидан ҳимояланмаган хоналарда ҳужжатлар сақланишига йўл қўйманг.
Шикаст етмаслиги учун ҳужжатларни кимёвий, тез алангаланадиган, ёнувчи ва портлаш хавфи бўлган материаллардан алоҳида сақланг.
Сақлаш жойини ҳужжатларни сақлаш ва кўчириш учун махсус воситалар: токчалар, шкафлар, сейфлар ва бошқалар билан жиҳозланг.
ЭЛЕКТРОН ҲУЖЖАТЛАРНИ САҚЛАШ ХУСУСИЯТЛАРИ
Электрон ҳужжатларни сақлаш муддатларига қоғоздагилари сингари талаблар қўйилади.
Ишлов берилган электрон ҳужжатларни архивлаштириш ва компьютернинг ўзида сақлаш мумкин. Бунда ташқи ташувчи: USB-флешка, CD-дисклар ёки олинадиган қаттиқ дискда уларнинг электрон архив нусхасини олиб қўйган маъқул.
Қонун ҳужжатларида назарда тутилган ҳолларда (масалан, назорат органлари текширув ўтказганда, иш судда кўрилаётганда ва ҳ.к.) электрон ҳужжатлар нусхаларини қоғоз ташувчида бериш ва улардан фойдаланиш имконияти назарда тутилган бўлиши керак.
Хусусан, электрон молиявий ва солиқ ҳисоботларига шундай талаблар қўйилади (АВ томонидан 12.07.2016 йилда 2808-сон билан рўйхатдан ўтказилган Низом).
Электрон ҳужжатлардан фойдаланишга халал бериши мумкин бўлган эҳтимолий форс-мажор ҳолатларни (электр бўлмаслиги, интернетга уланмаганлик, электрон ташувчининг шикастланиши ва ҳ.к.) инобатга олиб, уларнинг қоғоз ташувчидаги архив нусхасига эга бўлиш мақсадга мувофиқ.
Солиқ ва молиявий ҳисоботлардан фақат йиллик ҳисоботлар (йиллик ҳисоботлар бўлмаганда – чораклик ёки ойлик) нусхасини қоғоз ташувчига кўчириш мумкин. Агар аниқлаштирилган ҳисоб-китоблар топширилган бўлса, ҳисобот йили учун охирги аниқлаштирилган ҳисоб-китоб нусхасига эга бўлишнинг ўзи кифоя.
САҚЛАШ МУДДАТЛАРИ
Ҳар бир ҳужжат сақлаш муддатига эга. У ҳужжатнинг аҳамиятлилиги ва келгусида талаб этилишига боғлиқ.
Вақтинча ва доимий сақлаш муддатига эга ҳужжатлар бўлади.
Вақтинча сақланадиган ҳужжатларга муайян муддат – 1 йил, 5, 10, 75 йил ва ҳ.к. сақланадиган ҳужжатлар киради.
Доимий сақланадиган ҳужжатлар сақлаш муддатларига эга бўлмайди. Улар муддатсиз, уларни йўқ қилиш мумкин эмас.
Айрим ҳужжатлар учун сақлаш муддатлари қонун даражасида белгиланган. Масалан:
● бошланғич ҳисоб ҳужжатлари, бухгалтерия ҳисоби регистрлари, молиявий ҳисобот ва бошқа ҳисоботлар, шунингдек бухгалтерия ҳисобини ташкил этиш ҳамда юритиш билан боғлиқ бошқа ҳужжатлар камида 5 йил сақланади («Бухгалтерия ҳисоби тўғрисида»ги Қонуннинг 29-моддаси);
● солиқ солиш объектларини аниқлаш, солиқлар ва бошқа мажбурий тўловларни ҳисоблаб чиқариш учун асос бўлган ҳужжатлар (шу жумладан электрон ташувчиларда) солиқ мажбурияти бўйича даъво қилиш муддати тугагунига қадар, яъни камида 5 йил сақланади (Солиқ кодексининг 41-моддаси). Солиқ ҳисоботига ҳам худди шундай сақлаш муддатлари қўлланади (Солиқ кодексининг 47-моддаси).
Айрим фаолият соҳаларидаги корхоналар учун ҳужжатларни сақлаш муддатлари уларнинг регуляторлари (юқори турувчи ташкилотлар) томонидан тасдиқланган. Масалан, ҳужжатларни сақлаш муддатлари:
● тижорат банклари учун Марказий банк ва ВМ ҳузуридаги Бош архив бошқармаси томонидан тасдиқланган Рўйхатда (АВ томонидан 26.07.2000 йилда 951-сон билан рўйхатдан ўтказилган);
● қимматли қоғозлар бозори профессионал иштирокчилари учун – ҚҚБФМНҚМ бош директорининг буйруғи билан тасдиқланган Низомда (АВ томонидан 7.03.2009 йилда 1915-сон билан рўйхатдан ўтказилган) кўрсатилган.
Марказий давлат архиви муайян вазирлик ёки идора таркибига кирмайдиган бошқа ташкилотларга ҳужжатларни сақлаш муддатларини белгилашда сақлаш муддатларини кўрсатган ҳолда Ўзбекистон Республикаси ташкилотлари фаолиятида тузиладиган бошқарув ҳужжатлари намунавий рўйхатига амал қилишни тавсия этади.
НАМУНАВИЙ РЎЙХАТ
Бошқарув ҳужжатларининг намунавий рўйхати «Ўзархив» агентлиги томонидан ишлаб чиқилган ва 2011 йилда тасдиқланган. Бугунги кунда ушбу Рўйхат расмий ҳужжат ҳисобланмайди (у Адлия вазирлигида рўйхатдан ўтказилмаган). Агентлик унга норматив-ҳуқуқий ҳужжат мақомини бериш чораларини кўрмоқда.
Бироқ Марказий давлат архиви мутахассисларининг фикрича, Рўйхатда кўрсатилган ҳужжатларни сақлаш муддатларига риоя этиш мулкчилик шаклидан қатъи назар барча ташкилотлар учун мажбурий. Сабаби унинг мажбурий қўлланиши Ҳужжатларнинг қимматлилигини аниқлаш экспертизасини ўтказиш тартиби тўғрисидаги низомнинг (АВ томонидан 29.03.2012 йилда 2347-сон билан рўйхатдан ўтказилган) 19-бандида назарда тутилган. Ҳужжатларнинг қимматлилигини аниқлаш экспертизаси қачон ва нима учун ўтказилишини қуйироқда кўриб чиқамиз.
Вазирликлар ва идоралар Намунавий рўйхат асосида, фаолият хусусиятини ҳисобга олиб, уларни сақлаш муддатларини кўрсатган ҳолда ҳужжатларнинг ўз тармоқ рўйхатларини ишлаб чиқадилар. Бунда тармоқ рўйхатларида ҳужжатларни сақлаш муддатлари Намунавий рўйхатда белгиланган муддатлардан кам бўлмаслиги керак.
У ёки бу вазирлик ёхуд идора таркибига кирувчи ташкилот тегишли тармоқ рўйхатига (агар мавжуд бўлса) амал қилиши лозим. Биронта тармоққа мансуб бўлмаган ташкилотлар эса кўрсатилган Рўйхатни қўллашлари мумкин.
Жадвалда асосий бухгалтерия ҳужжатлари ва Намунавий рўйхатга кўра уларни сақлаш муддатлари акс эттирилган. Ҳужжатларнинг сақлаш муддатлари кўрсатилган тўлиқ рўйхати билан «Амалий бухгалтерия» («Практическая бухгалтерия») ЭМТ ва nrm.uz сайтида танишиш мумкин.
(Намунавий рўйхатдан кўчирма)
|
Модда рақами
|
Ҳужжатларнинг турлари
|
Ҳужжатларни сақлаш муддатлари
|
Изоҳ
|
|
310
|
Ташкилотнинг бухгалтерия ҳисоботлари ва баланслари, уларга тушунтириш хатлари: а) йиллик жамлама б) йиллик в) чораклик |
Доимий Доимий 5 йил |
Йиллик ҳисоботлар бўлмаганда – доимий
|
|
311
|
Топшириш, тақсимлаш, тугатиш баланслари ва иловалари, уларга тушунтириш хатлари
|
Доимий
|
|
|
312
|
Баланслар ва ҳисоботларга (йиллик) таҳлилий ҳужжатлар (жадваллар, ёзувлар, маърузалар)
|
Доимий
|
|
|
313
|
Баланслар ва ҳисоботлар тасдиқланганлиги ва аниқлаштирилганлиги тўғрисидаги ёзишмалар
|
5 йил
|
|
|
326
|
Хўжалик операцияси амалга оширилганлиги далилини қайд этган ва бухгалтерия ёзувлари учун асос бўлган бошланғич ҳужжатлар ва уларга иловалар (касса, банк ҳужжатлари, банкларнинг хабарномалари ва ўтказма талаблари; банкларнинг кўчирмалари, валюта счётларидан кўчирмалар, блок-счётлар, авизо, ишга нарядлар, табеллар, мол-мулк ва материаллар қабул қилинганлиги ва топширилганлиги ҳамда ҳисобдан чиқарилганлиги тўғрисидаги далолатномалар, ҳисобварақ-фактуралар, чек дафтарчалари корешоклари, товар-моддий бойликларни ҳисобга олувчи квитанциялар ва юкхатлар, аванс ҳисоботлари, товар ҳисоботлари ва б.)
|
5 йил
|
Башарти тафтишлар якунланган бўлса. Низолар, ихтилофлар юзага келганда, тергов ва суд ишларида якуний қарор чиқарилгунча сақланади
|
|
331
|
Ҳисоб-китоб (ҳисоб-китоб-тўлов) қайдномалари
|
5 йил
|
Шахсий счётлар бўлмаганда – 75 йил
|
|
332
|
Инвентарь карточкалари ва асосий воситаларни ҳисобга олиш дафтарлари
|
5 йил
|
Асосий воситалар тугатилгандан кейин
|
|
334
|
Пул суммалари ва товар-моддий бойликларни олишга ишончномалар (шу жумладан бекор қилинган ишончномалар)
|
5 йил
|
Башарти тафтишлар якунланган бўлса
|
|
336
|
Ҳисоб регистрлари (бош китоб, журналлар, мемориал ордерлар, ишлов бериш жадваллари ва б.)
|
5 йил
|
Башарти тафтишлар якунланган бўлса. Низолар, ихтилофлар юзага келганда, тергов ва суд ишларида якуний қарор чиқарилгунча сақланади
|
|
337
|
Бажарилган ишлар қабул қилинганлиги тўғрисидаги ҳужжатлар (далолатномалар, маълумотномалар, счётлар), ҳисобварақ-фактуралар
|
5 йил
|
|
|
338
|
Ўқув таътиллари ҳақини тўлаш, солиқлар бўйича имтиёзлар олиш учун бухгалтерияга тақдим этиладиган маълумотномалар ва бошқалар
|
5 йил
|
|
|
342
|
Ташкилотнинг асосий фондларини қайта баҳолаш, асосий воситалари эскиришини аниқлаш, мол-мулки қийматини баҳолаш тўғрисидаги ҳужжатлар (баённомалар, далолатномалар, ҳисоботлар)
|
Доимий
|
|
|
344
|
Солиқлар бўйича ҳисоботлар: а) йиллик б) чораклик в) ойлик |
Доимий 3 йил 1 йил |
Йиллик ҳисоботлар бўлмаганда – доимий. Чораклик ҳисобот бўлмаганда – 5 йил |
|
347
|
Валюта масалалари бўйича ҳужжатлар (буюртманомалар, далолатномалар, маълумотномалар, ёзишмалар)
|
5 йил
|
|
|
349
|
Асосий воситалар, мол-мулк, бинолар ва иншоотлар, товар-моддий бойликлар инвентаризацияси тўғрисидаги ҳужжатлар (инвентаризация комиссиялари йиғилишлари баённомалари, инвентаризация рўйхатлари, далолатномалар, солиштирма қайдномалар)
|
5 йил
|
Башарти тафтишлар якунланган бўлса. Низолар, ихтилофлар юзага келганда, тергов ва суд ишларида якуний қарор чиқарилгунча сақланади
|
|
354
|
Асосий воситалар эскирганини аниқлаш далолатномалари, қайдномалари
|
Доимий
|
|
|
355
|
Бинолар, иншоотлар ва асбоб-ускуналарнинг паспортлари
|
5 йил
|
Асосий воситалар тугатилгандан кейин
|
|
357
|
Ташкилотлар молиявий-хўжалик фаолияти тафтишдан ўтказилганлиги, шу жумладан касса, солиқлар тўғри ундирилганлиги текширилганлиги тўғрисидаги ҳужжатлар (далолатномалар, маълумотномалар, ахборотлар, ёзма докладлар) ва б.
|
5 йил
|
Башарти тафтишлар якунланган бўлса. Низолар, ихтилофлар юзага келганда, тергов ва суд ишларида якуний қарор чиқарилгунча сақланади
|
|
359
|
Шартномалар, битимлар (хўжалик, операцион)
|
5 йил
|
Башарти тафтишлар якунланган бўлса, шартноманинг амал қилиш муддати тугагач
|
|
360
|
Бир марталик ишлар учун хусусий шахслар билан тузилган шартномалар, меҳнат келишувлари
|
75 йил
|
|
|
364
|
Моддий жавобгарлик тўғрисидаги шартномалар
|
5 йил
|
Моддий жавобгар шахс ишдан бўшатилгандан кейин
|
|
366
|
Ссудалар берилганлиги ва қайтариб олинганлиги тўғрисидаги ёзишмалар
|
5 йил
|
Ссуда сўндирилгандан кейин
|
|
367
|
Солиқ органларида ҳисобга қўйганлик тўғрисидаги хабарлар (далиллар)
|
3 йил
|
Ҳисобдан чиқарилгандан кейин
|
|
380
|
Хорижий хизмат сафарларига чет эл валютаси сарфланганлиги тўғрисидаги оператив ҳисоботлар
|
10 йил
|
|
МУДДАТЛАР ФАРҚЛАНГАНДА
Намунавий рўйхатда айрим ҳужжатларни сақлаш муддатлари қонун ҳужжатларида белгиланган муддатлардан фарқ қилади.
Масалан:
1) кўрсатилган Рўйхатга биноан, йиллик солиқ ҳисоботлари доимий, чораклик ҳисоботлар – 3 йил давомида, ойлик ҳисоботлар эса – 1 йил сақланиши лозим (Рўйхатнинг 344-моддаси). Солиқ кодексининг 47-моддасида эса солиқ ҳисоботини 5 йил сақлаш муддати назарда тутилган.
Марказий давлат архиви мутахассисларининг фикрича, солиқ ҳисоботи солиқ органлари ва солиқ тўловчида 5 йил давомида сақланиши керак. Ушбу муддат тугагач, башарти тафтишлар якунланган бўлса, йиллик солиқ ҳисоботлари доимий сақлаш учун давлат архивига топширилиши шарт;
2) Намунавий рўйхатда хўжалик операцияларига доир бухгалтерия ҳужжатларини сақлаш муддатларига (5 йил) тафтишлар якунланишини назарда тутувчи қўшимча шартлар белгиланган. Яъни корхонада тафтиш ўтказилмаган бўлса (ҳозирги солиқ сиёсатида шундай бўлиши эҳтимол), ҳужжатлар қонунчиликда белгиланганидан узоқроқ муддат сақланиши лозим.
Марказий давлат архиви мутахассисларининг изоҳлашича, ҳужжатларни қонунчиликда белгиланган, бироқ Намунавий рўйхатда кўрсатилганидан кам бўлмаган муддатлар давомида сақлаш зарур. Ташкилот раҳбари белгиланган муддатлар тугаганда ҳужжатларни йўқ қилиш тўғрисида мустақил қарор қабул қилиши ёхуд Намунавий рўйхатдаги муддатларга амал қилиши мумкин. Низолар, ихтилофлар юзага келганда, тергов ёки суд ишлари олиб борилаётганда ташкилот раҳбари ҳужжатлар сақланиши учун шахсан жавобгар бўлади.
САҚЛАШ МУДДАТИ ҚАЙСИ ПАЙТДАН БОШЛАБ ҲИСОБЛАНАДИ
Ҳужжатларни сақлаш муддати уларнинг амал қилиш муддати тугаган йилдан кейинги йилнинг 1 январидан бошлаб ҳисобланади.
Ҳужжатнинг амал қилиш муддати 2017 йилда тугаган бўлса, уни сақлаш муддати 2018 йил 1 январдан бошлаб ҳисобланади. Масалан, хизматлар кўрсатиш шартномаси 2014 йил май ойида 3 йилга тузилган. Шартноманинг амал қилиш муддати 2017 йил май ойида тугаган. Демак, уни сақлаш муддати 2018 йил 1 январдан бошлаб ҳисобланади. Уни 2023 йил 1 январгача сақлашга мажбурмиз.
Ҳисобварақ-фактура 2011 йил 3 январда тузилган бўлса, уни сақлашнинг белгиланган муддати – 5 йил – 2012 йил 1 январдан бошланади ва 2017 йил 2 январда тугайди.
Юридик шахслар 2016 йил учун йиллик солиқ ҳисоботини 2017 йил 15 февралдан кечиктирмай (хорижий инвестициялар иштирокидаги корхоналар – 25 мартдан кечиктирмай) тақдим этишлари шарт. 2016 йил учун йиллик солиқ ҳисоботини сақлашнинг белгиланган 5 йиллик муддати 2018 йил 1 январдан бошланади ва 2023 йил 2 январда тугайди.
ҚАНДАЙ ҲОЛЛАРДА ҲУЖЖАТЛАР АРХИВГА ТОПШИРИЛАДИ
Сақлаш муддатлари тугагунча бошланғич ҳужжатлар корхонада сақланиши керак.
Ҳужжатлар 2 ҳолатда давлат архивига топширилади:
● корхона тугатилганда;
● ҳужжатларни идоравий архивда сақлаш муддатлари тугаганда. Бу асосан Миллий архив фонди (МАФ) ҳужжатларига тааллуқли. МАФ ҳужжатлари хусусида алоҳида сўз юритамиз.
Корхона тугатилганда ҳужжатлар мажбурий тартибда давлат архивига топширилади (Солиқ кодексининг 41-моддаси). Тугатилган юридик шахс ҳужжатлар «Ўзархив» агентлиги муассасаларига ўтказилганлигини тасдиқловчи ҳужжат мавжуд бўлган тақдирдагина юридик шахслар давлат реестридан чиқарилади (Низомнинг 23-банди, ВМнинг 482-сон қарорига 1-илова).
Доимий сақланадиган, шахсий таркиб бўйича ва сақлаш муддатлари тугамаган ҳужжатлар давлат архивига топширилади.
Масалан, ташкилотни тугатишга доир барча таомиллар (тафтиш, бюджет билан ўзаро ҳисоб-китоблар, банкдаги счётни ёпиш ва ҳ.к.) 2017 йил июль ойида якунланди. Ташкилот қуйидагиларни давлат архивига топшириши керак бўлади:
√ доимий сақланадиган ҳужжатлар (Намунавий рўйхатга кўра);
√ кадрларга оид ҳужжатлар ва сақлаш муддати 75 йилни ташкил этадиган меҳнатга ҳақ тўлаш билан боғлиқ ҳужжатлар;
√ 2012–2017 йиллар учун бошланғич бухгалтерия ҳужжатлари;
√ 2011–2017 йиллар учун солиқ ҳисоботлари;
√ сақлаш муддати ўтмаган бошқа ҳужжатлар.
Электрон ҳужжатларни давлат архивига сақлаш учун топшираётганда электрон ҳужжатлар ташувчиси уларни қайта тиклаш имконини берувчи дастурий воситалар билан бирга берилади.
ҲУЖЖАТЛАР ҚАЙСИ АРХИВГА ТОПШИРИЛАДИ
Корхона тугатилаётганда ҳужжатлар сақлаш учун айни давлат архивига топширилади. Уларни хусусий архивларга топшириш ман этилади.
Бундай талаблар Солиқ кодексининг 41-моддаси, «Архив иши тўғрисида»ги Қонуннинг 5-моддаси, Тадбиркорлик субъектларини ихтиёрий тугатиш ва уларнинг фаолиятини тўхтатиш тартиби тўғрисидаги низомнинг (ВМнинг 27.04.2007 йилдаги 630-сон қарори билан тасдиқланган) 33-банди, Ўзбекистон Республикаси Миллий архив фонди тўғрисидаги низомнинг (ВМнинг 482-сон қарорига 1-илова) 12-банди ва бошқа норматив ҳужжатлар билан белгиланган.
Ўзбекистонда республика, вилоят ва шаҳар аҳамиятига эга бўлган давлат архивлари (ва уларнинг филиаллари) фаолият юритади. Ҳужжатларни яқин орадаги давлат архивига топширишни тавсия этамиз. Архивлар архив маълумотларидан фойдаланувчиларга (яъни жисмоний ва юридик шахсларга) шароит яратиш мақсадида ана шундай нормани қўллайдилар.
АРХИВГА ТОПШИРИЛАДИГАН ҲУЖЖАТЛАРНИ САРАЛАШ
Архивга топширишдан олдин барча ҳужжатлар қимматлилигини аниқлаш экспертизасидан ўтказилади. Экспертиза ҳужжатларни келгусида сақлаш учун танлаб олиш мақсадида ўтказилади.
Уни мулкчиликнинг барча шаклидаги корхоналарда тузиладиган махсус эксперт комиссияси ўтказади. Комиссия ҳужжатлар қимматлилигини аниқлаш экспертизасини ташкил этади ва ўтказади, уларни архивга топшириш ёки йўқ қилиш учун тайёрлайди.
Комиссия ташкилот раҳбарининг буйруғи билан малакали мутахассислардан, раҳбар ходимлардан бирининг раислиги остида тайинланади. Бухгалтериядан, иш юритувчи ходимлар, архив мудири (ташкилотда архив бўлса) унинг таркибига албатта киритилади. Барча корхоналарга, кичик корхоналар бундан мустасно, архив муассасаси вакилини ҳам комиссияга киритиш тавсия этилади.
Ўз идоравий архивига ва, тегишинча, архив мудирига эга бўлмаган корхоналар ҳужжатларни бутлаш ва сақлаш учун масъул шахсларни комиссияга киритишлари мумкин.
Ҳужжатларнинг қимматлилигини аниқлаш экспертизасини ўтказиш тартиби тўғрисидаги низомга (АВ томонидан 29.03.2012 йилда 2347-сон билан рўйхатдан ўтказилган) мувофиқ ҳужжатлар танлаб олинади.
Экспертиза жараёнида ҳужжатлар қуйидаги гуруҳларга бўлинади:
● доимий сақланадиган ҳужжатлар;
● алоҳида қимматли ва ноёб ҳужжатлар (мавжуд бўлса);
● 10 йилдан ортиқ сақлаш муддати ўтмаган ҳужжатлар;
● 10 йилдан кам сақланадиган муддати ўтмаган ҳужжатлар;
● йўқ қилиниши лозим бўлган ҳужжатлар.
Ҳужжатларнинг ҳар бир гуруҳи (йўқ қилиниши лозим бўлганларидан ташқари) 250 тадан кўп бўлмаган варақ киритилган ва эни 4 сантиметрдан ортиқ бўлмаган йиғмажилдга тикилади.
Архивда сақлаш учун бериладиган ҳужжатларнинг ҳар бир гуруҳи бўйича 3 нусхада йиғмажилдлар (ҳужжатлар) рўйхати расмийлаштирилади.
Йўқ қилинадиган ҳужжатлар бўйича ҳужжатларни йўқ қилишга ажратиш тўғрисидаги далолатнома расмийлаштирилади.
Ҳужжатларнинг архивга топширилиши ҳужжатларни сақлаш учун топшириш-қабул қилиш далолатномаси (Низомга 1-иловадаги шаклда, ВМнинг 5.04.2012 йилдаги 101-сон қарорига 1-илова) билан расмийлаштирилади. Далолатнома 2 нусхада тузилади. Бири архивда, бошқаси ташкилотда (бутлаш манбаида) қолади. Архив ҳужжатлари билан бирга йиғмажилдлар (ҳужжатлар) рўйхати 3 нусхада берилади.
ҲУЖЖАТЛАРНИ ЙЎҚ ҚИЛИШ
Йўқ қилиш учун ажратилган ҳужжатларни утиллаштириш учун бериш ёки макулатура қабул қилиш пунктларига топшириш мумкин. Бу ҳолда ҳужжатларни топшираётганда юкхат расмийлаштирилади, унда сана, топширилаётган қоғоз вазни ва ҳажми кўрсатилади.
Йўқ қилинаётган ҳужжатларда махфий ахборот ёки маълумотлар бўлиши мумкин. Ҳужжатларни яхлит (ўқиб бўладиган) тарзда беришни истамайдиган ташкилотлар уларни олдиндан шредер ёрдамида майдалашлари мумкин.
Катта ҳажмдаги қоғозларни маиший шредер ёрдамида майдалаш кўп вақт олади. Бу ҳолда қоғоздан иккиламчи хом ашё сифатида фойдаланадиган ва қоғоз майдалаш учун саноат ускунасини қўллайдиган корхоналарга ҳужжатларни топшириш мумкин. Комиссия ёки ташкилотдаги масъул шахслар ҳозирлигида берилган ҳужжатларни йўқ қилиш (майдалаш) жараёнини кузатиш мумкин.
Қонунчиликда ҳужжатларни ёқиб юбориш йўли билан йўқ қилиш тақиқланмаган. Бунда ёнғин хавфсизлигига қарши барча чораларга риоя этиш лозим. Ўз қозонхонаси бўлган ташкилотлар йўқ қилинаётган ҳужжатларни ёқилғи сифатида ишлатишлари мумкин.
Танланган йўқ қилиш усулини ҳужжатларни йўқ қилиш далолатномасида кўрсатиш зарур.
САҚЛАШ ХАРАЖАТЛАРИ ҲИСОБИ
Бухгалтерия ҳисобида архив ҳужжатларини сақлашни ташкил этиш билан боғлиқ харажатлар давр харажатларига ҳисобдан чиқарилади ва 9420-«Маъмурий харажатлар» счётида акс эттирилади (Йўриқнома, АВ томонидан 23.10.2002 йилда 1181-сон билан рўйхатдан ўтказилган 21-сон БҲМСга 2-илова).
САҚЛАШ ҚОИДАЛАРИНИ БУЗГАНЛИК УЧУН ЖАВОБГАРЛИК
Қонунчиликда ҳужжатларни айни сақлаш қоидаларини бузганлик учун жавобгарлик чоралари тўғридан-тўғри назарда тутилмаган. Бироқ ҳужжатларни сақлаш муддатлари «Бухгалтерия ҳисоби тўғрисида»ги Қонунда (29-модда) белгиланганлиги сабабли ушбу муддатлар давомида уларнинг сақланишини таъминламаслик бухгалтерия ҳисоби тўғрисидаги қонун ҳужжатларини бузиш деб баҳоланади.
Бухгалтерия ҳужжатлари йўқ бўлса (узрли сабабсиз), улар қасддан йўқ қилинган деб баҳоланиши мумкин. Бунинг учун ташкилотнинг мансабдор шахслари (раҳбари, бош бухгалтери) МЖТКнинг 175-1-«Бухгалтерия ҳисоби ва ҳисоботини юритиш тартибини бузиш» моддаси бўйича маъмурий жавобгарликка тортилиб, уларга қуйидаги миқдорда жарима солиниши мумкин:
● ЭКИҲнинг 5 бараваридан 10 бараваригача – илк бор ҳуқуқбузарлик содир этгани учун;
● ЭКИҲнинг 10 бараваридан 20 бараваригача – маъмурий жазо чораси қўлланилганидан кейин бир йил давомида такрор содир этган бўлса.
Товарлар (ишлар, хизматлар) реализация қилинганлигидан далолат берувчи ҳужжатларни йўқ қилиш ҳам фойдани (даромадни) ёки солиқ солинадиган бошқа объектларни қасддан яшириш, камайтириб кўрсатиш белгиларидан бири ҳисобланади (ОСПнинг 31.05.2013 йилдаги 8-сон қарори 6-банди). Ҳужжатлар қасддан йўқ қилинганлиги далили тасдиқланганда ташкилотнинг мансабдор шахслари ЖКнинг 184-«Солиқлар ёки бошқа мажбурий тўловларни тўлашдан бўйин товлаш» моддаси бўйича жиноий жавобгарликка тортилиши мумкин.
Музаффар МИРЗАҒАНИЕВ, «Norma Online» эксперти.
