Налоговая проверка для любого бухгалтера сродни государственному экзамену. Вроде бы и знал, что он обязательно будет, и готовился к нему, а тем не менее мандражируешь перед строгой комиссией. Иногда это происходит из-за неопытности или недостаточной квалификации. Но эксперты считают, что грамотно подготовиться к проверке мешает отсутствие уверенности и самообладания. И, конечно, элементарных знаний о том, как она проходит и как нужно вести себя при ее проведении.
Итак, представьте, что вы получили извещение контролирующего органа о том, что скоро к вам пожалуют проверяющие. И задумайтесь, что вам надо делать в таких случаях? Ваши действия спонтанны или у вас есть четкий план? С подобным вопросом мы обратились к Шахнозе А. – бухгалтеру с 25-летним стажем, на чьем счету более 100 различных проверок. Ее «проверочный» опыт, думается, будет интересен и другим читателям.
– Вы узнали точную дату прихода проверяющих. Каковы ваши первые действия?
– В таких случаях я предлагаю провести небольшое собрание или, как мы это называем, «пятиминутку» с руководством и бухгалтерами для обсуждения текущего положения дел. Это особенно важно сделать, когда ожидается плановая налоговая проверка. Если грядет краткосрочная внеплановая проверка, то достаточно обсудить все вопросы с другими бухгалтерами. Многие считают это необязательным, я же уверена, что лишней такая «пятиминутка» никогда не бывает.
Следующий шаг – проверка документации предприятия: приказов по организации бухгалтерского учета, финансовой отчетности, рабочего плана счетов, регистров бухгалтерского учета, кассовых, банковских, первичных бухгалтерских документов, счетов-фактур, актов выполненных работ, договоров с контрагентами, смет, авансовых отчетов и других бумаг, имеющих отношение к проверке. Одним словом, полная бумажная «инвентаризация». В зависимости от ситуации можно воспользоваться услугами аудиторов и налоговых консультантов.
Конечно, любой грамотный бухгалтер в течение работы контролирует правильность ведения документации. Однако мелкие нарушения не всегда удается отследить. Порой забываешь проверить исполнение, а нехватка какого-либо подтверждающего документа становится основанием для записи в акте проверки, которая в дальнейшем приводит к штрафам и другим неприятным последствиям.
Не помешает обновить в памяти положения Налогового кодекса и других нормативно-правовых актов, регулирующих налогообложение и бухучет, уточнить, не были ли в последнее время внесены в них изменения. Я сама считаю, что каждый бухгалтер должен следить за выходом новых нормативных актов и дополнений к ним. И это касается не только налогового законодательства. Ведь зачастую для решения того или иного вопроса мы обращаемся и к правовым документам, регулирующим другие стороны бизнеса. Юридическая грамотность поможет в работе и придаст чувство уверенности в процессе проверки.
Нередко проверяющие в ходе проверки беседуют не только с руководителем и бухгалтером, но и с другими сотрудниками компании. Поэтому важно заранее проинформировать персонал о готовящейся проверке, а также о правилах общения с налоговыми инспекторами.
– Вы говорили, о помощи аудиторов и налоговых консультантов. Считаете ли вы, что их вмешательство необходимо?
– У всех, конечно, свое мнение на этот счет. Лично я считаю, что целесообразность их помощи зависит от вида проверки. К примеру, к внеплановой проверке, длящейся один день, мы всегда готовы. А вот когда предстоит плановая налоговая проверка, я всегда рекомендую обращаться к помощи извне. К сожалению, многие предприниматели этого избегают, потому что услуги аудиторов и консультантов – не из дешевых. Некоторые бухгалтеры отказываются обращаться к ним, считая, что сами могут со всем справиться и таким образом продемонстрировать своему руководителю свою компетентность и опыт.
Но даже самые знающие специалисты совершают ошибки. По своему опыту знаю, что при большой загруженности нередко множество цифр в документации «замыливает» глаз бухгалтеру и тот может просто «не видеть» ошибку. Аудитор же – человек со «свежим» взглядом скорее заметит промах и укажет на него. А если вы работаете один и документации за 3 года накопилось очень много, подобная помощь необходима. Правда, к сожалению, иногда недостаточно компетентные аудиторы могут и навредить. Поэтому тщательнее выбирайте подобных специалистов. Не доверяйте незнакомым компаниям, особенно если они предлагают свои услуги гораздо дешевле других. Наведите справки, посоветуйтесь с коллегами, друзьями. Самый лучший аудитор – тот, который не раз помог успешно пройти проверку вам и знакомому бухгалтеру.
– Настал день проверки, к вам пришли инспекторы. Каковы ваши действия?
– Проверка деятельности предприятия начинается с вашей… проверки полномочий проверяющих. Вы должны помнить, что контролирующий орган обязан ознакомить вас с целями и условиями проверки, предоставить под роспись копии документов, являющихся основанием для ее проведения, а также заполнить Книгу регистрации проверок. Убедитесь, что все эти действия выполнены корректно. Внимательно ознакомьтесь с приказом контролирующего органа и убедитесь, что к вам пришли указанные в нем должностные лица. Если кто-то из пришедших в приказе не указан, вы вправе не допустить их к проверке. И помните, что проверяющий должен вам предъявить не только свое служебное удостоверение, но и допуск к проведению проверок. Отказ инспекторов заполнить Книгу регистрации также является основанием для недопуска их к проверке.
– Какую тактику следует использовать при общении с сотрудниками налоговых органов при проведении ими проверки?
– Любая тактика верна, если она построена на установлении хороших взаимоотношений с налоговыми органами. Нельзя забывать, что проверяющие – обычные люди, выполняющие свою работу.
Но и не переусердствуйте. Заискивать и пытаться во всем угодить контролерам – не лучший способ взаимодействия. Создайте им удобные условия для проверки: предоставьте отдельный кабинет с хорошо работающим компьютером, предложите воды, чаю. Один мой знакомый бухгалтер обычно ставит на стол вазу с фруктами. Наш руководитель всегда обедает вне офиса и во время проверок нередко предлагает гостям пообедать вместе. Отмечу, что инспекторы крайне редко соглашаются на это предложение.
Также советую бухгалтерам знать азы психологии. Поделюсь случаем из моей практики. Один из проверяющих нашу компанию – довольно суровый на вид мужчина средних лет – резко разговаривал с нами, раздражался по всякому поводу. Один из наших бухгалтеров предположил, что по всем признакам тот страдает аллергией и плохо себя чувствует. В кабинете директора, где работали проверяющие, было очень много цветущих растений. Мы убрали из комнаты все растения. Инспектору стало лучше, он кардинально поменял свое поведение, мы все успокоились, и проверка прошла нормально.
В общем, подходите к данному процессу творчески, если надо, импровизируйте.
– Что делать, если в ходе проверки обнаружено нарушение?
– Прежде всего не паниковать. Помните, не ошибается тот, кто ничего не делает. В любом случае хвататься за сердце и судорожно глотать таблетки не стоит. Возможно, нарушение незначительно и не влечет серьезных последствий.
Также хочу напомнить, что руководитель и главный бухгалтер в ходе проверки могут давать пояснения по фактам выявленных отклонений, а также заявлять возражения. У меня был случай, когда уставшему и плохо видящему инспектору показалось, что документ оформлен неверно, хотя на самом деле все было не так. Я сразу же тактично доказала правильность формы, и инцидент был исчерпан. В таких случаях лучше все решать сразу, до оформления акта.
Кстати, этот документ нужно подписывать, только полностью с ним ознакомившись, – попросите на это время. И учтите: подписание акта не означает, что вы согласны с результатами проверки.
Если же вы не согласны, что выявленные факты являются нарушениями, вы можете составить акт с привлечением нескольких свидетелей. Можно воспользоваться услугами адвоката или налогового консультанта. Впрочем, такие случаи бывают нечасто, и надеюсь, что читатели не столкнутся с ними.
Отмечу, что наше законодательство достаточно либерально к налогоплательщикам. Оно очень четко регламентирует порядок проведения проверок. Одно только предупреждение за месяц до прихода ревизоров многого стоит. Так что у вас есть все возможности хорошо подготовиться к этому контрольному мероприятию.
– Посоветуйте, как быть морально готовым к налоговой проверке?
– Прежде всего я бы посоветовала не нервничать! Необходимо помнить, что проверка – это обязательная, установленная законом процедура и принимать этот факт надо спокойно.
А для этого всегда нужно быть готовым к налоговой проверке: вовремя платить налоги, грамотно вести документооборот, правильно оформлять важные бумаги, действовать в соответствии с законодательством. Когда вы знаете, что у вас «дебет сходится с кредитом», то вам нечего бояться, соответственно, не из-за чего переживать.
Поверьте, ваше спокойствие – это доказательство функционирования компании в соответствии со всеми нормами законодательства.
Хочу пожелать всегда быть готовым к любой ситуации на работе.
Наталья СПИРИДОНОВА,
наш корр.
