Чтобы быть уверенным в достоверности данных вашего учета и финансовой отчетности, проводите инвентаризацию. Она поможет подтвердить наличие имущества предприятия, выявить ненужные или «забытые» активы, проверить расчеты с контрагентами.
К сведению! Не проводите инвентаризацию формально. Если заполнять инвентаризационные акты только по данным бухгалтерского учета, без подсчета и сверки фактических остатков с учетными, это может привести к сокрытию возможных проблем в учете и хранении денежных средств и иного имущества. Например, в учете не будет отражена пересортица, излишки и недостача ТМЦ. И вы даже не сможете взыскать убытки с виновных, потому что по документам у компании недостачи нет.
Кроме того, бухгалтер может допустить ошибку в учете. Например, неверно отразить задолженность покупателей, поставщиков. Но при этом могут быть акты сверки с совсем другими данными. И инвентаризация поможет выявить подобные расхождения.
Если периодически не инвентаризировать расчеты, есть риск не включить в доходы кредиторскую задолженность, по которой истек срок исковой давности. А это означает, что вы занизили свои налоги – со всеми вытекающими последствиями...
Кроме того, уже за само нарушение порядка ведения учета и искажение бухгалтерской отчетности руководителя и главного бухгалтера могут оштрафовать, если это обнаружится.
Кто, в каких случаях и когда должен проводить инвентаризацию
Инвентаризацию проводят все юридические лица без исключения (ст. 16 ЗРУ N 279-I от 30.08.1996 г., в ред. N ЗРУ-404 от 13.04.2016 г.).
Она может быть обязательной или инициативной. Порядок проведения обязательной инвентаризации предусмотрен Национальным стандартом бухгалтерского учета N 19 «Организация и проведение инвентаризации».
Инвентаризация проводится в обязательном порядке в следующих случаях:
N |
Случаи проведения обязательной инвентаризации |
Сроки проведения |
Вид инвентаризации |
1 |
Перед составлением годовой финансовой отчетности |
Установлены пунктом 1.5 НСБУ N 19 |
Инвентаризируются все активы |
2 |
При передаче имущества в аренду, пользование, |
На дату передачи |
Передаваемое имущество |
3 |
При ликвидации или преобразовании предприятия |
На день составления ликвидационного баланса |
Инвентаризируются все активы |
4 |
В случае установления фактов кражи, злоупотреблений или порчи ценностей |
На день установления факта |
Объем инвентаризации определяется руководителем предприятия |
5 |
При смене материально ответственных лиц. При коллективной материальной ответственности: • при смене руководителя коллектива (бригады); • при выбытии из коллектива больше половины • по требованию хотя бы одного члена коллектива |
На день приема-передачи дел или на дату, указанную в приказе о проведении инвентаризации |
Инвентаризуются активы находящиеся в подотчете материально ответственных лиц |
6 |
При наличии судебного решения или на основании документа, требующего проведения инвентаризации |
Сроки (даты) устанавливаются решением суда или документом, но не раньше дня получения документа |
Объем инвентаризации устанавливается решением суда или соответствующего органа, выпустившего документ |
7 |
В случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия |
На день после окончания события |
Объем инвентаризации определяется руководителем предприятия |
8 |
При проведении налоговой проверки |
В течение срока проведения проверки |
Объем инвентаризации устанавливается в соответствии с объектами проверки |
9 |
По отдельным решениям Правительства |
Устанавливается нормативными актами |
Объем инвентаризации устанавливается решениями Правительства |
Периодичность обязательной инвентаризации по объектам учета представлена в таблице:
Объект учета |
Периодичность инвентаризации |
Основание |
Касса, расчетный счет, ценности, бланки строгой отчетности |
1 раз в месяц |
п. 1.5 НСБУ N 19 |
Основные средства |
Не реже 1 раза в 2 года |
п. 1.5 НСБУ N 19, § 9 НСБУ N 5 |
Нематериальные активы |
Не реже 1 раза в 2 года |
п. 1.5 НСБУ N 19, § 11 НСБУ N 7 |
Финансовые инвестиции |
Не реже 1 раза в год перед составлением годовой отчетности |
п. 1.5 НСБУ N 19 |
Товарно-материальные запасы |
Не реже 1 раза в год перед составлением годовой отчетности, кроме ГСМ, продуктов питания |
п.1.5 НСБУ N 19, гл. 11 НСБУ N 4 |
ГСМ и продукты питания |
1 раз в квартал |
п. 1.5 НСБУ N 19 |
Драгоценные металлы |
В соответствии с отраслевыми инструкциями |
п. 1.5 НСБУ N 19 |
Незавершенное производство |
Не реже 1 раза в год перед составлением годовой отчетности |
п. 1.5 НСБУ N 19 |
Расчеты – дебиторская |
Не реже 1 раза в год перед составлением годовой отчетности |
п. 1.5 НСБУ N 19 |
Библиотечный фонд |
1 раз в 5 лет |
п. 1.5 НСБУ N 19, п. 54 НСБУ N 5 |
Руководитель может своим приказом установить более частое проведение инвентаризации. Дополнительные инвентаризации будут считаться инициативными. Проводятся они в том же порядке, что и обязательные.
Периодичность проведения инвентаризации закрепите в учетной политике организации.
ПРИМЕР. Периодичность проведения инвентаризации автотранспортной организацией
В учетной политике автотранспортной организации указано, что инвентаризация ГСМ проводится ежемесячно на 1-е число отчетного месяца, а остатки наличности по кассе инвентаризируются еженедельно по пятницам во второй половине дня после проведения инкассации.
Проводите инвентаризацию путем натуральной (вещественной) или документальной проверки. Натуральную проверку используйте при инвентаризации активов, которые можно подсчитать, взвесить или обмерить. С помощью документальной проверки подтверждайте наличие, состояние и оценку объектов учета, не имеющих материально-вещественной формы.
Как организовать проведение инвентаризации
Проведение инвентаризации можно разделить на 4 этапа:
1) оформите приказы о проведении инвентаризации;
2) подготовьтесь к инвентаризации;
3) проведите инвентаризацию и составьте описи имущества, расчетов;
4) оформите и отразите в бухгалтерском учете результаты инвентаризации.
Этап 1. Оформляем приказы о проведении инвентаризации
1. В зависимости от объекта учета и функций создаваемой комиссии приказы издаются:
• в начале года;
• перед проведением инвентаризации.
2. Приказ о создании постоянно действующей комиссии лучше оформить в начале года. В ее состав включите:
• руководителя, его заместителя (председатель комиссии);
• руководителя службы бухгалтерского учета (главный бухгалтер);
• представителя службы внутреннего аудита (при наличии такой службы).
Постоянно действующая комиссия:
• организует проведение инвентаризаций, инструктирует членов рабочих комиссий;
• осуществляет контрольные проверки правильности проведения инвентаризации;
• проводит выборочные инвентаризации ТМЦ в местах их хранения и переработки в период между обязательными инвентаризациями;
• проверяет правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей;
• при установлении нарушения правил проведения инвентаризации проводят сплошные инвентаризации (п. 2.9 НСБУ N 19).
3. При небольшом объеме имущества в приказе возложите на постоянно действующую комиссию обязанность проведения различных инвентаризаций на протяжении года без создания рабочих комиссий.
4. Если имущества много, создавайте рабочие комиссии:
• для одновременного проведения инвентаризации при большом объеме работ, или если ваши склады и производственные цеха расположены в разных местах;
• при смене материально ответственного лица;
• при проведении плановой или внеплановой налоговой проверки;
• при установлении фактов кражи и т. д.
Состав рабочей комиссии утверждайте приказом руководителя (п. 2.11 НСБУ N 19). Включайте в состав рабочей комиссии (п. 2.8 НСБУ N 19):
• председателя рабочей комиссии. Им может быть работник административно-управленческого персонала, например, начальник производства или цеха;
Запрещается назначать в качестве председателя рабочей комиссии одного и того же работника два раза подряд для инвентаризации у одних и тех же материально ответственных лиц.
• членов комиссии. Ими могут быть специалисты предприятия: бухгалтер, товаровед, инженер, технолог, механик, экономист и прочие.
Рабочая комиссия (п. 2.10 НСБУ N 19):
• инвентаризирует материальные ценности и денежные средства в местах хранения и производства;
• совместно с бухгалтерией определяет результаты инвентаризации и разрабатывает предложения по зачету или списанию недостач и излишков по пересортице;
• вносит предложения по вопросам упорядочения приема, хранения, отпуска имущества, улучшения учета и контроля их сохранности.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными. Если любой из утвержденных членов комиссии не может участвовать в проверке, замените его. На основании заявления подлежащего замене члена комиссии издайте приказ об изменении состава комиссии.
5. Проверку проводите полным составом комиссии при обязательном участии материально ответственных лиц.
СИТУАЦИЯ. Работник не может присутствовать при передаче ценностей преемнику
Происходит смена материально ответственного лица, но работник не может присутствовать лично при передаче ценностей преемнику.
Что делать в этой ситуации?
– Активы, которые находились на ответственном хранении у материально ответственного лица, инвентаризируйте без его присутствия. Для этого приказом руководителя создайте рабочую комиссию. Составьте акт инвентаризации, на основании которого имущество передайте новому материально ответственному лицу.
6. Все приказы о проведении инвентаризации регистрируйте в Книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. По окончании работ в ней же зафиксируйте результаты проведенной инвентаризации.
Этап 2. Готовимся к проведению инвентаризации
1. Перед началом инвентаризации вручите всем членам комиссии приказ о проведении инвентаризации, ознакомьте с ним материально ответственных лиц под подпись.
2. Проверьте наличие трудовых договоров и договоров о полной или ограниченной материальной ответственности, заключенных с материально ответственными лицами (кассиром, бухгалтером, завхозом и др.).
3. Подготовьте инвентаризационные описи активов (основных средств, ТМЗ) по инвентаризируемым объектам по каждому материально ответственному лицу. Графу «по данным бухгалтерского учета» не заполняйте. Раздайте описи членам комиссии для заполнения графы «Фактическое наличие».
4. До начала инвентаризации:
• материально ответственные лица оформляют все приходные и расходные документы, готовят имущество к осмотру и пересчету. Оно должно быть сгруппировано, рассортировано и уложено по наименованиям, сортам и размерам в определенном порядке, удобном для подсчета их количества;
• материально ответственные лица предоставляют расписки. В них они должны подтвердить, что к началу инвентаризации:
– все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию;
– все вверенные им ценности оприходованы, а выбывшие – списаны.
Лица, ответственные за отражение в учете соответствующих хозяйственных операций, представляют инвентаризационной комиссии:
• регистры бухгалтерского учета;
• первичные учетные документы, оформляющие хозяйственные операции;
• акты сверки;
• другие необходимые для инвентаризации документы.
5. Рабочая комиссия также проводит подготовительную работу:
• пломбирует помещения, в которых находятся объекты инвентаризации;
• проверяет весы и мерную тару.
При отсутствии первичных документов, подтверждающих права компании на имущество и обязательства, члены рабочей комиссии должны предпринять усилия по их восстановлению. Сделайте официальный запрос дубликата или копии, обратившись в организацию, которая является стороной сделки.
Этап 3. Проводим инвентаризацию, составляем описи имущества
Проверку фактических остатков производите при обязательном участии материально ответственных лиц.
1. Вещественную и документальную проверку фактического наличия имущества проводите инвентаризационной комиссией коллегиально.
2. Инвентаризацию проводите по каждому их местонахождению и ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.
3. Наличие ценностей определяйте путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Если инвентаризация переносится на следующий день, помещение, где хранится имущество, опечатывается.
Этап 4. Оформляем и отражаем в бухгалтерском учете результаты инвентаризации
1. Составьте описи, акты объектов инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Наименования и количество в описях покажите по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Инвентаризационная опись и акт являются первичными документами для учета результатов инвентаризации.
2. Подпишите описи у всех членов комиссии и материально ответственных лиц. Если инвентаризация проводится в связи со сменой материально ответственных лиц, подпишите опись у лица, сдающего материальные ценности, и лица, принимающего их.
3. На ценности, которые не принадлежат организации, но числятся в бухгалтерском учете (арендованные, находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки и др.), составьте отдельные описи.
4. Если при заполнении инвентаризационной описи допущена ошибка, ее исправление должно быть подписано всеми членами комиссии. Зачеркните неверную запись одной чертой и над ней сделайте правильную запись.
5. Описи и акты передайте в бухгалтерию. Сравните данные учета и данные инвентаризации. Если выявлены отклонения от данных бухгалтерского учета, по этим статьям баланса (активам и обязательствам) составьте сличительные
ведомости (прил. N 17 к НСБУ N 19, прил. N 18 к НСБУ N 19). Стоимость излишков и недостач приведите в соответствии с их оценкой по бухгалтерскому учету.
6. На ценности, не принадлежащие предприятию, по которым выявлены расхождения, составьте отдельные сличительные ведомости.
7. Результаты инвентаризации обобщите в Ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.
8. Возьмите у материально ответственного лица объяснительную записку о причинах возникновения излишков или недостач.
9. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии в произвольной форме. Внесите в него предложения членов комиссии по:
• оценке выявленных неучтенных активов и обязательств;
• списанию активов и обязательств, не подтвержденных документально;
• привлечению к материальной ответственности виновных лиц.
10. По результатам проведенной инвентаризации издайте по организации приказ, на основании которого будут производиться следующие действия:
• оприходование выявленных излишков;
• списание недостачи за счет средств организации;
• удержание недостачи с материально ответственного лица.
Решение о взыскании недостачи (вреда) с виновного лица примите не позднее одного месяца со дня обнаружения недостачи. Работник несет полную или ограниченную материальную ответственность за причиненный вред.
Ограниченная материальная ответственность реализуется в пределах средней месячной зарплаты работника (ст. 340 ТК). Полная материальная ответственность – на всю сумму ущерба – реализуется только при наличии договора о полной материальной ответственности работника или на основании решения суда (ст.ст. 341–343 ТК).
11. Выявленные при инвентаризации расхождения отразите в бухгалтерском учете:
• оприходуйте излишки активов с отнесением на финансовые результаты организации (§ 4 разд. IX Инструкции, прил. N 2 к НСБУ N 21);
• убыль ТМЦ в пределах установленных норм спишите на затраты производства или расходы периода;
• бухгалтерский учет недостач и излишков, выявленных во время инвентаризации, отразите в порядке, установленном Положением (рег. МЮ N 1334 от 06.04.2004 г.);
• для определения текущей (рыночной) стоимости излишков, установленных при инвентаризации, могут быть использованы следующие данные (п. 3 Положения, рег. МЮ N 1334 от 06.04.2004 г.):
а) данные о ценах на аналогичную продукцию, полученные в письменной форме от производителей и их официальных дилеров, товарно-сырьевых бирж, бирж недвижимости;
б) данные о стоимости имущества в иностранной валюте на дату приобретения (при наличии подтверждающего документа) с применением расчетного коэффициента, определяемого как соотношение курсов Центрального банка на дату обнаружения недостачи (излишков) и на дату приобретения соответствующего имущества;
в) сведения об уровне цен, имеющиеся у соответствующих государственных органов;
г) сведения об уровне цен, опубликованные в период проведения инвентаризации в средствах массовой информации и в специальной литературе;
д) экспертные заключения оценщика о стоимости соответствующего имущества.
12. Результаты инвентаризации отразите в бухгалтерском учете в том месяце, когда она была завершена (п. 5.71 НСБУ N 19).
13. Если исправления в учете по итогам инвентаризации влияют на расчет налогов за прошедшие периоды, представьте в налоговые органы уточненную налоговую отчетность.
Ответственность за непроведение инвентаризаций
Непроведение инвентаризации активов и обязательств влечет административную ответственность в виде штрафа на должностных лиц в размере от 3 до 7 БРВ (при повторном в течение года правонарушении – от 7 до 10 БРВ) (ст. 175-1 КоАО).
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
Проводите инвентаризацию основных средств (ОС), чтобы:
• определить их фактическое наличие;
• сопоставить фактическое наличие с данными бухгалтерского учета;
• проверить полноту отражения в учете обязательств.
Инвентаризируйте не только собственные ОС, но и те, что вы арендуете, используете по договору ссуды или храните.
Какова последовательность действий при инвентаризации основных средств
До начала инвентаризации:
1. Проверьте наличие и состояние:
• инвентарных карточек, инвентарных книг или описей и их заполнение;
• технических паспортов и другой технической документации к ОС;
• документов на ОС, переданные или принятые в аренду, на хранение или во временное пользование.
Если между регистрами бухгалтерского учета и технической документацией обнаруживаются расхождения, внесите необходимые исправления (п. 3.24 НСБУ N 19).
2. Имущество, которое сдано в аренду или пользование, в инвентаризационную опись не включайте. Составьте акт в произвольной форме, в нем укажите:
• наименование организации, которой вы передали имущество;
• наименование имущества, его инвентарный номер и единицу измерения;
• сведения о переданном имуществе по данным бухучета (количество, сумма);
• реквизиты договора, по которому передано имущество.
Ваши арендаторы или ссудополучатели включат принятое от вас имущество в свои инвентаризационные описи. Получите копии этих описей и приложите к своему акту.
3. Ознакомьтесь с документами (договорами, счетами-фактурами, накладными и т. п.), подтверждающими поступление ОС, последующее их перемещение и проведенные ремонты. Все это также должно быть отражено в инвентарных карточках. При инвентаризации зданий, сооружений и земельных участков проверьте наличие документов, подтверждающих право собственности на эти объекты или право пользования ими.
4. Объекты ОС, которые в период проведения инвентаризации находятся вне организации (автомашины в пути или переданные в ремонт, железнодорожный подвижной состав, суда), тоже подлежат инвентаризации. Проинвентаризируйте их до момента временного выбытия (п. 3.27 НСБУ N 19).
СИТУАЦИЯ. Организация планирует проведение инвентаризации, в том числе грузовых автомобилей, находящихся в рейсе
Организация планирует провести инвентаризацию с 1 по 10 ноября.
30 октября два принадлежащих ей грузовых автомобиля уйдут с товаром в рейс и вернутся 12 ноября.
Когда проводить инвентаризацию этих автомобилей?
– Эти автомобили подлежат инвентаризации до момента их выезда в рейс. Постоянно действующая инвентаризационная комиссия составит по ним отдельную опись.
Что нужно делать в ходе инвентаризации
1. Члены комиссии устанавливают фактическое наличие ОС для сопоставления с данными бухгалтерского учета:
• посещают места расположения ОС;
• оценивают их техническое состояние, условия эксплуатации, необходимость проведения ремонта;
• фиксируют данные осмотра и пересчета в инвентаризационной описи.
Заносите в опись наименования ОС в соответствии с их назначением. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, переоборудованию и вследствие этого получил новое назначение, он вносится в опись под новым наименованием (п. 3.25 НСБУ N 19).
Машины, оборудование и силовые установки заносите в инвентаризационные описи, указывая инвентарный номер, завод-изготовитель, год выпуска, мощность и назначение.
Например, по зданиям укажите их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем по наружному или внутреннему обмеру, общую и полезную площадь, число этажей без подвалов и полуподвалов, год постройки.
Однотипные предметы одинаковой стоимости (станки, инструменты), поступившие одновременно в один цех или отдел и учитываемые на инвентарной карточке группового учета, вносите в опись по наименованию с указанием количества этих предметов.
По имуществу, арендованному, полученному по договорам ссуды или находящемуся у вас на ответственном хранении, составляйте отдельные описи. В них дайте ссылку на документы, подтверждающие принятие этих объектов к учету (п. 3.29 НСБУ N 19).
К сведению! Чтобы обеспечить надлежащий учет и сохранность объектов в момент поступления, присваивайте им инвентарные номера, которые будут сохраняться за ними в процессе учета. Если объект выбывает (к примеру, продается, ликвидируется, передается безвозмездно и т. п.), не присваивайте другому объекту его номер.
Во время проверки проследите, проставляются ли инвентарные номера в первичных документах и нанесены ли на сами объекты прикреплением металлического жетона, несмываемой краской, выжиганием или иным способом.
Заменяйте инвентарный номер только в случае установления неправильной нумерации. Или когда объект ошибочно значится не в той группе ОС, к которой должен быть отнесен по своему назначению (п. 3.26 НСБУ N 19).
Обратите внимание на инвентарные объекты, состоящие из двух и более частей или узлов (например, комплект мебели).
Если ОС смонтировано в один комплекс и может функционировать только в его составе, учитывайте его как единый объект под одним инвентарным номером.
2. Определите излишки и недостачи объектов.
При выявлении неучтенных объектов инвентаризационная комиссия (п. 3.25 НСБУ N 19):
• выявляет, когда и по чьему распоряжению возведены (появились) выявленные объекты;
• определяет, куда списаны затраты на их возведение;
• отражает это в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.
Объекты, не принятые на учет, включите в опись. Если обнаружены расхождения и неточности в наименовании или основных характеристиках ОС, укажите в описи правильные сведения (п. 3.25 НСБУ N 19).
СИТУАЦИЯ. Произведенные работы капитального характера не отражены в бухгалтерском учете
Комиссия установила, что произведенные работы капитального характера – надстройка этажей, пристройка новых помещений и другие – не отражены в бухгалтерском учете.
Что делать в этом случае?
– В этом случае:
• по соответствующим документам обосновано определите сумму увеличения стоимости объекта;
• внесите в описи данные о произведенных изменениях (п. 3.25 НСБУ N 19);
• установите причины, по которым конструктивные изменения тех или иных объектов не получили отражение в бухгалтерском учете, и виновных в этом лиц.
Если в ходе инвентаризации выявлены неучтенные объекты ОС, оцените их по текущей (рыночной) стоимости аналогичных ОС. Износ установите по действительному техническому состоянию с оформлением данных актами об оценке и износе излишков активов, выявленных при инвентаризации (п. 3.25 НСБУ N 19).
3. Выясните, есть ли на предприятии не подлежащие восстановлению объекты.
Если выявлены ОС, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, составьте на них отдельную опись. Укажите время ввода в эксплуатацию и причины, приведшие эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.). Их списание произведите в общеустановленном порядке (п. 3.28 НСБУ N 19).
Как оформить и отразить в бухгалтерском учете результаты инвентаризации
По ценностям, при инвентаризации которых выявлены отклонения от данных учета, составьте сличительные ведомости.
Выявленные при инвентаризации отклонения отразите в бухгалтерском учете (§ 2 Положения, рег. МЮ N 1334 от 06.04.2004 г.):
Содержание |
Корреспонденция счетов |
|
дебет |
кредит |
|
Списана первоначальная (восстановительная) стоимость недостающих ОС |
9210 |
0100 |
Списан накопленный износ |
0200 |
9210 |
Списано сальдо переоценки |
8510 |
9210 |
Отражена сумма убытка при выбытии |
5910 |
9210 |
Списана сумма убытка при выбытии, когда виновные лица не установлены |
9430 |
5910 |
Отражена задолженность виновного лица на сумму убытка |
4730 |
5910 |
Отражена задолженность виновного лица на сумму недостачи по рыночной стоимости, если рыночная стоимость больше суммы убытка от недостачи |
4730 |
5910 |
Отражена задолженность виновного лица на сумму недостачи по рыночной стоимости, если рыночная стоимость меньше суммы убытка от недостачи |
4730 |
5910 |
Оприходованы неучтенные ОС (излишки) по текущей (рыночной) стоимости |
0100 |
9330 |
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
Проводите инвентаризацию товарно-материальных ценностей (ТМЦ), чтобы:
• выявить их фактическое наличие;
• сопоставить фактическое наличие с данными бухгалтерского учета;
• проверить полноту отражения в учете обязательств.
К расхождениям между учетными данными и фактическим наличием ценностей могут привести различные причины:
Естественные причины |
• Изменение веса и качества из-за влияния температуры или влажности воздуха • Порча грызунами, насекомыми, микроорганизмами и др. • Потери при хранении и транспортировке (усушка, распыл, привес, раструска и т. п.) |
Ошибки в учете |
• Описки в первичных учетных документах • Арифметические ошибки в подсчетах • Неправильное отражение документальных данных на счетах и т. п. |
Злоупотребления |
• Хищения • Обвесы или обмеры при приеме или отпуске |
Неточности при приеме или отпуске |
• Замена одного сорта (качества) другим – пересортица |
Инвентаризируйте не только собственные, но и ТМЦ, которые вы арендуете, используете по договору ссуды, храните.
С 1 января 2022 года остатки ТМЦ, хранящихся на объектах недвижимого имущества, арендуемого или безвозмездно используемого на основании договоров, не поставленных на учет в налоговых органах, не подлежат инвентаризации и в целях налогообложения оцениваются как не существующие на складе налогоплательщика (подп. «в» п. 3 ПКМ N 595 от 22.09.2021 г.).
Какие ТМЦ подлежат инвентаризации
Проводите инвентаризацию ТМЦ, учитываемых на счетах:
• 1000 «Счета учета сырья и материалов»;
• 2800 «Счета учета готовой продукции»;
• 2900 «Счета учета товаров»;
• 014 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации».
Инвентаризуйте также ТМЦ, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете на счетах:
• 002 «ТМЦ, принятые на ответственное хранение»;
• 003 «Материалы, принятые в переработку»;
• 004 «Товары, принятые на комиссию»;
• 011 «Имущество, полученное по договору ссуды».
Каковы правила инвентаризации ТМЦ
1. Инвентаризацию проводите путем натуральной (вещественной) и документальной проверок. Все материальные ценности обязательно пересчитывайте, взвешивайте и обмеряйте. Исключения составляют:
• материалы и товары, хранящиеся в неповрежденной упаковке поставщика. Их количество определяйте на основании документов при обязательной проверке в натуре части этих ценностей;
• вес (или объем) навалочных продуктов определяйте на основании обмеров и технических расчетов. Акты обмеров и расчеты прикладывайте к инвентаризационной описи.
О проверке такими способами сделайте отметку в инвентаризационной описи.
К сведению! Снимая остатки, следите, чтобы одни и те же ценности не были засчитаны дважды, или же какая-либо ценность осталась неучтенной.
Проверяйте при этом:
• не выдан ли один товар за другой;
• не является ли пустой закрытая тара, в которой по утверждению материально ответственного лица содержатся ТМЦ, или в ней находятся иные ценности;
• реальный вес, размеры и другие данные проверяемых ценностей.
2. Если вы проводите инвентаризацию в течение 2 и более дней, заполняйте инвентаризационный ярлык на пересчитанные ТМЦ и храните их вместе с ним.
3. Проводите инвентаризацию только на основе документальной проверки – без подсчетов, взвешивания и обмеров – следующих категорий ТМЦ:
• находящихся на ответственном хранении на складах сторонних организаций.
Заносите их в описи по форме на основании документов, подтверждающих их сдачу на ответственное хранение (документы по приему-передаче, платежные документы). Получите от организации, на ответственном хранении которых эти ценности находятся, копии инвентаризационных описей. Когда получите, сравните фактическое наличие ценностей по данным копий описей с количеством, установленным по документам;
• находящихся в пути.
Инвентаризация заключается в документальной проверке обоснованности числящихся сумм на счете 2970 «Товары в пути» (договор на поставку, оплата по банку, счет-фактура, отчет по складу). Составьте отдельную опись по форме. Отразите данные по каждой отдельной поставке;
• находящихся в переработке у других хозяйствующих субъектов.
ТМЦ, учитываемые на счете 1070 «Материалы, переданные в переработку», вносятся в опись произвольной формы с указанием:
• перерабатывающего предприятия;
• наименования и количества ценностей;
• фактической стоимости по данным учета;
• даты передачи ценностей в переработку;
• номера и даты документов.
4. Если на предприятии нельзя провести инвентаризацию без остановки перемещения ТМЦ (склад, производственный цех), обеспечьте контроль поступления и выбытия ценностей во время инвентаризации. Помните, что ТМЦ в период проверки поступают и отпускаются только по письменному разрешению руководителя и главного бухгалтера и в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Ведите по ним отдельные описи:
• «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».
В описи укажите:
– дату поступления ТМЦ;
– наименование поставщика;
– дату и номер приходного документа;
– наименование ТМЦ;
– количество, цену и сумму поступивших ТМЦ.
На приходном документе на поступившие товарно-материальные ценности председатель комиссии делает запись «После инвентаризации», ставит дату описи, в которую записаны эти ценности, и свою подпись;
• «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».
В этой описи укажите:
– дату отпуска ТМЦ;
– наименование покупателя (подразделения предприятия);
– наименование ТМЦ;
– дату и номер расходного документа;
– количество, цену и сумму отпущенного товара.
На расходном документе председатель комиссии делает запись «После инвентаризации», ставит дату описи и свою подпись.
Материально ответственные лица отражают отпущенные ТМЦ в реестре или товарном отчете, составленном после инвентаризации.
5. Фактическое наличие нижеперечисленных категорий ТМЦ определите путем документальной проверки с обязательным подсчетом, взвешиванием, обмером:
• ТМЦ на складах.
Сведения о выявленных и подсчитанных ценностях заносите в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, сорта и количества;
• ТМЦ, принадлежащих другим субъектам и находящихся в вашей организации на ответственном хранении.
Такие ТМЦ в учете числятся на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые
на ответственное хранение». Составьте их опись с указанием документов по приему-передаче и платежных документов.
Проведите инвентаризацию. Получите копию инвентаризационной описи от организации – поставщика ценностей и сравните ее с фактическим наличием ценностей;
• товаров, принятых на комиссию.
Установите фактическое наличие ТМЦ, числящиеся на забалансовом счете 004 «Товары, принятые на комиссию», сравните его с данными бухгалтерского учета, составьте опись.
Если в результате инвентаризации будет обнаружена порча или недостача, составьте сличительную ведомость. Сообщите об этом факте комитенту.
Помните, что комиссионер (это – вы) отвечает перед комитентом за недостачу или порчу находящихся у него ценностей;
• материалов, принятых в переработку.
Проведите инвентаризацию, установите фактическое наличие ТМЗ, числящихся на забалансовом счете 003 «Материалы, приняты в переработку». Составьте описи по каждому заказчику – по виду, сорту сырья и материалов и месту их нахождения.
Сравните результат с данными учета, при обнаружении расхождений составьте сличительную ведомость;
• инвентаря и хозяйственных принадлежностей, находящихся в эксплуатации.
Этот вид активов учитывается на забалансовом счете 014. Проведите инвентаризацию путем осмотра каждого актива по месту его нахождения и лицам, на ответственном хранении которых он находится.
Составьте опись. Ценности заносятся в нее по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухучете.
На инвентарь, выданный работникам в индивидуальное пользование, составьте групповые инвентарные описи с указанием и подписью ответственных лиц, на которых открыты личные карточки. Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, записываются в опись на основании ведомостей-накладных или квитанции предприятий бытового обслуживания.
На инвентарь и хозпринадлежности, пришедшие в негодность, но еще не списанные, составьте акт с указанием времени эксплуатации, причин непригодности этих предметов.
Инвентаризация тары
Учет и движение тары отражайте на счетах 2950 «Тара под товаром и порожняя», 1060 «Тара и тарные материалы».
Перед проверкой порожнюю тару подберите по видам:
• деревянная (ящики, бочки);
• картонная;
• металлическая (фляги, барабаны);
• текстильная (мешки);
• пластмассовая (ящики, бочки, фляги).
Внутри каждого вида тару рассортируйте по целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта).
Составьте опись по таре по видам, целевому назначению и качественному состоянию.
На тару, пришедшую в непригодность, составьте акт с указанием причин непригодности и ответственных лиц.
Заключительный этап инвентаризации ТМЦ
Все сведения зафиксируйте в сличительной ведомости в натуральном и в денежном измерении, в классификации, принятой в учете.
Для выявления окончательного результата инвентаризации примените два правила:
1. Зачтите недостачу ценностей излишками по пересортице.
Взаимное зачисление пересортицы проведите, если:
а) обнаружены излишки и недостачи материальных ценностей одного наименования и тождественного количества;
б) недостаток и излишки образовались за проверяемый период и у одного материально ответственного лица.
ПРИМЕР. Зачет недостачи ценностей и излишков по пересортице
При инвентаризации материалов в торговом зале у продавца И. Махмудова обнаружены:
• недостача сатина белого – 10 метров (по цене 380 000 сум. за метр);
• излишки ситца белого – 5 метров (по цене 100 000 сум. за метр);
• излишки сатина белого – 10 метров (по цене 350 000 сум. за метр).
Продавец в письменном объяснении признал свою ошибку, в результате которой образовалась пересортица по сатину и излишек по ситцу. Инвентаризационная комиссия дала заключение:
• недостача, не перекрытая зачетом по пересортице по сатину, в размере 300 000 сум. (3 800 000 – 3500000), подлежит возмещению продавцом И. Махмудовым;
• излишек по ситцу – 5 метров на 500 000 сум. признается доходом предприятия.
Бухгалтерия сделала проводки:
Содержание |
Сумма |
Корреспонденция счетов |
Подтверждающие документы |
|
дебет |
кредит |
|||
Списана недостача, не перекрытая зачетом по пересортице (сатин) |
300 |
|
2920 |
Сличительная ведомость |
Отражена задолженность работника |
300 |
4730 |
5910 |
Заключение инвентаризационной комиссии, распоряжение руководителя |
Оприходованы излишки ситца |
500 |
2920 |
9390 |
2. Спишите недостачу ценностей в пределах утвержденных норм естественной убыли.
Нормы естественной убыли применяются только после проведения инвентаризации при наличии недостачи и в пределах нее.
Произведите списание на основании приказа руководителя. Если нет утвержденных норм, то вся естественная убыль рассматривается как недостача. На товары, списанные в результате порчи, естественная убыль не начисляется.
К сведению! Особенно важно, чтобы утвержденные нормы естественной убыли ТМЗ были у производственных и торговых предприятий. Нормы зависят от вида ТМЗ и производственного процесса. Эти данные можно найти в технологических инструкциях (условиях) на производимую продукцию. Также можно обратиться к актам законодательства, регулирующим этот вопрос.
Как отразить в бухучете отклонения, выявленные при инвентаризации
Результаты инвентаризации отражайте в учете так (§ 6 Положения, рег. МЮ N 1334 от 06.04.2004 г.):
Содержание |
Корреспонденция счетов |
|
дебет |
кредит |
|
Списана балансовая стоимость недостающих ТМЦ |
5910 |
1000 |
Списана сумма убытка при выбытии, |
9430 |
5910 |
Списана недостача ТМЦ по рыночной стоимости, если виновные лица установлены (рыночная стоимость ниже балансовой) |
4730 |
5910 |
Списана недостача ТМЦ по рыночной стоимости, если виновные лица установлены (рыночная стоимость выше балансовой) |
4730 |
5910 |
Оприходованы неучтенные ТМЦ (излишки) |
1000 |
9390 |
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАССЫ
Не реже одного раза в месяц проводите инвентаризацию денежных средств, ценностей и бланков строгой отчетности в кассе (п. 1.5 НСБУ N 19). Это поможет вам контролировать:
• сохранность денежных средств и денежных документов;
• правильность учета кассовых операций.
Во время этой процедуры пересчитывайте денежные средства, проверяйте правильность оформления кассовых документов и установленный лимит наличности.
Руководствуйтесь при этом Национальным стандартом бухгалтерского учета N 19 «Организация и проведение инвентаризации».
Что проверять при инвентаризации кассы
При инвентаризации кассы, кроме наличных денег, проверьте денежные документы (эквиваленты):
• марки госпошлин и сборов;
• почтовые марки;
• оплаченные, но не выданные авиабилеты;
• оплаченные, но не выданные путевки в дома отдыха и санатории;
• другие денежные документы.
Какова последовательность действий при инвентаризации кассы
1. Перед началом проведения инвентаризации:
• прекратите все кассовые операции;
• ограничьте доступ в кассовое помещение лиц, не участвующих в проверке кассы;
• если касс – несколько, опечатайте их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег в одной кассе за счет другой, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге;
• если наличные расчеты проводятся с применением контрольно-кассовых машин (ККМ), проверьте их фактическое наличие. При этом на каждую ККМ должны иметься документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию.
Расписки о выдаче денег из кассы и заявления кассира о наличии в кассе ценностей, не принадлежащих вашей организации, во внимание не принимайте
(п. 3.61 НСБУ N 19). Не оформленная по правилам выдача наличности или хранение личных денег работников в кассе организации – это нарушение кассовой дисциплины.
2. Члены комиссии в полном составе, в присутствии материально ответственного лица, проверяют наличные деньги в национальной и иностранной валюте и иные ценности путем их полного полистного пересчета (п. 3.61 НСБУ N 19).
Проводите проверку по каждому месту хранения и материально ответственному лицу. Если касса использует ККМ, обязательно проверьте и показатели кассового аппарата, распечатайте Х-отчет и снимите остатки.
3. Проверку фактического наличия бланков строгой отчетности и денежных эквивалентов проводите по наименованиям и видам бланков с учетом начальных и конечных номеров и серии.
Как проверить условия хранения денежных средств
В ходе проверки условий хранения денежных средств выясните:
• обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и в банк, а также во время выдачи наличности;
• имеется ли для хранения денег в кассе сейф или несгораемый шкаф;
• соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа или несгораемого шкафа;
• соблюдается ли установленный лимит денег в кассе. Учтите, что наличные деньги, полученные из банка для выплаты зарплаты и иных аналогичных выплат, могут находиться в кассе сверх установленного лимита в течение 3 рабочих дней.
Как проверить правильность оформления кассовых документов
В ходе проверки обратите внимание на:
1) заполнение всех строк и реквизитов приходных и расходных ордеров и других документов, используемых при кассовых операциях.
Проверьте:
• отсутствие в них исправлений;
• соответствие даты ордера дате кассовой операции;
• отражение в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, а также в кассовой книге всех приходных и расходных ордеров;
2) наличие и подлинность необходимых подписей.
Проверьте:
• нет ли расходных кассовых документов, подписанных только одним лицом – руководителем или главным бухгалтером. Они должны быть подписаны руководителем (если нет его подписи на прилагаемых распорядительных документах), главным бухгалтером и кассиром;
• наличие и подлинность подписей получателей денег на кассовых ордерах и других денежных документах. Наличные деньги выдаются непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, платежной ведомости или в доверенности;
3) соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;
4) наличие доверенностей.
При выдаче денег по доверенности проверьте соответствие фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, прописанных в расходном кассовом ордере и доверенности;
5) чековые книжки (использованные и неиспользованные).
Проверьте:
• нет ли дефектов в переплете и креплении отдельных листов, подсчитайте листы;
• последовательность номеров испорченных чеков. Это позволяет выявить замену корешка или испорченного чека новым из другой чековой книжки.
Как проверить полноту
и своевременность оприходования и списания наличности
Проверяя правильность оформления кассовых операций, особое внимание обратите на:
1) случаи неоприходования поступивших денежных средств:
• полноту и своевременность оприходования денежных средств в кассу с изучением банковских операций;
• соответствие ПКО записям в журнале их регистрации;
• своевременность расчетов сотрудников по средствам, выданным под отчет;
2) факты списания денег по кассе путем повторного использования одних и тех же документов или неправильного подсчета итогов:
• все ли первичные расходные кассовые документы отражены в учете, и не отражены ли они повторно;
• соответствие входящего остатка по кассе с конечным остатком по кассе за предыдущий день;
• итоги кассовых отчетов;
3) факты списания денег по кассе без оснований или по подложным документам:
• соответствие РКО с информацией в журнале их регистрации;
• обоснованность включения лиц в расчетно-платежные ведомости. Выборочно сверьте расчетно-платежные ведомости со штатным расписанием, приказами о приеме на работу и другими документами.
Как оформить результаты проведения инвентаризации кассы
По результатам инвентаризации наличных в кассе составьте акт в двух экземплярах.
В нем отразите:
• название организации или ее структурного подразделения;
• N распоряжения (приказа) о проведении проверки;
• N акта и дату проведения инвентаризации;
• расписку кассира;
• перечень ценностей, находящихся в кассе, – денежных средств и их эквивалентов;
• фактическое их наличие в стоимостном выражении;
• перечень ценностей по учетным данным;
• результаты инвентаризации – сопоставление позиций.
Сверьте фактический остаток наличности с данными бухгалтерского учета. При выявлении несоответствия учетных данных с фактическими в акте отразите:
• пояснения кассира, если установлены нарушения кассовой дисциплины или расхождения наличия средств с данными учета;
• решение руководителя: удержание недостачи с материально ответственного лица или списание за счет средств организации, если вина кассира не доказана.
Излишки, выявленные инвентаризацией, относятся на доходы предприятия в день проверки. Результаты инвентаризации денежных средств также отразите в Ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.
Результаты проверки фактического наличия бланков строгой отчетности, ценных бумаг оформите специальной описью. Опись заполните по наименованиям и видам бланков с учетом начальных и конечных номеров и серии.
Укажите их фактическое наличие, данные бухгалтерского учета, выявленные расхождения.
Как отразить в учете отклонения, выявленные при инвентаризации кассы
Определение пределов и порядка материальной ответственности работника регулируется статьями 337–350 Трудового кодекса.
Работник, обслуживающий кассовые операции, несет полную материальную ответственность согласно заключенному с ним договору (ст.ст. 342, 343 ТК).
Он отвечает за возмещение недостачи наличных денежных средств. В этом случае счет 5910 «Недостачи и потери от порчи ценностей» можно не использовать, сразу отражая задолженность материально ответственного лица по счету 4730 «Задолженность персонала по возмещению материального ущерба».
Выявленные отклонения при инвентаризации кассы отражайте в бухгалтерском учете так:
Содержание |
Корреспонденция счетов |
|
дебет |
кредит |
|
Отражены недостача и задолженность по ее возмещению |
4730 |
5010 |
Возмещена недостача материально ответственным лицом путем внесения денежных средств в кассу |
5010 |
4730 |
Возмещена недостача материально ответственным лицом путем удержания из его заработной платы |
6710 |
4730 |
Списана недостача за счет организации |
9430 |
4730 |
Оприходованы излишки |
5010 |
9390 |
Если выявлена недостача денежных средств в иностранной валюте, материально ответственное лицо погашает ее в национальной валюте по курсу Центробанка на дату внесения денежных средств (п. 219 Инструкции, прил. N 2 к НСБУ N 21).
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ФИНАНСОВЫХ ВЛОЖЕНИЙ
При инвентаризации финансовых вложений проверьте фактические затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других предприятий, а также предоставленные другим организациям займы.
Финансовые вложения формируются на счетах:
• 0600 «Счета учета долгосрочных инвестиций»;
• 5800 «Счета учета краткосрочных инвестиций».
Объектами проверки выступают:
• ценные бумаги с установленными сроками и стоимостью погашения;
• вложения в уставный капитал других предприятий;
• займы, предоставленные другим организациям.
Как подготовиться к инвентаризации финансовых вложений
Прежде чем приступить к проверке финансовых вложений, определите, правильно ли:
• отнесены те или иные финансовые вложения на счета бухгалтерского учета;
• оформлены документы, дающие право распоряжаться активом и полученными от него доходами.
Как провести инвентаризацию ценных бумаг
1. Начните инвентаризацию с проверки фактического наличия ценных бумаг (далее – ЦБ). Установите:
• правильность оформления сопровождающих документов (договора на приобретение, акта приема-передачи, платежных документов);
• соответствие данных бухучета сведениям, содержащимся в документах;
• правильность формирования стоимости приобретения ЦБ, обоснованность включения в нее сопутствующих расходов (услуги брокера, банков, проценты по кредитам и займам);
• сохранность ЦБ, соответствие фактического и учетного количества;
• своевременность и полноту отражения в бухучете полученных доходов по ЦБ;
• правильность формирования финансовых результатов при выбытии ЦБ.
2. Инвентаризацию ЦБ проводите по отдельным эмитентам с указанием в акте:
• названия;
• серии;
• номера;
• номинальной и фактической стоимости;
• сроков погашения;
• общей суммы.
3. Составьте в двух экземплярах опись фактического наличия ЦБ по форме.
4. Анализируйте данные по ЦБ отдельно по каждому эмитенту. Если бумаги находятся на хранении в депозитарии, сверяйте остатки сумм, числящихся на соответствующих счетах, с данными выписок депозитария.
5. Если ЦБ хранятся в организации, их инвентаризацию проводите во время инвентаризации денежных средств в кассе.
6. При выявлении отклонений от учетных данных составьте сличительные ведомости по ЦБ. Форму сличительной ведомости разработайте самостоятельно или используйте форму из приложения N 15 к НСБУ N 19.
7. Окончательные результаты занесите в Акт инвентаризации наличных денежных средств и в Ведомость результатов, выявленных при инвентаризации.
Как провести инвентаризацию вложений
в уставный капитал других предприятий
1. Инвентаризацию проводите по каждому предприятию, учредителем которого является ваша организация.
2. Проверьте первичные документы, подтверждающие финансовые вложения в уставные капиталы других организаций (учредительные документы, договор купли-продажи, акт приема-передачи, платежные документы).
3. Проверьте своевременность и правильность отражения в учете начисления и получения дивидендов.
4. Итоги инвентаризации внесите в акт. Форму акта разработайте самостоятельно и утвердите ее в учетной политике.
Как провести инвентаризацию предоставленных займов
1. Инвентаризацию проводите по каждой организации, которой предоставили заем.
2. Проверьте первичные документы (договоры, платежные документы, выписки банка, акт приема-передачи).
3. Проверьте своевременность и правильность начисления и получения процентов.
4. Итоги инвентаризации внесите в акт. Форму разработайте самостоятельно и утвердите ее в учетной политике.
Как отразить результаты инвентаризации финансовых вложений в бухучете
Выявленные при инвентаризации расхождения отразите в бухгалтерском учете так:
Содержание |
Корреспонденция счетов |
|
дебет |
кредит |
|
Списана балансовая стоимость недостающих долгосрочных |
9220 |
0600 |
Отражена сумма убытка при выбытии |
5910 |
9220 |
Списана сумма убытка при выбытии, если виновные лица не установлены |
9430 |
5910 |
Списана сумма убытка при выбытии, если виновные лица установлены |
4730 |
5910 |
Списана сумма убытка при выбытии, если виновные лица установлены |
4730 |
5910 |
Оприходованы долгосрочные и краткосрочные инвестиции (излишки) |
0600 5800 |
9390 |
Шарофитдин ХАЙДАРОВ, заместитель директора Учебного центра при Минэкономфине,
Татьяна БЕЛОУСОВА, эксперт «Нормы».