У нашей организации заключен договор с сервисом Яндекс.Go на услуги по перевозке пассажиров. Сотрудники используют корпоративный аккаунт для различных маршрутов: дом-офис, дом-склад-офис, офис-банк-дом, офис-объект-дом. Мы принимаем НДС по этим услугам в зачет. При этом сотрудник может использовать корпоративное такси как в рабочее время (для поездок на склад, в банк, на объект), так и для перемещений между домом и офисом. Хотим корректно определить, какие из этих поездок считаются служебными расходами организации, а какие – доходом физического лица, подлежащим обложению НДФЛ и социальным налогом. Нам важно избежать налоговых рисков и правильно оформить документы (приказы, служебные записки, положение о служебных поездках). Просим разъяснить порядок налогообложения и учета таких поездок.
Какие поездки сотрудников на корпоративном такси можно относить на расходы организации как служебные, а какие считаются доходом работника и должны облагаться НДФЛ и соцналогом? Какие документы нужно оформить, чтобы избежать налоговых рисков?
– Порядок пользования услугами такси может быть отражен в локальных актах предприятия (коллективный договор, трудовые договоры, приказы и др.). В учетной политике предприятия рекомендуем утвердить порядок учета и образцы первичных документов (отчет менеджера о целесообразности поездок и их результатах).
Прежде всего необходимо разграничить: служебные поездки и доставку к месту работы и обратно.
Если поездки осуществлены в служебных целях в рабочее время (согласно табелю), то:
• НДС может быть взят в зачет;
• налог на прибыль не уменьшается на стоимость служебных поездок;
• НДФЛ и соцналог на эти суммы не начисляются.
Рекомендуем руководству предприятия создать эффективную систему контроля, чтобы разграничить поездки в служебных и личных целях.
Если поездки осуществлены в направлении дом-офис и обратно, то можем привести два мнения:
Мнение I. Расходы, производимые предприятием по доставке работников к месту работы и обратно, не рассматриваются в качестве дохода физических лиц (п. 4 ч. 2 ст. 369 НК). В НК нет указания, каким транспортом должна быть осуществлена доставка работников. Это может быть и собственный автотранспорт, и арендованный, и доставка согласно договорам, заключенным с транспортными организациями.
При этом расходы по доставке работников к месту работы и обратно относятся на себестоимость только при перевозках в направлениях, не обслуживаемых пассажирским транспортом общего пользования (п. 1.5.9 ПКМ N 54 от 05.02.1999 г.). В остальных случаях они должны быть отнесены к расходам периода.
В составе административных расходов предусмотрены затраты на содержание, наем и аренду служебного легкового автотранспорта (п. 2.2.3 ПКМ N 54).
Эти расходы являются вычитаемыми при определении облагаемой базы по налогу на прибыль, НДС идет в зачет.
Мнение II. Если имеется общественный транспорт к месту работы, то необходимость организации доставки работников к месту работы и обратно не возникает.
В этом случае расходы на такси должны быть отнесены к доходам работников в виде материальной выгоды (п. 1 ч. 1 ст. 376 НК).
Сумма этих расходов включается в совокупный доход работников и облагается НДФЛ. Соцналог при этом не начисляется, так как материальная выгода не относится к доходам в виде оплаты труда (ст. 403 НК).
Эти расходы не вычитаются при расчете налога на прибыль (п. 3 ст. 317 НК).
Соответственно, НДС не подлежит зачету (п. 7 ч. 1 ст. 267 НК).
Предлагаем самим выбрать, к какому мнению прислушаться. Проявите должную осмотрительность.
Ольга БУСАРОВА,
эксперт «Нормы».