Norma.uz
Газета Норма / 2021 год / № 47 / Юридические консультации

Как бухгалтеру подготовить претензию

 

Претензионная работа на предприятии направлена на то, чтобы урегулировать конфликты с другими организациями, выяснить причины разногласий
и по возможности предотвратить необходимость судебного разбирательства.

 

На крупных предприятиях с большим оборотом договоров обязательно разработайте соответствующий локальный документ, регулирующий претензионно-исковую работу. Например, это может быть положение о претензионно-исковой работе. На небольших предприятиях достаточно утвердить памятку с основными положениями по этому виду работы.

Такие локальные документы утверждаются руководством предприятия. Положение в акционерных обществах может утверждаться общим собранием акционеров. На малых предприятиях и в микрофирмах нет необходимости в этом локальном документе. Достаточно соблюдать ряд правил и практических рекомендаций, указанных в памятке.

Основная нагрузка и ответственность по претензионной работе должны ложиться на юриста предприятия, но, как правило, на небольших предприятиях претензии пишут бухгалтеры. А это значит, что бухгалтер должен не только контролировать всех дебиторов и кредиторов, но и незамедлительно выставлять претензии при необходимости.

Если у вас предприятие с 50 % и более госдоли в уставном капитале, то в случае допущения просроченной дебиторской задолженности к руководителю и главному бухгалтеру будут применены самые жесткие меры административной и материальной ответственности, вплоть до привлечения к уголовной (п. 2 УП-1154 от 12.05.1995 г.).

 

Дебиторская задолженность считается просроченной, если средства за поставленные товары, оказанные услуги и выполненные работы не поступили поставщику или исполнителю по истечении 90 дней со дня фактической отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (п. 2 УП-1154).

 

В каждом конкретном случае в договоре может быть установлен другой срок исполнения обязательств или оплаты. Суды, как правило, ориентируются в первую очередь на договор. Но не стоит дожидаться окончания установленного срока для принятия мер, так как по истечении 90 дней уже наступает персональная ответственность руководителя и главного бухгалтера как за кредиторскую, так и за дебиторскую задолженности  (ст. 35 З-на «О договорно-правовой базе деятельности хозяйствующих субъектов»).

Постройте свою работу так, чтобы вы заблаговременно знали обо всех возможных дебиторах, так как для составления претензии, ее отправки и вручения должнику нужно время.

По действующему законодательству вы можете сразу обратиться в суд с исковым заявлением о взыскании задолженности (ст. 19 Закона), за исключением некоторых категорий дел, по которым обязательно претензионное производство, или если сам договор предусматривает предъявление претензии.

Практика же показывает, что лучше все-таки сначала обратиться к должнику с претензией или просто отправить письмо. Тем самым вы показываете партнеру, что ваше предприятие желает сохранить с ним деловые отношения, но в то же время ему будет виден план ваших дальнейших действий.

Для подготовки претензии вам в первую очередь потребуются:

• договор, по которому образовалась дебиторская задолженность;

• документы, свидетельствующие о выполнении вашим предприятием договорных обязательств (акты выполненных работ, счета-фактуры, доверенности, все то, что у бухгалтеров называется первичными бухгалтерскими документами);

• акт сверки взаиморасчетов с партнером, даже если он не подписан второй стороной.

Заведите для себя правило не брать в работу при подготовке претензий подлинные документы, снимайте копии и работайте по ним. В этом случае вы никогда не станете виновником утраты тех или иных документов. Если у вас на предприятии ведется электронный документооборот, то работайте в электронном виде.

Претензия пишется в свободной форме, но есть необходимые сведения, которые она должна содержать обязательно. Это:

• дата составления;

• точное наименование того, кому она адресована, со всеми реквизитами;

• почтовый адрес должника;

• обслуживающий банк, если это организация;

• суть дела, по которому выставляется претензия;

• сумма, подлежащая возврату, либо определенное требование, которое должен исполнить должник с учетом штрафов и пени;

• наименование, адрес и все реквизиты взыскателя.

Готовя претензию как по экономическим, так и по гражданским спорам, старайтесь, чтобы текст ее был четким, кратким, но содержал все необходимые сведения. Избегайте ссылаться на непроверенные данные. Для того чтобы не делать двойную работу, сразу закладывайте в претензию основу будущего искового заявления. В претензии нужно указать все виды штрафов и пени, суммы госпошлины и судебных издержек, которые будут взысканы с партнера, если спор будет решаться в судебном порядке.

В резолютивной части претензии смягчите свои требования и укажите на то, что если должник в ближайшее время рассчитается с вашим предприятием, вы готовы ограничиться только основной суммой долга. Обязательно приложите к претензии справку-расчет, чтобы было наглядно видно, из чего образовалась окончательная сумма претензии. Сделать такой расчет несложно, поэтому подготовьте его самостоятельно. Тогда в ходе судебного заседания в дальнейшем вы четко будете знать, как и из чего сформировалась сумма иска.

Итоговая сумма претензии складывается из:

• основной суммы долга;

• суммы штрафа и пени (гл. V Закона);

• суммы упущенной выгоды (ч. 2 ст. 34 Закона);

• суммы нанесенного ущерба в связи с невыполнением договорных обязательств (ч. 1 ст. 34 Закона).

Направляя претензию должнику, без особой необходимости не прикладывайте копии всех первичных документов. По умолчанию все эти документы у должника есть. Приложите только:

• копию договора, чтобы было сразу понятно, откуда образовалась задолженность;

• акт сверки в 2 экземплярах (возможно, ваш оппонент подпишет его);

• справку-расчет для наглядности разницы между суммой основного долга и суммой, выставленной к взысканию.

Подписать претензию должен руководитель предприятия либо уполномоченное на это лицо. В данном случае к претензии прилагается копия действующей доверенности.

 

Вручение претензии и ответ на нее

Претензию можно отправить по почте, обязательно заказным письмом и лучше с уведомлением о получении ее адресатом. Можно вручить нарочно, но обязательно с подписью и указанием даты получения лицом, уполномоченным принимать такие документы, на копии претензии. Это, как правило, руководитель, главный бухгалтер, канцелярия и т. п. Документ, удостоверяющий вручение претензии, вам потребуется в дальнейшем, если придется обращаться в суд. Вам необходимо будет подтвердить, что были предприняты все усилия для разрешения конфликта до того, как вы обратились за судебной защитой.

Общеустановленный срок рассмотрения претензии составляет 30 дней, если по конкретной категории дела не оговорен другой срок. Если должник погасил задолженность, то претензионное производство прекращается.

На практике существует несколько сценариев развития событий:

 

Действия должника

Действия взыскателя

Не отвечает
на претензию

По истечении 30 дней обращается в суд, оговоренный
в договоре, с исковым заявлением

Отвечает, но не признает задолженность

После получения ответа обращается в суд, оговоренный
в договоре, с исковым заявлением

Отвечает, признает,
но просит отсрочку

Если готов предоставить отсрочку, то подписывает акт сверки и допсоглашение
с изменением сроков оплаты

Отвечает, признает, но не может оплатить в связи с отсутствием средств на расчетном счете

Подписывает акт сверки и выставляет платежное требование через банк либо через суд в приказном порядке

 

Если в ответе о признании претензии
не сообщается о перечислении признанной суммы, то заявитель претензии вправе
по истечении 20 дней после получения ответа предъявить в учреждение банка распоряжение на списание в бесспорном порядке признанной должником суммы. К распоряжению прилагается ответ должника
 (ч. 5 ст. 18 Закона).

 

Что делать, если претензия поступила к вам на предприятие

Когда ваше предприятие допустило нарушение и получило претензию от бизнес-партнера, в первую очередь выясните, почему нарушение произошло. Руководство предприятия лучше поставить в известность о поступившей претензии. Но прежде чем идти с докладом, самостоятельно выясните, что произошло и какие меры можно предпринять, чтобы решить вопрос мирным путем.

Если действительно есть вина вашего предприятия, то с ответом на претензию не стоит затягивать. Выяснять, кто виноват из ваших сотрудников, будете позже. Ответить на претензию нужно в течение 15 дней, если договором не оговорен другой срок. Учтите, что если вы нарушите срок ответа на претензию и ваш оппонент успеет уплатить госпошлину, даже несмотря на то, что вы исполните требования взыскателя, вам придется эту сумму ему возвращать.

Кроме основной суммы долга, ваш взыскатель может потребовать в претензионном порядке заплатить пеню или штраф, предусмотренные условиями договора. Лучше все вопросы решить на досудебной стадии и урегулировать конфликт. Учтите, что в суде к основной сумме взыскания добавиться сумма госпошлины и судебных издержек.

Ответ на претензию готовьте по тем же правилам, как и саму претензию. Не бойтесь спорить с взыскателем, предлагайте снизить сумму штрафа и пени. Любая сторона, как правило, хочет быстрейшего разрешения спорной ситуации, главное, чтобы была уплачена основная сумма долга.

 

Хранение претензий

Особых требований по хранению претензий и их сопутствующих документов нет. Поэтому к этим документам применяйте правила, установленные для хранения договоров. Если ваш спор вышел за рамки претензии и по нему было судебное разбирательство, то материалы гражданских либо экономических споров хранятся в суде бессрочно. При крайней необходимости всегда можно запросить у суда копии документов, главное, знать номер дела и дату судебного разбирательства.

Необходимо отметить, что претензионная работа– это простой, доступный и быстрый способ разрешения хозяйственных споров, особенно если они возникли не преднамеренно, а из-за каких-либо сбоев в деятельности вашего должника либо по недоразумению. Ведь бывают ситуации, когда предприятие-контрагент даже не подозревает о нарушении права другого предприятия и не догадывается о возникновении хозяйственного спора. В таких условиях все спорные вопросы довольно легко решаются в претензионном порядке и не переходят в судебную тяжбу.

 

Элеонора Мазурова,
эксперт ООО «N•rma».

Прочитано: 98 раз(а)

Если Вы заметили ошибку, выделите фрагмент текста, содержащий ошибку, и нажмите Ctrl+Enter.
Сайт разработан в ООО «NORMA», зарегистрирован в Узбекском агентстве по печати и информации 01.06.2018г.
Регистрационное свидетельство № 0406.
Адрес: Узбекистан, 100105, г. Ташкент, Мирабадский р-н, ул. Таллимаржон, 1/1.
Тел. (998 78) 150-11-72. Call-центр:1172. E-mail: admin@norma.uz
Копирование материалов сайта без согласования с администрацией ресурса запрещено.
© ООО «NORMA», 2007-2020 г. Все права защищены.
18+   Яндекс.Метрика