Norma.uz
Газета Норма / 2021 год / № 43 / Юридические консультации

Как поэтапно перейти на электронный документооборот

 

Электронный документооборот – это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая порядок «безбумажного делопроизводства». Такая система в первую очередь удобна тем, что повышает эффективность использования рабочего времени и сводит к минимуму затраты на ручную обработку документов. Но при этом она требует материальных затрат на приобретение программного продукта и приглашение специалистов-разработчиков для адаптации программы под конкретное предприятие. Крупные налогоплательщики даже не почувствуют дополнительных расходов, а вот экономия только на бумаге со временем будет ощутима.

 

Оптимизация делопроизводства предприятия предусматривает переход на электронный документооборот. Такой переход не должен быть быстрым, сотрудникам необходимо время для того, чтобы научиться использовать программный продукт. Сложность полного перехода на ЭДО, с одной стороны, в том, что законодательно не установлен конкретный и исчерпывающий перечень документов, которые можно вести только в электронном виде. Чаще всего приходится самостоятельно решать этот вопрос. С другой стороны, сотрудники кадровой и бухгалтерской службы не торопятся переходить на ЭДО, так как это непривычно. У бывалых сотрудников есть опасение, что все документы могут исчезнуть разом, при отключении электроэнергии предприятие будет парализовано. Основная же причина в том, что старшее поколение сотрудников не хочет учиться чему-то новому, им проще работать «по старинке».

 

Электронный документ – информация, зафиксированная в электронной форме, подтвержденная электронной цифровой подписью и имеющая другие реквизиты электронного документа, позволяющие его идентифицировать.

Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ст. ст. 5, 7 З-на «Об электронном документообороте»).

 

Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство – одно из самых сложных направлений для перевода на безбумажный вариант работы. Причина в том, что:

• Трудовой кодекс был введен в 1995 году, основная часть документов в котором предусмотрена в бумажной форме;

• у работников в большинстве случаев отсутствует ЭЦП, гарантирующая надежность электронного документа. Без нее невозможно заключить договор и подписать ряд других кадровых документов;

• не решен вопрос о способах и сроках хранения электронных документов. Кадровые же документы подлежат длительному хранению, а некоторые из них– бессрочному.

В кадровых документах есть такие, которые обязательно должны быть на бумаге. Это:

• коллективный договор (ст. ст. 40, 41, 51, 54 ТК);

• трудовой договор и изменения к нему (ст. ст. 74, 83 ТК);

• приказ о приеме на работу (ст. 82 ТК);

• приказ о переводе работника на другую работу (ст. 96 ТК);

• уведомление о предстоящем изменении условий труда (ст. 89 ТК);

• приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 182 ТК);

• приказ о прекращении трудового договора (ст. ст. 107, 108 ТК);

• отказ в приеме на работу (ст. 78 ТК);

• решение комиссии по трудовым спорам (ст. 265 ТК);

• личная карточка работника (форма N Т-2) и др.

Принимая решение о ведении кадрового документа в электронном виде, убедитесь, что ТК и иные нормативно-правовые акты не требуют бумажной формы. Формулировки, подтверждающие обязательную бумажную форму, могут быть следующими: «Подписывают…», «Выдается (вручается) копия», «Объявляется под расписку…». Учтите, что ЭЦП равнозначна собственноручной подписи на бумажном носителе (ст.7 З-на «Об электронной цифровой подписи»). Однако пока система ЭДО не позволяет организовать ЭЦП каждому сотруднику в соответствии с его должностью и в дальнейшем свободно подтверждать электронной подписью любой документ. Как минимум такая система будет экономически нецелесообразной для ряда предприятий.

Документами, не требующими обязательной бумажной формы, могут быть внутренние кадровые документы предприятия, которые оно разработало самостоятельно для собственных нужд. Такие документы не требуют проставления подписи, достаточно иметь единую систему документооборота, где согласование или ознакомление с документом будет подтверждаться сотрудником через персональный аккаунт в электронной системе.

Это могут быть:

• служебные записки;

• заявления;

• объяснительные;

• приказы и заявления о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска;

• журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;

• журнал учета приказов;

• табель учета рабочего времени;

• различные журналы учета работников;

• ознакомление с различными локальными актами и т. д.

Обязательное же требование к оформлению в электронном виде в кадровом делопроизводстве пока только одно – электронные трудовые книжки через Единую национальную систему труда (ПКМ N 971 от 5.12.2019г.). В этой системе регистрируются бумажные трудовые договоры и ведутся электронные трудовые книжки.

 

Корпоративное и договорное делопроизводство

Что касается учредительных документов, то основная их часть возможна как в бумажном, так и в электронном виде. Например, законодательно допускается проведение общего собрания учредителей опросным путем заочно (ст. 36 З-на «Об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью»). Но даже в этом случае, разрешая электронную связь, Закон требует сохранять аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение. То есть проведенное опросным путем собрание в результате все равно подтверждается живой подписью, так как подтверждение протокола ЭЦП каждым учредителем сейчас затруднительно по техническим причинам.

Для остальных документов возможно как электронное, так и бумажное оформление (Положение, прил. N·1 к ПКМ N·66 от 9.02.2017·г.). Это:

• учредительный договор;

• договор между учредителями и директором;

• договоры о реорганизации (слиянии, разделении и т. д.).

При претензионно-исковой работе можно оформлять как претензии и иски, так и документы, прилагаемые к ним, в виде электронного документа. Но такие документы необходимо подтверждать ЭЦП. Само хозяйственное дело для ведения в экономическом суде также может быть сформировано в электронном виде. В таком случае судебное решение судья подпишет своей ЭЦП (ст. ст. 3, 4 ЭПК). А вот как такое судебное дело будет храниться, пока непонятно. Да и в каком виде будет исполнительное производство, тоже никаким нормативно-правовым актом не отрегулировано.

Таким образом, как и любая другая сфера, юридическое делопроизводство также делится на внутреннее, где директор самостоятельно принимает решение об электронном документообороте, и внешнее, где необходимо свои решения сопоставлять с нормативно-правовыми актами.

Что же касается договорной работы, то с апреля 2021 года появилась возможность электронной регистрации договоров (Положение, прил. N·2 к ПКМ N 249 от 28.04.2021 г.). Для этого создан Единый информационный портал электронных договоров, на который можно зайти и через персональный кабинет налогоплательщика. Кроме того, большинство онлайн-сервисов Узбекистана, ранее предоставлявших только услугу по оформлению ЭСФ, уже сейчас позволяют оформлять договоры в электронном виде.

Сама же возможность заключить договор в электронной форме зависит от договоренности между вами и вашим контрагентом. Удобство электронной формы заключается в том, что созданы условия по ведению всех необходимых документов по договору до его завершения (доверенности, дополнительные соглашения, счета-фактуры). Все документы к договору, не требующие подписи (копия устава, копия паспорта директора, доказательство платежеспособности и т. п.) можно пересылать через официальную электронную почту предприятия.

Юридические заключения и согласование договоров можно перевести в электронный формат самостоятельно. Однако не все договоры можно оформить электронно. Сделки, требующие нотариального заверения, осуществляются в бумажной форме (Инструкция, рег. МЮ N·3113 от 4.01.2019·г.).

 

Ведение бухгалтерии

На сегодняшний день бухгалтерская сфера на шаг впереди по объему документооборота, переведенного в электронную форму. Бухгалтерские программы (1С Бухгалтерия, 1UZ Бухгалтерия) давно используются в работе. Уже обязательны ЭСФ. Есть возможность оформлять электронные доверенности на получение ТМЦ и регистрировать электронные договоры (Положение, прил. N·2 к ПКМ N·489 от 14.08.2020·г.; положения, прил. NN·2, 3 к ПКМ N 249). Все эти действия доступны через персональный кабинет налогоплательщика.

 

Особенности хранения
электронных документов

К срокам хранения электронных документов предъявляются такие же требования, как и к срокам хранения бумажных.

Обработанные электронные документы можно архивировать и хранить на самом компьютере. При этом желательно иметь их электронную архивную копию на стороннем сервере или хотя бы внешнем носителе (USB-флешке, CD или съемном
жестком диске).

В предусмотренных законодательством случаях (при проверках контролирующими органами, судебных разбирательствах и т. п.) должна быть предусмотрена возможность выдачи и использования копий электронных документов на бумажном носителе. В частности, такие требования предъявляются к электронной финансовой и налоговой отчетности в Положении о порядке представления финансовой и налоговой отчетности посредством телекоммуникационных каналов связи в органы государственной налоговой службы (рег. МЮ N 2808 от 12.07.2016 г.).

Учитывая возможные форс-мажорные обстоятельства (отсутствие электричества, Интернет-соединения, порча электронного носителя и т. п.), которые могут помешать воспользоваться электронными документами, целесообразно иметь их архивную копию на бумажном носителе.

Из налоговой и финансовой отчетности на бумажный носитель можно скопировать только годовые отчеты или при отсутствии годовых – квартальные или месячные отчеты. Если сдавались уточненные расчеты, то достаточно иметь копию последнего уточненного расчета за отчетный год.

 

С чего начать переход
на электронный документооборот

Для начала издайте на предприятии приказ о переходе на частичный ЭДО. Затем все документы предприятия (бухгалтерские, кадровые, договорные, корпоративные и т. д.) разделите на 3 группы:

1) документы, которые нормативно-правовые акты требуют оформлять в письменной форме;

2) документы, которые оговорены нормативно-правовым актом, но в отношении которых нет четкого требования оформлять их в письменном виде;

3) документы, по которым нет требования оформления на бумажном носителе или в отношении которых прямо указано оформление в электронном виде.

Независимо от того, к какой категории относятся документы, при подготовке к ЭДО оцифруйте все документы. В дальнейшем вам будет проще с ними работать, да и электронные копии лишними не будут.

Далее разработайте и утвердите локальный акт, который будет регулировать переход и дальнейший процесс ведения ЭДО. В нем же закрепите перечень документов, которые на предприятии будут только электронными, перечень документов на 2 носителях (бумажный и электронный) и перечень только на бумажном носителе.

Затем поэтапно начинайте проводить оптимизацию документооборота предприятия.

 

Этап I. Описание текущих процессов на предприятии и сопутствующих им документов. Чтобы перейти на ЭДО, необходимо всю работу предприятия условно разбить на процессы (кадровый, бухгалтерский, юридический и т. д.). Описывая процессы, сразу закладывайте туда порядок действий, ответственных лиц, перечень сопутствующих документов, порядок их передачи, согласования, допуск к ним и порядок хранения. Также на первом этапе перехода к ЭДО определите типовые формы взаимодействия между процессами, порядок согласования, подтверждения. Можно каждому сотруднику получить ЭЦП, а можно присвоить уникальный ID во внутренней системе предприятия для работы с документами.

ПРИМЕР. Процесс подготовки
графика отпусков

Сотрудник кадровой службы отправляет по предприятию уведомление о начале формирования графика отпусков на 2022 год. Работники направляют заявления с указанием желаемой даты начала отпуска. Кто-то пишет заявление о разделении отпуска на части, где информирует о своих планах.

Руководитель отдела (подразделения) собирает сводные сведения по отделу и отправляет данные в кадровую службу. В завершение отдел кадров дорабатывает этот документ, проверяет, чтобы одновременно не оказались в отпуске два ведущих сотрудника, и через эту же систему знакомит с готовым графиком всех сотрудников.

 

Этап II. Оценка рисков перевода документов в ЭДО. После описания процессов каждый документ необходимо оценить на предмет возможности перевода в ЭДО. Такой анализ позволит отказаться от дублирования документов. Дополнительно на этом этапе с учетом законодательства проанализируйте каждый документ на предмет возможности перевода в электронный вид и возможных рисков при переводе.

Общие параметры для оценки рисков перевода документов в электронный вид:

1) законодательно перевод в электронную форму:

• разрешен;

• точно не указано;

• запрещен;

2) законодательное требование к ознакомлению с документом под роспись:

• не указано;

• прямо не указано;

• требуется;

3) требования к срокам хранения (при наличии):

• менее 10 лет;

• более 10 лет;

• бессрочно;

4) требование представлять документ в сторонние организации:

• не требуется;

• возможно представлять в электронном виде;

• требуется представлять только в бумажном виде.

Рассмотрите все документы в соответствии с описанными параметрами, чтобы оценить возможность и риск их перевода в электронный вид.

Этап III. Аудит документов. После того как вы оценили риски по переводу документов в электронный вид, разделите их по степени риска на 3 группы:

• низкий риск перевода в ЭДО – документы не являются обязательными или разрешено вести их в электронном виде. Например, трудовые книжки, служебные записки, ЭСФ, некоторые заявления, документация по внутренним процессам;

• умеренный риск при переводе в ЭДО – группа объединяет документы, для которых нет прямого запрета на ведение в электронном виде. Например, табели учета рабочего времени, график отпусков, приказы о направлении в командировку и т. д.;

• высокий риск в случае перевода в ЭДО – документы, ведение которых в электронном виде не предусмотрено законом. Например, трудовые договоры, договоры, требуемые нотариального заверения, контракты, где контрагент не согласен на электронную форму, и т. д.

После составления списка документов, которые будут переведены в электронный вид, проведите аудит технического оснащения: есть ли у сотрудников доступ к внутренним системам и порталам.

Также проанализируйте весь трудовой коллектив по принципу:

• сотрудники, не требующие дополнительного обучения;

• сотрудники, кого необходимо обучать работес ЭДО;

• сотрудники, не желающие или не способные освоить новую систему документооборота.

Затем рассчитайте материальные затраты на дополнительное обучение трудового коллектива.

Этап IV. Оптимизация процессов. После аудита документов посмотрите на описанные процессы сторонним взглядом, по возможности упростите процессы согласования и утверждения документов. Откажитесь от хранения нескольких версий документов, если такое упрощение допустимо политикой предприятия. Разработайте и максимально используйте типовые формы. В результате отказа от включения лишней информации в документ вы сможете автоматизировать его обработку.

Внедрение системы ЭДО позволяет отказаться от очного согласования документов, передачи их на бумаге, что существенно сокращает время их утверждения.

 

ПРИМЕР. Согласование договора закупки
сырья или оборудования

На предприятие поступил договор поставки. Текст договора составлен контрагентом, и он отказывается работать по форме, утвержденной на вашем предприятии. Цена же договора очень выгодна для вас.

Ответственная за снабжение служба вносит этот договор в систему ЭДО, если он поступил в бумажной форме, и начинается процесс согласования, установленный на вашем предприятии.

Все отделы (юридический, снабжения, тендерная комиссия, бухгалтерия и т. д.), задействованные в договорной работе, имеют возможность ознакомиться с текстом договора, не передавая его бумажный вариант. Там же оставляются замечания и пожелания по договору и ставится отметка, что договор согласован. Окончательный его вариант уже передается руководителю предприятия для подписания.

Таким образом, ЭДО помогает избавиться от кучи бумаг в процессе согласования. Автоматизация процесса значительно экономит время и упрощает контроль на каждом этапе подготовки внешнего договора.

 

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в систему ЭДО. Сейчас же во многих организациях внутреннее согласование документов уже проводится в электронном виде. Несмотря на имеющиеся ограничения в полном переходе на ЭДО, даже частичный перенос рабочих процессов в электронный формат позволит существенно оптимизировать работу сотрудников. В любом случае за ЭДО будущее, поэтому лучше уже сейчас начинать постепенный переход на эту систему документооборота.

 

Элеонора Мазурова,

эксперт ООО «Norma».

Прочитано: 112 раз(а)

Если Вы заметили ошибку, выделите фрагмент текста, содержащий ошибку, и нажмите Ctrl+Enter.
Сайт разработан в ООО «NORMA», зарегистрирован в Узбекском агентстве по печати и информации 01.06.2018г.
Регистрационное свидетельство № 0406.
Адрес: Узбекистан, 100105, г. Ташкент, Мирабадский р-н, ул. Таллимаржон, 1/1.
Тел. (998 78) 150-11-72. Call-центр:1172. E-mail: admin@norma.uz
Копирование материалов сайта без согласования с администрацией ресурса запрещено.
© ООО «NORMA», 2007-2020 г. Все права защищены.
18+   Яндекс.Метрика