Какие документы нужно оформить для командировки
Для направления работника в служебную командировку:
● издайте приказ, в котором укажите цель, место, срок командировки и другие сведения;
● выдайте командировочное удостоверение по утвержденной форме, подписанное руководителем и скрепленное печатью организации (при ее наличии) (п. 2 Инструкции, рег. МЮ N 1268 от 29.08.2003 г.).
Если это предусмотрено внутренними процедурами компании, то приказ издайте на основании служебной (докладной) записки непосредственного руководителя работника.
Регистрацию лиц, отбывающих в командировки и прибывающих по командировке в вашу организацию, ведите в специальных журналах. Они могут быть электронными.
Ответственного за ведение журналов назначьте приказом руководителя. Это может быть специалист по кадрам, бухгалтер, офис-менеджер или другой работник. Он же будет делать записи в командировочных удостоверениях о времени прибытия и выбытия из командировки (п. 5, прил. NN 2, 3 Инструкции).
ПРИМЕР. Направление работника в командировку на один день
В данном случае действуют общие правила.
Однодневную командировку оформляйте в обычном порядке:
● издайте приказ;
● выпишите командировочное удостоверение;
● сделайте отметки выбытия и прибытия в журнале.
Оформление приказа на командировку
Поскольку основанием служебной командировки является письменное решение работодателя, оформите приказ или распоряжение и подпишите его у руководителя или иного уполномоченного на это лица.
Отразите в нем:
● дату и номер приказа;
● название документа;
● полное наименование организации;
● информацию о сотруднике, в том числе Ф. И. О., табельный номер, должность и подразделение;
● цель командировки;
● пункт(ы) назначения. При поездке в областной центр в документе укажите только полное название города, при посещении районного центра — наименование области, а в сельской местности – еще и район;
● наименование предприятия, куда командируется сотрудник;
● срок командировки, дату ее начала и окончания;
● размер суточных, если он не установлен локальным актом предприятия;
● другую информацию в зависимости от условий командировки.
Если вы командируете работника не в определенную организацию (подразделение), а в регион, например, для маркетинговых исследований рынка товаров, то в приказе о командировке укажите режим работы.
При командировке в определенную организацию указывать режим работы не надо – в данном случае применяется режим рабочего времени этой организации.
Укажите в приказе задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке. Это поможет экономически обосновать поездку и командировочные расходы.
После подписания приказа руководителем ознакомьте с ним под роспись командированного работника.
ПРИМЕР. Направление в командировку руководителя
Руководитель предприятия при отъезде в командировку должен:
● уведомить работников об отбытии в командировку;
● принять решение о лице, которое на период его командировки будет исполнять обязанности руководителя;
● дать указание бухгалтерии предприятия оплатить расходы, связанные с командировкой.
Передача полномочий другому лицу должна быть отражена в приказе. Как правило, полномочия передаются заместителю.
В приказе установите круг полномочий сотрудника, замещающего руководителя на время его командировки. В ином случае он будет выполнять те функции, которые определены для руководителя уставом организации и законодательством.
Подписать приказ могут только уполномоченные лица, чаще всего это сам руководитель или его заместитель. Если приказ подписывает сам руководитель, то дополнительная подпись об ознакомлении с приказом не требуется.
ПРИМЕР. Направление в командировку нескольких сотрудников
При поездке в командировку одновременно нескольких сотрудников вы вправе составить:
● один приказ на всех командированных;
● приказ для каждого работника отдельно.
При этом:
● укажите данные всех лиц, которые отправляются в командировку;
● назначьте старшего (при необходимости);
● укажите сроки командировки для каждого сотрудника, если они отличаются.
Оформление командировочного удостоверения
Не отправляйте работника в командировку по Узбекистану без командировочного удостоверения – основного документа, подтверждающего служебную поездку. При его отсутствии расходы на служебную поездку могут быть не признаны командировочными, что приведет к соответствующим налоговым последствиям.
СИТУАЦИЯ. Работник потерял командировочное удостоверение
Можно ли будет в этом случае отнести к вычитаемым расходы на командировку, если они документально оформлены?
● Поездка при отсутствии командировочного удостоверения может быть расценена как личная поездка сотрудника, а расходы на поездку могут быть квалифицированы как материальная выгода сотрудника. Такие расходы являются невычитаемыми для предприятия и доходом сотрудника, облагаемым НДФЛ.
Чтобы этого избежать, постарайтесь восстановить командировочное удостоверение. Для этого оформите его дубликат и с просьбой заверить его подписями и печатями отправьте письмом в организацию, в которую был командирован работник.
Командировочное удостоверение оформляйте по установленной форме (прил. N 1 к Инструкции).
В нем укажите:
● Ф. И. О. и должность работника;
● наименование организации, выдавшей удостоверение;
● срок командировки, дату ее начала и окончания;
● номер и дату приказа, являющегося основанием для командировки;
● реквизиты паспорта работника;
● отметки о прибытии в пункты назначения и выбытия.
Оформление табеля учета рабочего времени командированного сотрудника
Командированный сотрудник выполняет свои трудовые обязанности, но только вне места расположения предприятия. Поэтому нахождение работника в командировке отразите в табеле учета рабочего времени буквой «К», продолжительность в часах не проставляйте.
За работником на время всей его командировки сохраняется средний заработок, поэтому учитывать часы работы не надо (п. 8 Инструкции).
Однако если в командировке были отработаны сверхурочные часы, то они должны оплачиваться дополнительно. День сверхурочной работы обозначьте в табеле аббревиатурой «КС» и укажите количество часов, отработанных сверх нормы. Для подтверждения переработок потребуйте справку с места командировки.
ПРИМЕР. Оформление выходных дней в командировке
Если сотрудник в выходной день находится в командировке, то в табеле учета рабочего времени проставьте буквы «ВК» (выходной день + командировка). «В» укажет, что сохранять средний заработок за этот выходной день не нужно, а «К» – что это командировка и сотруднику нужно начислить суточные.
Проставьте «РВ/К», если командированный сотрудник в выходной день работает. Вы обязаны будете выплатить ему не только суточные, но и средний заработок в двойном размере или предоставить отгул (ст. 157 ТК).
Если сотрудник выезжает в командировку в выходной день, то по возвращении из командировки предоставьте ему другой день отдыха (п. 7 Инструкции).
ПРИМЕР. Явка сотрудника на работу в дни отъезда и прибытия из командировки
Поскольку это дни командировки, проставьте в табеле «К» и начислите за эти дни заработную плату исходя из среднего заработка (должностного оклада или ставки), как и за другие командировочные дни. При этом не забудьте за эти дни начислить суточные.
Александр Навотный,
начальник управления Министерства труда
и социальной защиты населения,
Олег Цой,
эксперт ООО «Norma».
