Norma.uz
Газета Норма / 2021 год / № 14 / Отдел кадров

Как оформить командировку

 

Какие документы нужно оформить для командировки

Для направления работника в служебную командировку:

издайте приказ, в котором укажите цель, место, срок командировки и другие сведения;

выдайте командировочное удостоверение по утвержденной форме, подписанное руководителем и скрепленное печатью организации (при ее наличии) (п. 2 Инструкции, рег. МЮ N 1268 от 29.08.2003 г.).

Если это предусмотрено внутренними процедурами компании, то приказ издайте на основании служебной (докладной) записки непосредственного руководителя работника.

Регистрацию лиц, отбывающих в командировки и прибывающих по командировке в вашу организацию, ведите в специальных журналах. Они могут быть электронными.

Ответственного за ведение журналов назначьте приказом руководителя. Это может быть специалист по кадрам, бухгалтер, офис-менеджер или другой работник. Он же будет делать записи в командировочных удостоверениях о времени прибытия и выбытия из командировки (п. 5, прил. NN 2, 3 Инструкции).

 

ПРИМЕР. Направление работника в командировку на один день

В данном случае действуют общие правила.

Однодневную командировку оформляйте в обычном порядке:

издайте приказ;

выпишите командировочное удостоверение;

сделайте отметки выбытия и прибытия в журнале.

 

Оформление приказа на командировку

Поскольку основанием служебной командировки является письменное решение работодателя, оформите приказ или распоряжение и подпишите его у руководителя или иного уполномоченного на это лица.

Отразите в нем:

дату и номер приказа;

название документа;

полное наименование организации;

информацию о сотруднике, в том числе Ф. И. О., табельный номер, должность и подразделение;

цель командировки;

пункт(ы) назначения. При поездке в областной центр в документе укажите только полное название города, при посещении районного центра — наименование области, а в сельской местности – еще и район;

наименование предприятия, куда командируется сотрудник;

срок командировки, дату ее начала и окончания;

размер суточных, если он не установлен локальным актом предприятия;

другую информацию в зависимости от условий командировки.

Если вы командируете работника не в определенную организацию (подразделение), а в регион, например, для маркетинговых исследований рынка товаров, то в приказе о командировке укажите режим работы.

При командировке в определенную организацию указывать режим работы не надо – в данном случае применяется режим рабочего времени этой организации.

 

Укажите в приказе задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке. Это поможет экономически обосновать поездку и командировочные расходы.

После подписания приказа руководителем ознакомьте с ним под роспись командированного работника.

ПРИМЕР. Направление в командировку руководителя

Руководитель предприятия при отъезде в командировку должен:

уведомить работников об отбытии в командировку;

принять решение о лице, которое на период его командировки будет исполнять обязанности руководителя;

дать указание бухгалтерии предприятия оплатить расходы, связанные с командировкой.

Передача полномочий другому лицу должна быть отражена в приказе. Как правило, полномочия передаются заместителю.

В приказе установите круг полномочий сотрудника, замещающего руководителя на время его командировки. В ином случае он будет выполнять те функции, которые определены для руководителя уставом организации и законодательством.

Подписать приказ могут только уполномоченные лица, чаще всего это сам руководитель или его заместитель. Если приказ подписывает сам руководитель, то дополнительная подпись об ознакомлении с приказом не требуется.

ПРИМЕР. Направление в командировку нескольких сотрудников

При поездке в командировку одновременно нескольких сотрудников вы вправе составить:

один приказ на всех командированных;

приказ для каждого работника отдельно.

При этом:

укажите данные всех лиц, которые отправляются в командировку;

назначьте старшего (при необходимости);

укажите сроки командировки для каждого сотрудника, если они отличаются.

Оформление командировочного удостоверения

Не отправляйте работника в командировку по Узбекистану без командировочного удостоверения – основного документа, подтверждающего служебную поездку. При его отсутствии расходы на служебную поездку могут быть не признаны командировочными, что приведет к соответствующим налоговым последствиям.

СИТУАЦИЯ. Работник потерял командировочное удостоверение

Можно ли будет в этом случае отнести к вычитаемым расходы на командировку, если они документально оформлены?

 Поездка при отсутствии командировочного удостоверения может быть расценена как личная поездка сотрудника, а расходы на поездку могут быть квалифицированы как материальная выгода сотрудника. Такие расходы являются невычитаемыми для предприятия и доходом сотрудника, облагаемым НДФЛ.

Чтобы этого избежать, постарайтесь восстановить командировочное удостоверение. Для этого оформите его дубликат и с просьбой заверить его подписями и печатями отправьте письмом в организацию, в которую был командирован работник.

Командировочное удостоверение оформляйте по установленной форме (прил. N 1 к Инструкции).

В нем укажите:

Ф. И. О. и должность работника;

наименование организации, выдавшей удостоверение;

срок командировки, дату ее начала и окончания;

номер и дату приказа, являющегося основанием для командировки;

реквизиты паспорта работника;

отметки о прибытии в пункты назначения и выбытия.

Оформление табеля учета рабочего времени командированного сотрудника

Командированный сотрудник выполняет свои трудовые обязанности, но только вне места расположения предприятия. Поэтому нахождение работника в командировке отразите в табеле учета рабочего времени буквой «К», продолжительность в часах не проставляйте.

За работником на время всей его командировки сохраняется средний заработок, поэтому учитывать часы работы не надо (п. 8 Инструкции).

Однако если в командировке были отработаны сверхурочные часы, то они должны оплачиваться дополнительно. День сверхурочной работы обозначьте в табеле аббревиатурой «КС» и укажите количество часов, отработанных сверх нормы. Для подтверждения переработок потребуйте справку с места командировки.

ПРИМЕР. Оформление выходных дней в командировке

Если сотрудник в выходной день находится в командировке, то в табеле учета рабочего времени проставьте буквы «ВК» (выходной день + командировка). «В» укажет, что сохранять средний заработок за этот выходной день не нужно, а «К» – что это командировка и сотруднику нужно начислить суточные.

Проставьте «РВ/К», если командированный сотрудник в выходной день работает. Вы обязаны будете выплатить ему не только суточные, но и средний заработок в двойном размере или предоставить отгул (ст. 157 ТК).

Если сотрудник выезжает в командировку в выходной день, то по возвращении из командировки предоставьте ему другой день отдыха (п. 7 Инструкции).

 

ПРИМЕР. Явка сотрудника на работу в дни отъезда и прибытия из командировки 

Поскольку это дни командировки, проставьте в табеле «К» и начислите за эти дни заработную плату исходя из среднего заработка (должностного оклада или ставки), как и за другие командировочные дни. При этом не забудьте за эти дни начислить суточные.

 

Александр Навотный,

начальник управления Министерства труда

и социальной защиты населения,

Олег Цой,

эксперт ООО «Norma».

Прочитано: 401 раз(а)

В этой теме действует премодерация комментариев.
Вы можете оставить свой комментарий.

info!Оставляя свой комментарий на сайте, Вы соглашаетесь с нашими Правилами их размещения.
Гость_
Антибот:

Если Вы заметили ошибку, выделите фрагмент текста, содержащий ошибку, и нажмите Ctrl+Enter.
Сайт разработан в ООО «NORMA», зарегистрирован в Узбекском агентстве по печати и информации 01.06.2018г.
Регистрационное свидетельство № 0406.
Адрес: Узбекистан, 100105, г. Ташкент, Мирабадский р-н, ул. Таллимаржон, 1/1.
Тел. (998 78) 150-11-72. Call-центр:1172. E-mail: admin@norma.uz
Копирование материалов сайта без согласования с администрацией ресурса запрещено.
© ООО «NORMA», 2007-2020 г. Все права защищены.
18+   Яндекс.Метрика