Для того чтобы работать в условиях самоизоляции, работники бухгалтерских, кадровых и юридических служб должны были собрать файлы, первичные документы, отксерить их, сканировать, скопировать, установить на домашние компьютеры бухгалтерские и другие программы. Они это сделали и столкнулись с вопросом: как теперь выписывать, подписывать, передавать – получать первичные документы? Например, как получить данные по реализации за текущий день продовольственного магазина или аптечной организации и все это учесть?
Buxgalter.uz обсудил этот вопрос с бухгалтерами. Выяснилось, что многие, уже имеющие опыт дистанционной работы в отпусках и поездках, быстро приспособились к выполнению своих функций в период карантина.
Нурия СУХРОБОВА,
главный бухгалтер небольшого предприятия розничной торговли:
– Мы создали телеграмм-группу с нашими менеджерами, где они каждый день скидывают мне фото всех накладных-счетов-фактур, по которым был отгружен товар. Я их в свою очередь обрабатываю уже в учете – в программе 1С и, конечно же, вношу в систему ЭСФ. При этом мы заранее распечатали побольше таких накладных – из расчета на месяц. Остальной комплект рабочих документов у меня всегда с собой на «флешке» и на рабочем диске «D», на моем компьютере, – как дома, так и в офисе. Часть работы и раньше делала дома. Поэтому я уже привыкла резервировать и восстанавливать базу программы 1С, чтобы рабочий процесс не прерывался. Кроме того, я также заранее сканировала учредительные документы и кадровую документацию – последние приказы, которые необходимо отработать, если понадобится.
Гульчехра АВАЗМАТОВА,
главный бухгалтер крупного фармацевтического предприятия:
– Ежедневно руководитель нашего предприятия проводит с нами «пятиминутку» и дает указания, назначает ответственного по каждой из служб нашего предприятия. Конечно, большую часть сотрудников в сложившихся условиях мы отправили в отпуск, выплатив им, как положено, отпускные. Кого-то перевели на укороченный рабочий график. Остальных – у кого работа не останавливается – на дистанционную работу, включая меня.
Издали приказ о том, что на период карантина документооборот полностью переведен в электронный формат. Здесь, конечно, очень выручает система ЭСФ, а также система электронного документооборота в программе 1С.
Предварительно в системе ЭСФ оформляем заказ от покупателя, потом доверенность, затем уже отгружаем товар и оформляем счет-фактуру. Отгрузка происходит на основании накладных, которые мы заранее распечатали из расчета на период карантина, подписали и проставили печати. Ну, а заполняют их наши экспедиторы уже по факту отгрузки после оформления документации: заказ – доверенность – накладная-счет-фактура. Потом наши менеджеры сдают – присылают мне на электронную почту – отчет в формате Excel, где отражают все данные накладных, а также прикладывают их фото.
Перевели нашу сетевую стационарную 1С в облачную систему, разграничили права доступа. Каждый работник, как и раньше в офисе, в течение рабочего дня выполняет свои функциональные обязанности по работе в программе. Создали дополнительно чат и «ящик документации», куда складываем «первичку» за рабочий день, которую нужно обработать в программе.
Нигина АЗИЗОВА,
главный бухгалтер небольшого предприятия общественного питания:
– Получили стикер на автомобиль, теперь сможем доставлять нашу продукцию. При этом, конечно же, соблюдаем технику безопасности и правила санобработки. Оформляем заказы клиентов на доставку посредством телеграмм-бота. Затем экспедиторы оформляют накладные, сформированные на основании заказов. Бланки накладных заранее подготовили на период карантина, есть печать и подпись директора и моя. Все остальные реквизиты по реализации продукции: количество, цену и т. д. – вносят уже наши менеджеры-экспедиторы по факту оформленного и подтвержденного клиентом заказа. Оплату перевели в онлайн-режим через платежные системы Click, Paymе и другие, чтобы минимизировать контакты с клиентами. Все остальные документы, необходимые для работы, я скопировала себе на «флешку». Попросила начальника приобрести мне ноутбук для дистанционной работы. Успели до карантина – купили, настроили, установили туда мою программу, теперь вот работаю спокойно дома.
Умида ИСЛАМОВА,
главный бухгалтер в сфере услуг:
– В дистанционной работе, в том числе с первичными документами, выручает сервис «Электронные счета-фактуры». Можно сказать, «вовремя перешли», хотя поначалу многие мои коллеги не хотели переходить на этот сервис, говорили: «И деньги надо платить, и опять новшества – надо учиться работать в новой системе и т. д.». Зато теперь он очень помогает.
Например, я сразу вижу, кто нам выставил счет-фактуру, и затем звоню или пишу в телеграмм-канал нашему менеджеру с просьбой скинуть мне договор, по которому нам выставили счет-фактуру. Он в свою очередь мне отправляет эти договоры на почту или в телеграмм-канал в отсканированном виде.
Работу кадровой службы и бухгалтерии на апрель мы спланировали, работаем слаженно через почту либо телеграмм-канал – отправляем друг другу необходимые документы. Если нужно согласовать с директором какие-то документы (договоры, счета-фактуры, приказы), то сначала отправляем ему. И, получив от него одобрение, начинаем с ними работать. Все сообщения от директора сохраняю, чтобы потом не сказал, что этого не говорил или не помнит. Договоры у нас в основном годовые, поэтому сейчас выставляем только счета-фактуры нашим контрагентам, посредством сервиса ЭСФ.
Елена ГУСЕВА,
главный бухгалтер малого предприятия,
деятельность в области радиовещания:
Уже давно работаю удаленно, совмещаю еще работу кадровика. Поэтому могу поделиться своим опытом.
В первую очередь нужно организовать:
- возможность общения с коллегами посредством Интернета, городской и сотовой связи;
- обустроить постоянное рабочее место (стол, стул, освещение, компьютер, 2 монитора, Интернет, сотовый телефон, городская телефонная связь, принтер).
При работе я использую 2 монитора, это очень удобно и сильно экономит мое время. На одном мониторе у меня открыта бухгалтерская программа 1-Uz и телеграмм-канал. На втором – все, что нужно для работы – документы, сайт my.soliq.uz, банк–клиент.
Например, получила по телеграмм первичный документ:
- фото графика фактического выхода в эфир ведущих, «новостников» в течение месяца;
- фото выхода на работу других сотрудников;
- текстовые выверки, полученные от сотрудников, о количестве подготовленных, записанных, смонтированных передач и новостей, а также от сотрудников, работающих по договорам подряда (ГПХ);
- текстовые заявления на отпуск и т. д.
При этом на одном мониторе в телеграмм-канале открыт первичный документ, а на втором – сразу формирую отчет, вбиваю данные или создаю приказ.
Далее, допустим, получила фото договора на оплату – он на одном мониторе, а на втором – вношу в бухгалтерскую программу данные контрагента, его реквизиты, формирую платежку и т. д.
Также рекомендую получать первичные документы от коллег по телеграмм-каналу в виде фотографий, текстового документа либо таблиц в формате Excel. Только не в виде переписки. При переписке тратится много времени, могут возникнуть недопонимания и ошибки, искажается смысл информации.
Работая в таком режиме, за март я уже рассчитала зарплату и подготовила все необходимые документы для сдачи налоговой отчетности за I квартал.
Что для этого нужно сделать:
1. Подготовить необходимые для начисления заработной платы отчеты о проделанной работе, приказы, табель. Подготовленные документы согласовать с руководителями подразделений и директором организации. Согласовать по телефону, при необходимости переслать по телеграмм.
2. Чтобы подготовить счета-фактуры по оказанным услугам за март, подготовила специально разработанную в Excel таблицу с перечнем организаций, договоров, видов оказываемых услуг, цен на эти услуги, объема оказанных услуг, даты начала и окончания их оказания.
3. Если есть принтер, лучше сразу распечатать нужные документы – после возвращения в офис эти документы все равно придется распечатывать. Но тогда понадобится снова вникать, вспоминать и разбираться с нюансами. Потребуется дополнительное время. При отсутствии принтера его можно привезти из офиса, воспользоваться услугами доставки.
4. Рассчитать заработную плату сотрудников и перечислить на их пластиковые карточки.
5. Своевременно подготовить и отправить Расчет НДФЛ и социального налога, а также отчет по ИНПС в Халкбанк.
6. У нас малое предприятие, поэтому нужно еще подготовить и сдать Расчет по налогу с оборота за I квартал 2020 года.
Полезные советы собрала
Татьяна ЛЫМАРЕВА.
