Каждая компания хочет повысить свою производительность и сделать так, чтобы ее сотрудники работали более эффективно. Рост клиентской базы увеличивает и количество бумажных документов для обработки бухгалтерами. Однако многие руководители не спешат автоматизировать их работу. «Наша система бумажного документооборота работает, зачем что-то менять?» – частый вопрос компаний.
Архитектор нового сервиса по организации безбумажного, юридически значимого документооборота между организациями (ЮЗЭДО) «Дидокс» от компании Venkon Дмитрий Полонский рассказывает, почему пора отойти от бумажной системы уже сегодня.
1. Документы нередко теряются
Перевели деньги за товар/услугу, но не можете найти оригинал договора или же счет-фактуру, доказывающие это? Такая ситуация знакома, наверное, большинству компаний. Очень часто фирмы совершают сделки без оригиналов документов, и так может продолжаться месяцами. В результате, когда подходит отчетный период, в бухгалтерии начинается хаос: обзвон контрагентов с просьбами отправить бумажные версии необходимых договоров и счетов-фактур, ожидание курьера, создание дубликатов при утере документов – все это создает большое нервное напряжение бухгалтерам и, конечно, руководителям, которые несут юридическую ответственность перед законом.
2. Расходы на доставку документов растут
Стоимость услуг курьерской службы составляет минимум 1–1,5 млн сум. в месяц. При этом гарантии быстрой доставки документов все равно нет. Обмениваться электронными договорами и счетами-фактурами в электронном виде в сервисе «Дидокс» выгоднее, чем оплачивать услуги курьера или почты.
3. Доставить документы контрагенту быстро возможно не всегда
У компании могут быть десятки контрагентов, территориально расположенных в разных городах страны. В подобной ситуации доставить документы быстро до необходимого контрагента почти невозможно. С электронными договорами и счетами-фактурами такой проблемы нет – документы доставляются мгновенно и в любое время суток, где бы ни находился контрагент.
4. Бумажные документы необходимо подписывать только вручную
На всех договорах и счетах-фактурах директор компании должен поставить ручную подпись, иначе документ юридически не признается. Конечно, подписывать документы несложно, но руководителя может не быть на месте или же бухгалтеру приходится отстаивать в очереди, чтобы попасть на прием. В итоге – просроченные документы и потерянное время, которое стоит денег. В «Дидокс» документы подписываются электронной цифровой подписью и обладают такой же юридической силой, как и их бумажные аналоги. Все это закреплено частью 1 статьи 9 и частью 3 статьи 15 Закона «Об электронной коммерции».
5. Бумажные документы легко уничтожить
От форс-мажорных ситуаций, например, пожара или подтопления, не застрахована ни одна компания. Если такая ситуация произойдет, то высока вероятность, что ценные бумажные документы будут уничтожены, а шанс восстановить их очень низок. Облачные хранилища в сервисе «Дидокс» обеспечивают максимальную сохранность подписанных документов, а также возможность их восстановления.
6. Сотрудники тратят много времени на поиск документов
Как показывает статистика, работники тратят от 8 рабочих часов в неделю на поиск нужного документа или информации. Таким образом, если в вашей фирме работают 5 сотрудников, то один из них не работает, а ищет документы, не принося пользы работодателю. С сервисом «Дидокс» найти нужный договор можно за несколько секунд – достаточно вбить нужное слово или фразу. У руководителя или сотрудника также есть доступ к документам вне зависимости от того, где он находится, – это очень удобно, когда необходимо быстро найти и отправить документ без привязки к рабочему месту.
Публикуется на правах рекламы
