В нашей организации обнаружены трудовые книжки, бланки которых не отвечают установленному образцу. В соответствии с законодательством наше предприятие должно оформить сотрудникам дубликаты. Сотрудники отказываются собирать справки, на основании которых мы должны внести соответствующие записи в дубликаты трудовых книжек. В связи с этим мы не можем определиться, какой именно должна быть первая запись. Это, возможно, фраза: «Со слов сотрудника, общий стаж составляет ...».
Как правильно заполнить дубликат трудовой книжки при замене прежнего бланка (неустановленного образца), когда работник отказывается собирать справки о предыдущем стаже работы?
Д.Саидахмедова.
– В первую очередь нужно провести разъяснительную работу с работником о необходимости и важности, прежде всего для него, сбора документов, подтверждающих историю его трудовой деятельности (трудовой стаж). Без этих сведений не представляется возможным провести подсчет общего трудового стажа работника для определения размера выплаты пособия по временной нетрудоспособности, оформления документов для назначения пенсии по возрасту или по инвалидности. Отсутствие подтверждающих стаж документов также скажется и на размере пенсии по возрасту или инвалидности.
Работодатель же в свою очередь обязан оказывать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на данное предприятие. Работник кадровой службы может обеспечить работника информацией об архивах, их адресах и телефонах (см. в разделе «Справочная информация» ИПС «Norma – Законодательство РУз»), помочь грамотно составить запросы, обеспечить его копиями документов, необходимых для оформления запроса в организации, где раньше работал сотрудник, или в архивы (копия паспорта, копия трудовой книжки). По согласованию с руководителем подразделения, где работает работник, или работодателем следует решить вопрос о предоставлении времени работнику для поиска документов.
Если сотрудник все же откажется собирать документы, целесообразно истребовать у него письменный отказ с объяснением причин.
Дубликат трудовой книжки взамен бланка неустановленного образца заводить на работника необходимо в любом случае в соответствии с требованиями Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (рег. МЮ №402 от 29.01.1998г.).
Учитывая, что у работодателя имеется бланк трудовой книжки работника, хоть и недействительный, но с записями, заверенными подлинными печатями организаций, можно провести общий подсчет трудового стажа, внести запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие с оговоркой, что «Запись внесена на основании недействительного бланка трудовой книжки сер.___№ _________, списанного с учета (советского образца или приобретенного в неустановленном порядке) актом №____ от «___»_______20___г.».
Можно внести и сведения по отдельным периодам с оговоркой, что запись внесена не на основании архивной справки, а «На основании недействительного бланка трудовой книжки сер.___№ _________, списанного с учета (советского образца или приобретенного в неустановленном порядке) актом №____ от «___»_______20___г.».
Таким образом, мы сохраним для работника историю его трудовой деятельности, но это не освободит его самого в дальнейшем от поиска архивных справок, подтверждающих его трудовой стаж.
Валерия Ляндрес,
работник кадровой службы.
