Яроқсиз ускуна олиб кирилган бўлса

Бизнинг компаниямиз (етказиб берувчи) импорт ускунани буюртмачига сотди. Бироқ ускуна яроқсиз бўлиб чиқди. Буюртмачи уни қайтариб берди, биз ўз навбатида, вақтинчалик олиб чиқиб кетишни расмийлаштирмасдан ускунани ишлаб чиқарувчига қайтардик. Кейин ишлаб чиқарувчи уни алмаштириб берди, биз вақтинчалик олиб чиқиб кетишни расмийлаштирмаганлигимиз сабабли бу ускунани яна божхонадан ўтказишимизга тўғри келди. Натижада биз олинган ускунани буюртмачига яна қайтариб бердик. Ушбу операцияларни ҳужжатларда қандай тўғри расмийлаштириш лозим? Қандай ҳужжатлар керак бўлади?