Процесс общения бухгалтеров с контрагентами нередко занимает немало времени, а иногда приводит к нежелательным последствиям. Как сэкономить время и эффективно наладить взаимодействие? На эти и другие вопросы нашему корреспонденту ответила опытный главный бухгалтер Хорезмского территориального управления Государственной строительной экспертизы Ирина ИВАНОВА.
– Контрагенты бывают разные, со своими плюсами и минусами. Расскажите, пожалуйста, с какими вам приходилось работать?
– За годы своей деятельности встречала многих. Говоря о контрагенте, стоит забыть на минуту, что это сторона гражданско-правовых отношений, возможно, юридическое лицо. Для меня прежде всего это люди со своими достоинствами и недостатками. Конечно, с профессиональной точки зрения. Встречаются добросовестные и грамотные, ответственные. Бывают и невнимательные, которые могут потерять документ. Также «головная боль» любого бухгалтера – непунктуальные, часто запаздывающие с предоставлением необходимой документации. Некоторые со временем справляются с подобными недостатками, но есть и такие, для кого такое поведение – «хроника». Последних я бы охарактеризовала как халатно относящихся к своему делу. Конечно, человеческий фактор еще никто не отменял, но грамотный специалист никогда не позволит себе таких промахов без уважительной на то причины.
– Каковы уважительные причины в таком случае?
– Бывают ситуации, когда просят заменить документ при наличии слабого оттиска печати. Со временем такая печать выцветает и становится не пригодна к «чтению». Соответственно, этот документ необходимо продублировать. Или еще интересный случай из моей практики. Меня попросили сделать копию договора, так как оказалось, что подпись руководителя на оригинале не соответствовала его подписи в казначействе. Работать с организациями, чье финансирование проходит через казначейство, всегда непросто. В нашей ситуации, в условиях отдаленности от столицы, мы иногда сталкиваемся с задержкой оформления той или иной документации, которая регистрируется в столице. Конечно, все понимают этот момент и стараются найти соответствующий компромисс в рамках законодательства.
– Как контрагенту избежать подобных моментов и не быть обвиненным в халатности?
– Прежде всего работать над собой, совершенствоваться, повышать уровень своих знаний, перенимать опыт успешных в своем деле специалистов. Нередко в таких случаях выручает автоматизация документооборота. Использование электронных средств для управления документами сегодня не редкость и великолепно экономит время и деньги. Также помогает выстраивание приоритетности. Очень важно, чтобы бухгалтер сам занимался этим разграничением, иначе существует опасность попадания в один список всех имеющихся контрагентов.
– Какие контрагенты самые «опасные»?
– Недобросовестные, которые стараются тем или иным способом обойти закон, скрывая, к примеру, свой доход. Работая с ними, можно подставить себя под удар. Поэтому, к примеру, перед подписанием договора необходимо потребовать у контрагента лицензию на право деятельности, проверить адрес регистрации, навести справки. Я не сталкивалась с так называемыми фирмами-однодневками, но это не означает, что их не существует.
– Стоит ли бухгалтеру налаживать отношения с контрагентами? Или достаточно разработать собственные требования к оформлению и срокам передачи документации?
– Оформление специальных регламентирующих документов, где будут оговорены часы приема для бухгалтерии, график документооборота, порядок приема-передачи, возможно. Подобный способ нечасто встречается, особенно в малом бизнесе. Также данный метод не целесообразен при работе с контрагентами, от которых зависим мы, например, с госструктурами. «Навязывать» им свои условия бессмысленно. В обоих случаях важно устанавливать доброжелательные взаимовыгодные контакты. Но ни в коем случае не должно быть панибратства. Именно оно зачастую и служит причиной задержек необходимой документации, когда «друзья» начинают просить отсрочки, уступки и пр. Я бы посоветовала регулировать этот момент в системе внутреннего учета. К примеру, благодаря отчету о соблюдении графиков документооборота бухгалтер может контролировать документы, поступившие с опозданием или не поступившие вообще.
– Представьте себе ситуацию, что впереди налоговая проверка, а у вас недостает какого-либо акта или счета-фактуры. Ваш контрагент опаздывает с предоставлением документа, а время поджимает… Как в такой ситуации не получить стресс и не сорваться?
– Когда я чувствую, что «начинаю закипать», я тут же прекращаю свою работу и переключаю свое внимание на другие занятия. Элементарно можно устроить себе 5-минутный кофе-брейк. Нередко в таких ситуациях проблема перестает ею быть. Этот прием помогает и в других стрессовых ситуациях. Бывает, я «теряю» в балансе 2 сума и сутками ищу их. Как здесь не понервничать? А когда я ненадолго отпускаю ситуацию, а потом возвращаюсь к ней в спокойном состоянии – получаю нужный мне результат. Бухгалтерия – очень точная наука, где даже сложные задачи находят свое решение. Главное – дать этому время и возможность.
Успешному взаимодействию с контрагентами могут помочь:
наличие специальных электронных программ, способствующих автоматизации процесса;
разработка регламентирующих документов о ведении документооборота;
определение приоритетности в работе с клиентами;
регулирование процесса документооборота посредством внутреннего учета;
конструктивная и позитивная коммуникация в рамках профессионального общения;
особое внимание к новым и малоизвестным контрагентам во избежание возможных отрицательных последствий.
Секреты
успешной практики узнавала Наталья СПИРИДОНОВА,
наш корр.
