Руководитель юридического лица обязан обеспечить внутренний контроль (ст.11 З-на «О бухгалтерском учете»). Он необходим для эффективной производственно-хозяйственной деятельности и сохранности имущества. В настоящей статье речь пойдет о методах контроля, которые направлены на предотвращение несанкционированных платежей работников бухгалтерской службы.
Как было раньше
До повсеместного распространения онлайн-данных юридические лица для проведения платежей обязаны были представлять в обслуживающий банк платежные поручения. Данная норма закреплена в пункте 30 Положения о безналичных расчетах в Республике Узбекистан (рег. МЮ №2465 от 3.06.2013г.). «Платежки» обязательно подписывались руководителем хозсубъекта или лицами, им определяемыми (например, заместителем). Вторая подпись принадлежала лицу, осуществляющему функции бухгалтерского учета (ст.13 Закона). Риск проведения бухгалтером через банк несанкционированного платежа был невысоким. Такой порядок оформления платежа не утратил своей силы, но отошел на второй план в связи с распространением электронных платежей.
Как сейчас
При использовании платежных систем «Банк-клиент» и «Интернет-банкинг» контроль руководства за проведением платежей может быть ослаблен. Электронные платежи бухгалтер вправе проводить самостоятельно без участия директора и без представления платежных документов ему на подпись (п.37 Положения). Чтобы сохранить контроль над расчетным счетом предприятия, руководителю необходимо использовать технические возможности, обеспечивающие безопасность транзакции, самих платежных систем. Они разрабатываются банками и предлагаются ими для своих клиентов в качестве дополнительных услуг.
Рассмотрим, какие же услуги предлагают банки в ответ на требование управленцев держать платежи в своем ведении.
1. Использование системы «Интернет-банкинг» только для просмотра состояния счета, а также движения денежных средств по счету. В данном случае доступ к расчетному счету ограничивается лишь удаленным просмотром. Чтобы провести платеж, используются бумажные «платежки», на которых требуется наличие двух подписей. При этом, правда, предприятие лишается оперативности в проведении платежей, возрастают расходы на транспорт.
2. SMS-оповещение. На телефон руководителя приходят сообщения по каждому платежу или поступлению денежных средств на расчетный счет предприятия. Данная услуга неудобна тем, что информационный поток огромен и засоряет мобильную связь. Еще один недостаток – сообщение приходит после отправки денег. А для руководителя важнее предотвратить неправомерный платеж, чем потом исправлять ситуацию.
3. Система двойной авторизации. На сегодняшний день это самый популярный и эффективный метод контроля. Он отличается удобством и надежностью. Смысл его состоит в том, что банк выдает 2 ключа: один – для руководителя, другой – для главного бухгалтера. Главный бухгалтер с помощью своего ключа имеет право создать платеж, а подтверждение платежа (авторизацию) может осуществить только руководитель. Данный вид услуги востребован крупными предприятиями республики с большой численностью персонала, где существует проблема контроля действий многочисленных работников и, как следствие, велик риск мошенничества.
А как у них
В банках других стран, например, России, используется также отправка на телефон руководителя SMS-сообщения с паролем, без которого банк не имеет права выполнить платеж. Но подобный сервис удобен лишь для мелких предприятий, у которых нет большого количества ежедневных платежей.
Альтернативные методы
Чтобы контролировать платежи, в сочетании с электронными можно применять и традиционные методы, остающиеся актуальными. Их применение может отличаться в зависимости от размеров предприятия.
На крупных предприятиях с большой численностью персонала применяется метод должностного разделения обязанностей. Смысл этого метода в том, что служащий, преднамеренно или непреднамеренно исказивший информацию, не должен иметь возможности скрыть данный факт. Применительно к рассматриваемой ситуации этот метод выглядит следующим образом.
Бухгалтер-операционист вводит в систему утвержденные руководством предприятия платежи. Полноту и правильность оформления документа, законность платежа, наличие ошибок во введенной информации и т.д. проверяет главный бухгалтер. А уже введенные платежи просматривает, утверждает и отправляет в банк руководитель предприятия, имеющий ключ электронной цифровой подписи.
Налицо разделение функциональных обязанностей. Лица, занимающиеся учетом платежей, не имеют права авторизации. То есть у них нет даже возможности для проведения несанкционированного руководителем платежа.
На малых же предприятиях, где не хватает персонала для функционального разделения обязанностей, формированием и отправкой платежей занимается главный бухгалтер. Здесь применим метод внезапной проверки предстоящих платежей. Руководитель предприятия неожиданно организует проверку подготовленных к отправке платежей с требованием обосновать каждый платеж: кому производится оплата, за что, по какому договору или счету-фактуре, на какую сумму и т.д. Чаще всего мошеннические платежи осуществляются без предварительного оформления «первички». Документация оформляется задним числом. Следовательно, отсутствие первичных документов как основания для формирования платежа будет служить индикатором мошеннических действий работника.
Делаем выводы
Крайне важно контролировать, как расходуются денежные средства. Это одна из ключевых задач, стоящих перед руководителем любого предприятия. Успешное ее решение напрямую зависит от выбранных методов слежения за осуществляемыми платежами. Сегодня в арсенале руководителя имеется множество способов контроля – как технических, так и управленческих. Выбранные один или несколько способов контроля должны предотвращать несанкционированные платежи недобросовестных бухгалтеров, а не исправлять ситуацию после свершившегося факта мошенничества.
Надежда ГУЩИНА,
эксперт «Norma Online».
