Известный государственный деятель, французский генерал Шарль де Голль как-то сказал, что все кладбища мира переполнены незаменимыми людьми. Печальный пример, но соответствующий реальности. То, что незаменимые кадры существуют, – это уже давно установленный факт. Как и то, что любой специалист нуждается в отдыхе, а чрезмерные нагрузки и переработки приводят к стрессам и болезням.
Главные бухгалтеры наряду с другими представителями иных профессий в этом отношении состоят в группе риска номер 1 ввиду их деятельности. Поэтому для них делегирование полномочий – вещь совершенно необходимая прежде всего потому, что освобождает часть времени, что в свою очередь помогает избежать цейтнотов и авралов. Понятное дело, что передача прав и функций возможна не всегда, а лишь в определенных ситуациях, и требует последующего контроля со стороны главного бухгалтера.
Антонина ЗАЙНУТДИНОВА, главный бухгалтер ЧП «Hotel Ravshan» поделилась со мной секретами, связанными с делегированием полномочий в бухгалтерии. Оказалось, в этом деле немало подводных камней и моментов, которые важно не упустить из виду.
ПОЧЕМУ БУХГАЛТЕР ГЛАВНЫЙ?
В идеале в структуре бухгалтерии должны существовать подразделения, которые ведут определенную работу: к примеру, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и др. Главный бухгалтер лишь осуществляет контроль за подразделениями и деятельностью других бухгалтеров, а также следит за движением средств и развитием компании, за изменениями в законодательстве, взаимодействует с контрагентами, от которых зависит организация, налоговыми органами, представителями Министерства финансов, банками. Но, к сожалению, подобные ситуации сегодня – редкость. Несмотря на то что простой бухгалтер отвечает за свой участок, тем не менее его риски минимальны по сравнению с тем, чем рискуют главный бухгалтер и руководитель. «Поэтому свод, обработку данных, отчеты – все стараюсь делать сама – от этого зависят состоятельность компании и наше с руководителем спокойствие», – отмечает Антонина Анатольевна.
В то же время важно отметить, что и не каждый специалист учета сможет справиться с задачами главного бухгалтера. К примеру, вышел новый нормативно-правовой акт или изменения к существующему, а комментариев к нему нет. Не все бухгалтеры умеют грамотно трактовать законодательство. Опытный главбух даже при отсутствии специального образования может правильно интерпретировать тот или иной законодательный документ. Однако для развития подобных навыков нужны годы практики и самообучения. Или помощь извне. Антонина Зайнутдинова рассказала, что нередко в таких случаях ее выручают консультации в ГНИ или сайт norma.uz. Главное – не лениться и вовремя находить нужный ответ на свой вопрос.
ПРАВИЛЬНОЕ ДЕЛЕГИРОВАНИЕ
У каждого сотрудника должен быть свой фронт работы, который регулируется внутренними документами – должностной инструкцией и заключаемым трудовым договором. Инструкции могут быть типовыми, а могут содержать дополнительные условия или так называемые «привязки» по инициативе главного бухгалтера или руководителя в зависимости от нужд организации. То есть, как правило, главбух вносит в инструкцию изменения в рамках действующего законодательства, а руководитель ее утверждает. Говоря о делегировании полномочий в бухгалтерии, особое внимание уделяется помощникам. Всем понятно, чем занимается материальный или расчетный бухгалтер. К слову, главный бухгалтер вообще не имеет права быть материально ответственным, а заниматься расчетом зарплаты «не его ума дело». «Совершенно неправильно вести весь бухучет одному главному бухгалтеру, – замечает Антонина Анатольевна, – в уважаемых компаниях в бухгалтерии должно быть как минимум 3 человека: кассир, главный бухгалтер и его помощник».
Итак, прежде чем доверить часть работы своему помощнику, необходимо определить его обязанности. В первую очередь разрабатываем и утверждаем должностную инструкцию, согласно которой помощник главбуха, к примеру, вправе заниматься взысканием дебиторско-кредиторской задолженности, оформлением первичной документации и составлением ежемесячной отчетности, внутренним перемещением объектов основных средств и товарно-материальных ценностей, взаимодействием с контрагентами, работой с оформлением платежных документов, денежных операций, а также выполнением иных поручений главного бухгалтера. Затем в зависимости от способностей и потребностей передаем те или иные полномочия. По словам Антонины Зайнутдиновой, главный бухгалтер должен быть в некоторой степени психологом, чтобы понять, что и когда он может со спокойной душой поручать своему помощнику. При этом очень важно наличие у последнего логического мышления и желания обучаться.
ОБУЧАТЬ ИЛИ НЕ ОБУЧАТЬ?
Однозначно обучать! Не раз утверждалось, что бухгалтерия – очень точная наука, которая сама по себе требует постоянного обучения и совершенствования. Даже если человек закончил вуз на отлично, это еще не говорит о том, что ему не нужно учиться и дальше. Антонина Анатольевна на это справедливо заметила, что «если бухгалтер говорит, что он знает все – это значит, что он ничего не знает».
Методы обучения различны. Прежде всего – общение со своим главным бухгалтером. Не стоит бояться задавать вопросы и фиксировать ответы где-нибудь в блокноте. Не менее эффективны специализированные семинары, курсы и тренинги, а также чтение тематической литературы.
Наиглавнейшее преимущество обучения своего помощника заключается в том, что в отсутствие на рабочем месте главного бухгалтера именно он сможет заменить руководителя бухгалтерии. В таких ситуациях помощник может проявить себя «во всей красе» и показать, чего он стоит. Главное – не переусердствовать с делегированием, чтобы после не пришлось все переделывать.
ВОЗМОЖНЫЕ РИСКИ
Как и во всем, в делегировании имеются свои минусы. Антонина Зайнутдинова поделилась историей, которая, по ее словам, случается довольно часто в бухгалтерской практике. Главный бухгалтер, доверяя своему помощнику, поручает ей (или ему) ведение тех или иных дел. Помощник относится к своей работе халатно. Постепенно такая халатность становится очевидна. Помощник либо остается и исправляется, учась на своих ошибках, либо покидает свое рабочее место, оставляя за собой кучу недоделанной работы. А ее зачастую приходится не только дорабатывать, но и полностью переделывать, тратя время и энергию. Конечно, «еrrare humanum est» (в переводе с лат. – «человеку свойственно ошибаться» – прим. ред.), главное – вовремя исправиться и не наступить на те же грабли снова. Ошибки в бухгалтерии дорогого стоят.
МЫСЛИМ ПОЗИТИВНО
Но даже в период сложных рабочих ситуаций следует не поддаваться панике и оставаться оптимистом. «За мою 25-летнюю практику я видела очень много помощников и бухгалтеров. Кто-то был настоящим гением в своей работе, кто-то – просто лишним в бухгалтерии. Были такие, кто выручал и отлично помогал, но немало и тех, кто приносил больше вреда, чем блага. В самых непростых ситуациях я находила для себя и своей работы выгоду в виде нового опыта, который в дальнейшем оказывался для меня полезным», – посоветовала Антонина Анатольевна.
Так что не стоит бояться передавать свои полномочия. Но прежде чем вы сделаете это, спросите себя, а справится ли исполнитель? Достаточно ли он обучен для этого? Если чувствуете, что «да», тогда, как говорится, «вам и карты в руки». Но держите свой телефон рядом, не забывая контролировать на расстоянии. Главный бухгалтер на то и главный, что даже на отдыхе не забывает о своей работе.
Основные правила делегирования
1. Передавая поручения, не только проговаривайте, но и записывайте их.
Это поможет избежать эффекта испорченного телефона и гарантирует, что полученная информация будет истолкована верно.
2. У исполнителя должен быть доступ ко всем ресурсам. Поэтому не забывайте снабжать его всем необходимым. Важно подумать обо всем: будь то материальные ресурсы или транспорт.
3. Ставьте реальные сроки. Фраза «должно быть выполнено вчера» – не самая удачная и может больше навредить, чем принести пользы. Не ставить дедлайнов вообще – также большая ошибка. Идеальный вариант: спросить у помощника, сколько времени ему потребуется для выполнения задания, и откорректировать полученный результат.
4. Мотивируйте. Очень важно, чтобы исполнитель чувствовал, что его ценят и доверяют, а также что его работа действительно полезна. За хорошо проделанную работу возможны подарки – отгулы или премии. Нередко простое, но искреннее «спасибо» стоит многого.
5. Обязательно обучайте своего сотрудника. Помните, что информация лучше воспринимается «от простого к сложному». Не ждите, что ваш сотрудник окажется идеальным помощником, которому не нужно разжевывать все подолгу и контролировать его работу. Таких людей очень мало. И для того чтобы он достиг нужного профессионального уровня – обучайте его.
6. Не ждите всего и сразу. Профессиональный рост осуществляется медленно. Не стоит нервничать, если помощник «тормозит», возможно, вы загружаете его непосильными для него задачами. Будьте гибки и терпеливы. Но не забывайте, что, возможно, обучаемый просто «не тянет» или, может быть, совсем не создан для бухгалтерии.
Наталья СПИРИДОНОВА,
наш корр.
