Norma.uz
Газета НТВ / 2014 год / № 35 / Бизнес-решения

Доводы в пользу автоматизации

 

Бухгалтерский учет, согласно Закону «О бухгалтерском учете», должен вестись на всех предприятиях независимо от их численности, организационно-правовой формы, рода деятельности и других характеристик. Но при этом законодательство, разумеется, не может представить подробное описание всех процедур, документооборота, формируемых внутри предприятия отчетов и множества других аспектов, которые необходимо учесть при работе на каждом конкретном предприятии.

 

Одним из важнейших принципов учета, понятным даже не специалистам, является принцип «затраты–выгоды». Согласно этому принципу затраты на систему учета не должны превышать выгод от использования этой системы. Полностью отказаться от ведения учета, разумеется, нельзя, потому что законодательством предусмотрена ответственность за нарушение порядка ведения учета (другими словами, не вести учет – невыгодно). Однако каждое предприятие в основном стремится сэкономить на системе учета, осоз­нанно или неосоз­нанно следуя вышеописанному принципу. Но есть еще одна причина того, что многие предприятия стремятся сэкономить на системе учета. Затраты на покупку специальной программы, на услуги по ее поддержке и настройке и на обучение кадров могут себе представить все, и затраты эти – немаленькие. А вот какие выгоды может принести сложная система учета? Это куда труднее.

Малые предприятия, занимающиеся относительно не слож­ными для учета видами деятельности (торговля, к примеру), могут вести бухгалтерский учет, не затрачивая больших средств на разработку сложных систем бухгалтерского учета. Они вполне могут обойтись стандартными компьютерными программами для ведения учета (1С, 1uz, Bem и др.). Если количество операций невелико и характер деятельности достаточно прост, можно вести учет вообще без использования компьютера.

Но картина резко меняется, если мы попытаемся представить, как должно функционировать, например, крупное производственное предприятие. Отметим, что даже производственные предприятия, работающие в одной сфере промышленности, имеют разные процедуры документооборота между отделами, и даже технологический процесс на производстве у них может существенно различаться. Эти очевидные факты делают невозможной и экономически нецелесообразной разработку каких бы то ни было универсальных программных продуктов, которые подошли бы всем предприятиям без значительной модификации.

 

Следует оговориться, коман­да высококвалифицированных бухгалтеров способна вести учет даже в очень сложных условиях. Однако на тех предприятиях, где большая часть типовых операций не автоматизирована, риск допущения ошибок при ведении учета всегда высок. Какими бы квалифицированными ни были бухгалтеры, они все же люди, и чем выше нагрузка, которую они испытывают в работе, тем выше вероятность, что они будут допускать ошибки. Одна из выгод качественно разработанной системы учета – снижение нагрузки на персонал, занятый ведением учета, и как следствие – снижение риска ошибок, связанных с человеческим фактором.

Вот один из многочисленных примеров из практики, демонстрирующий, как грамотно настроенная программа может предотвратить ошибки, вызванные недостаточной концентрацией бухгалтера на работе.

 

При проведении в системе счета-фактуры бухгалтер ввел сумму, в 10 раз превышающую реальную сумму счета-фактуры (проще говоря, ввел лишний нолик). К счастью, при создании в системе новый документ «привязывался» к ранее созданному документу – заказу на закупку, где была указана сумма договора. Система определила, что сумма счета-фактуры, которую пытался ввести бухгалтер, превышает сумму договора, и выдала соответствующее предупреждение, не сделав проводку.

 

Автоматизированные системы могут предотвращать не только бухгалтерские ошибки, но и нарушение различных внутренних процедур предприятия. К примеру, на производственном предприятии установлено правило, согласно которому заявка на производство продукции может быть создана только в том случае, если клиент, заказавший эту продукцию, сделал предоплату в размере 50% от стоимости заказа. Если таких заказов много, то сотрудник, отвечающий за их обработку и подающий заявки на производство продукции, может допустить ошибку и инициировать производство продукции без получения предоплаты. Автоматизированная система может сделать создание заявки на производство без предоплаты технически неосуществимым. А это в свою очередь позволит сэкономить предприятию большие средства, в случае если клиент окажется неплатежеспособен.

 

Следующий аспект, о котором необходимо упомянуть, – разделение обязанностей и ограничение прав доступа к информации. Порой приходится видеть, как сотрудники некоторых предприятий хранят важную (и зачастую конфиденциальную) информацию в файлах, находящихся в общем доступе. Если такую беспечность еще можно оправдать в микрофирмах, где все сотрудники хорошо знакомы и доверяют друг другу, то на предприятиях, где работают сотни людей, последствия могут быть, мягко говоря, неприятными. Конечно, напрямую эта проблема не связана с системой учета, и отчасти ее может разрешить грамотная работа системных администраторов. Однако если речь идет об информации, сформированной системой бухгалтерского учета, то правильно настроенная система может значительно упростить обмен конфиденциальной информацией различного уровня между сторонами, имеющими право доступа к ней. При этом ограничивается доступ лицам, таких прав не имеющим. А различные подразделения бухгалтерской службы получили бы полный контроль над своими функциями, не позволяя другим подразделениям вмешиваться в свою работу.

 

Пример из практики. Новый сотрудник, поступивший на работу в бухгалтерию, должен был заниматься отражением в системе входящих счетов-фактур на получение услуг от поставщиков. Однако по неопытности он перепутал типовые документы в системе и вместо отражения счетов-фактур как входящих отразил их как исходящие. Попутно он создал в справочнике системы новых контрагентов (они уже существовали в системе как поставщики, но не как покупатели), а также договоры с ними. Конечно, его ошибка была обнаружена и исправлена (при этом было потрачено немало времени, поскольку он успел ввести таким образом несколько десятков счетов-фактур).

 

Вы можете сказать: нечего брать на работу неучей. Может быть, и так (хотя все когда-то начинали работать и допускали глупейшие ошибки). Но не это главное. Если бы в системе предприятия было предусмотрено четкое разделение функций различных сотрудников, то вышеупомянутый новичок просто физически не смог бы ввести в систему документы, не относящиеся к его отделу, что сэкономило бы ему массу времени и нервов (хотя и лишило бы ценного и в чем-то забавного опыта).

 

На курсах по бухгалтерскому и управленческому учету дается базовое представление о том, как должен вестись учет на производственных предприятиях. Если вкратце – при закупке сырья делается такая-то проводка, при отпуске его в производственный цех – другая, при завершении производства и передаче продукции на склад – третья и т. д. В теории все выглядит очень просто, и человек, прошедший такие курсы, думает, что он хорошо понимает производственный учет, пока не устроится на работу на реальное предприятие. Там выяснится, что множество важных для учета и технологического процесса параметров, которые в задачах из учебника давались в виде готовых цифр, на деле либо неизвестны, либо рассчитываются не так легко, как ­этому учили. К примеру, в задаче можно написать, что из 120 литров краски можно использовать только 110 литров, потому что остальные 10 литров засыхают внутри бочки, но откуда взялись эти 10 литров в задаче? Или в задаче говорится, что продукция, находящаяся в незавершенном производстве, прошла обработку на 60%. Откуда эта цифра? Можно ли вести учет эффективно, не зная множества таких параметров? За каждым из таких значений, которые в учебнике давались просто так, стоит труд технологов, определяющих, сколько краски останется в бочке, на сколько процентов завершена обработка и т. д. Может возникнуть вопрос: кому нужна вся эта информация? Для начала она нужна бухгалтеру, чтобы правильно (насколько это возможно) рассчитать себестоимость продукции. Это важно не только для учетных целей, но и для управленческих. Если цена на продукцию назначается на базе себестои­мости, то неверный расчет бухгалтера может привести либо к потере клиентов из-за завышенной цены, либо к получению реального убытка в долгосрочной перспективе из-за того, что цена занижена. Кроме того, без корректной и подробной информации о различных технологических особенностях производства невозможна и оптимизация его технологии. Когда эта информация находится в разрозненном виде только в головах или блокнотах отдельных специалистов-технологов, пользы от нее немного. Конечно, сама по себе компьютерная система не сможет внести рационализаторское предложение, но предоставит нужным людям информацию, которая поможет им в этом.

А как насчет того, чтобы знать, где находятся материальные активы предприятия? Помимо того, что человеку свойственно ошибаться, некоторым, к сожалению, свойственно стремление присваивать себе материальные объекты, принадлежащие другим лицам. В данной статье мы не будем подробно останавливаться на этом вопросе, поскольку им занимаются профессио­налы в совершенно другой сфере. Просто отметим, что если руководство предприятия решит сэкономить на системе контроля за движением товарно-материальных ценностей, то не стоит удивляться, когда в конце года при инвентаризации обнаружится ну очень большая недостача (и то, если инвентаризация вообще будет проведена!).

 

Руководители предприятий, которые планируют заказать профессиональным разработчикам подобные системы (далее в этой статье мы будем называть их не системами бухгалтерского или управленческого учета, а системами управления предприятием, поскольку их функции выходят далеко за рамки чисто учетных), обычно руководствуются следующими соображениями. Они, как правило, видят «полную картину» бизнес-процессов, за которые они отвечают. Но без четкой отлаженной системы управления не могут в достаточной мере контролировать эти процессы, поскольку это потребовало бы от руководителя излишне детального изучения или даже вмешательства в работу рядовых сотрудников и менеджеров среднего звена.

К примеру, руководитель предприятия знает всю цепочку событий, которые происходят между получением от клиента заказа на определенную продукцию и ее отгрузкой. Сначала отдел продаж получает заказ (и необходимую предоплату) и проверяет, имеется ли требуемая продукция на складе и не зарезервирована ли она под другой заказ. Если готовой продукции нет, отдел продаж передает информацию в отдел логистики, который проверяет, имеется ли у компании необходимое для производства ­сырье в достаточном количестве и есть ли необходимость его приобрести. Если сырье нужно приобрести, отдел логистики размещает заказ на приобретение сырья и передает заказ на производство продукции. При начале производства заказ получает уникальный идентификатор, по которому можно будет определить, какому клиенту эта продукция будет реализована. После окончания производства продукция передается в отдел продаж, после чего, наконец, отгружается клиенту. В голове у руководителя все это может выглядеть гладко, но на каждом из описанных этапов могут возникнуть непредсказуемые сложности. Разрешение этих сложностей и входит в обязанности разработчиков автоматизированных систем управления предприятием, и зачастую эта работа требует не просто формализации уже существующих процедур предприятия, но и их доработки или даже кардинального изменения.

 

В процессе разработки или модернизации уже существующей системы возникает еще одна большая проблема. Когда сотрудник определенного отдела заказывает разработчикам системы какое-то нововведение, он не всегда способен представить себе все последствия того, что он просит. Целью сотрудника почти всегда является облегчение собственной работы или работы своих подчиненных. Но последствия могут быть для него удивительными.

 

Приведем пример. Ассортимент продукции предприятия состоит из нескольких сотен наименований. При этом заказы, которые предприятие получает от своих клиентов, почти всегда стандартизированы и состоят из одних и тех же видов продукции. Таких типов заказов уже не сотни, а всего лишь десятки, но каждый заказ состоит примерно из 50 видов продукции. Ввод этих компонентов вручную занимает много времени, и сотрудник отдела продаж просит разработчиков предусмотреть возможность выбора стандартных типов заказов, чтобы после выбора типа заказа система автоматически заполняла ассортимент этого заказа. Эта возможность реализуется программно, и модернизированный продукт предоставляется счастливому сотруднику. И тут внезапно (для него) выясняется, что для того чтобы пользоваться этой функцией, он должен создать необходимые ему шаблоны типов заказов в качестве элементов справочника. Переводим на простой язык – раньше он в течение дня заполнял один-два документа, состоящих из 50 строк. Теперь же он должен за короткий срок создать десятки аналогичных документов! Конечно, его душу может греть мысль о том, что это придется сделать только один раз, а потом спокойно пользоваться плодами своего труда. Но это слабое утешение в том случае, когда человек изначально был настроен на то, что его работа станет проще и приятнее, а выходит наоборот.

 

Другой пример. Сотрудник отдела продаж заказывает разработку следующей модификации системы управления предприятием. При получении заказа от клиента система должна автоматически проверять, поступили ли денежные средства от этого клиента в необходимой сумме в качестве предоплаты. Разумеется, обращение к реальному банковскому счету от системы невозможно, поэтому вопрос – откуда будет получена информация о наличии предоплаты? Правильно, из бухгалтерского учета. Раньше до введения этой модификации сотрудник отдела продаж звонил своему другу-бухгалтеру и в дружеской беседе интересовался, не поступили ли деньги на счет. Надо отметить, что бухгалтер предоставлял эту информацию, глядя на выписку из банка, а не из системы бухгалтерского учета. Почему? Очень просто – он вносит выписки раз в неделю, делать это каждый день для него нецелесообразно, у него полно более срочной работы. Но, после того как функция проверки наличия предоплаты передана программе, наши друзья внезапно становятся злейшими врагами. Причина в том, что система не может корректно работать, если выписки из банка не вносятся в систему учета немедленно, каждый день. Теперь сотрудник отдела продаж уже больше не звонит своему бывшему другу-бухгалтеру и даже не вспоминает его, работать стало намного проще. Чтобы узнать, была ли предоплата, достаточно нажать одну кнопку. А вот бухгалтер вспоминает своего бывшего друга каждый день, тратя свое время на обязанности, которых у него раньше не было.

 

Все проблемы, описанные в данной статье, могут решить и люди, не используя при этом никаких сложных программ. В принципе, если компьютерная программа способна выполнить определенную работу, то ее сможет выполнить и человек. Но у компьютерной программы перед человеком есть несколько неоспоримых преимуществ. Она делает свою работу гораздо быстрее. Качество ее работы не зависит от множества факторов, которые влияют на людей (погода, настроение, семейные проблемы и т. д. и т. п.). И, наконец, она, в отличие от сотрудников, принадлежит предприятию и не сможет уволиться или уйти в декретный отпуск. К сожалению, разработка и внедрение систем управления предприятием – сложнейший и длительный процесс, однако когда он наконец завершен, предприятие начинает работать как часы, что снижает его затраты на управление, а также значительно уменьшает риски нарушения налогового и других видов законодательства.

 

Игорь АИПКИН,

аудитор АО ООО «FABA-Expert».

Прочитано: 1033 раз(а)

В этой теме действует премодерация комментариев.
Вы можете оставить свой комментарий.

info!Оставляя свой комментарий на сайте, Вы соглашаетесь с нашими Правилами их размещения.
Гость_
Антибот:

Если Вы заметили ошибку, выделите фрагмент текста, содержащий ошибку, и нажмите Ctrl+Enter.
Сайт разработан в ООО «NORMA ONLINE», зарегистрирован в Узбекском агентстве по печати и информации 26.02.2016г.
Регистрационное свидетельство № 0406.
Адрес: Узбекистан, 100105, г. Ташкент, Мирабадский р-н, ул. Таллимаржон, 1/1.
Тел. (998 71) 200-00-90. E-mail: admin@norma.uz
Копирование материалов сайта без согласования с администрацией ресурса запрещено.
Все товары, подлежащие обязательной сертификации, сертифицированы; лицензируемые услуги – лицензированы.
© ООО «NORMA ONLINE», 2007-2017 г. Все права защищены.
Яндекс.Метрика